Información exógena DIAN: limpiar terceros incompletos y NIT 2026

La información exógena convierte las operaciones del año en registros identificados por tercero, concepto y valor. Por eso un gasto bien contabilizado puede terminar mal reportado si el proveedor aparece con un NIT en la factura, otro número en el banco y una abreviatura distinta en el auxiliar. La depuración no es un retoque del XML al final: es el trabajo de decidir cuál dato maestro representa realmente a cada persona o empresa y conservar la evidencia de esa decisión.

El riesgo no se limita a que un archivo sea rechazado. Un tercero duplicado puede repartir un mismo valor entre dos identidades, un dígito de verificación tratado como parte del NIT puede impedir una validación y una persona natural clasificada con el tipo documental equivocado puede quedar asociada a quien no corresponde. Estas diferencias también dificultan responder una solicitud posterior porque nadie recuerda por qué se escogió un dato.

Esta guía complementa el playbook de cierre y la explicación de formatos 1001 y 1003. La especificación aplicable depende del año gravable, la resolución y la condición del informante, así que debes confirmar formatos, conceptos y validaciones en dian.gov.co con tu contador.

Empieza con una exportación completa de proveedores, clientes, empleados, contratistas y demás terceros que puedan intervenir en los conceptos que revisará el contador. No borres duplicados todavía. Añade columnas para tipo y número de documento, dígito de verificación cuando corresponda, nombre o razón social, fuente del dato, valor acumulado, número de operaciones y estado de revisión. Ordenar por valor ayuda a priorizar, pero los registros pequeños también deben quedar resueltos antes del cierre.

Normaliza primero la forma y después el fondo. Quita espacios accidentales, identifica números almacenados con notación científica, conserva ceros que pertenezcan al documento y separa el dígito de verificación en una columna propia si el formato lo exige. Luego busca coincidencias por número, nombre y cuenta bancaria. Dos nombres parecidos no bastan para fusionar registros, y una cuenta compartida tampoco prueba por sí sola que se trate del mismo tercero.

Clasifica cada hallazgo como confirmado, pendiente documental o posible duplicado. Para resolverlo, vuelve a la factura electrónica, al RUT aportado por el tercero, al contrato y al maestro contable. Si las fuentes discrepan, no elijas el dato que permite pasar una validación: registra la discrepancia, pide soporte actualizado y consulta el tratamiento con el contador. La lista de chequeo fiscal mensual puede servir para asignar responsable y fecha, no para validar oficialmente un NIT.

La regla útil es una identidad maestra por tercero y una bitácora de cambios, no una fila sobrescrita sin historia. Si una sociedad cambió de razón social, conserva el soporte y la fecha desde la cual aplica. Si el error nació en una digitación interna, corrige el maestro y vuelve a generar los reportes derivados. Editar únicamente el XML rompe el vínculo con la contabilidad y hace probable que el mismo error reaparezca en una corrección.

No combines personas naturales y jurídicas por semejanza de nombre, ni conviertas automáticamente cédulas en NIT. El tipo de documento forma parte de la identidad reportada. También conviene separar los terceros del exterior, los registros genéricos autorizados para situaciones específicas y los beneficiarios cuyo dato de residencia requiere revisión, porque sus reglas no necesariamente coinciden con las de un proveedor colombiano.

Antes de cerrar, ejecuta controles simples: documentos duplicados con nombres distintos, nombres iguales con documentos distintos, valores materiales sin identificación y registros modificados después de la aprobación. Entrega esas excepciones al contador para que determine cuáles afectan los formatos aplicables. La resolución vigente en DIAN, no la costumbre del año anterior, es la referencia final.

El paquete útil contiene el maestro original, la versión depurada, una tabla de cambios y una hoja de excepciones. Cada cambio debería mostrar el dato anterior, el propuesto, la fuente consultada, el valor afectado y quién lo revisó. Adjunta facturas, RUT, contratos o comunicaciones solo donde aporten evidencia; un archivo enorme sin índice obliga al contador a repetir tu búsqueda.

Incluye además los totales de control por fuente y concepto, la fecha de corte y cualquier operación posterior que todavía no esté incorporada. Para los terceros de mayor valor, agrega una conciliación entre factura electrónica, auxiliar y pago. Formula preguntas concretas sobre los casos dudosos en lugar de pedir una revisión general de toda la carpeta.

El contador define el criterio técnico y el software genera y valida el archivo cuando corresponda. Nompli puede ayudarte a organizar el checklist, el calendario y estimados educativos, pero no valida terceros ante la DIAN, no genera ni envía información exógena, no declara y no reemplaza al contador.

Una comercializadora encuentra que Proveedora Andina SAS aparece tres veces: con NIT sin dígito, con el dígito unido al número y con una abreviatura del nombre. Las tres filas suman 84 millones, pero una factura pertenece en realidad a una persona natural con nombre parecido. Fusionar por texto habría atribuido el pago al tercero equivocado.

El equipo compara facturas electrónicas, RUT y auxiliar. Corrige el maestro de la sociedad, reclasifica la factura de la persona natural y conserva una tabla con los valores antes y después. Luego vuelve a exportar y confirma que los totales contables no cambiaron, solo la distribución por identidad.

El contador valida el tipo documental y los conceptos aplicables, y deja aprobada la decisión en la hoja de excepciones. El ejemplo muestra por qué la limpieza debe conservar trazabilidad; los valores y el tratamiento son ilustrativos y deben contrastarse con la resolución vigente en DIAN.

El primer paso en la depuración de terceros y NIT para información exógena es fijar el universo que se está revisando. La fuente debe abarcar el maestro de proveedores, el RUT aportado, las facturas electrónicas, los auxiliares y los pagos. Todas las exportaciones necesitan la misma fecha de corte y una etiqueta de versión. Si una fuente cubre el mes calendario y otra termina dos días antes, la diferencia debe quedar visible. Igualar totales mediante ajustes manuales elimina la pista que permitiría explicar el desfase. El equipo debe conservar el archivo original, trabajar sobre una copia y registrar filtros, columnas eliminadas y conversiones realizadas.

La unidad de análisis es cada tercero identificado por tipo y número de documento, con el dígito de verificación separado cuando corresponda. Esta definición evita que el trabajo se limite a un total mensual que nadie puede reconstruir. Conviene asignar un identificador interno estable, enlazar el soporte y registrar quién revisó la línea. Los campos vacíos no se completan por intuición: se convierten en excepciones. Un control de integridad debe buscar duplicados, períodos fuera de rango, monedas inesperadas, importes negativos y documentos que cambiaron después de la primera exportación.

Antes de seguir, reconcilia el número de registros y los totales por fuente. El objetivo no es declarar todavía, sino demostrar que el universo está completo. Si aparece una brecha, anota su importe, causa probable, responsable y fecha esperada. Esta disciplina es especialmente importante porque el principal riesgo es duplicar una persona o sociedad, unir homónimos o repartir valores entre identidades que en realidad representan al mismo tercero. La autoridad puede recibir un archivo técnicamente válido y aun así encontrar datos materialmente incorrectos; por eso la calidad nace en el origen.

Una conciliación útil para la depuración de terceros y NIT para información exógena tiene tres columnas conceptuales: dato de origen, dato esperado y diferencia explicada. No basta con escribir revisado. La explicación debe citar el documento, movimiento o regla que permite repetir el cálculo. Empieza por partidas materiales y por excepciones de identidad, fecha o naturaleza. Después aplica pruebas de cobertura al resto del universo. El umbral interno sirve para priorizar trabajo, pero no autoriza a ocultar errores pequeños que se repiten o que afectan la identificación de una persona.

Separa diferencias temporales de diferencias sustantivas. Una fecha de liquidación posterior puede explicar que dos fuentes no coincidan al corte; un NIT distinto, un documento cancelado o una naturaleza económica incorrecta exige corregir el origen. Nunca uses una cuenta puente permanente para hacer desaparecer la brecha. Si el ajuste es contable, conserva el asiento, el soporte y la aprobación. Si depende de un tercero, guarda la solicitud y no cierres el caso solo porque hubo una respuesta verbal.

El cierre de la conciliación produce un maestro depurado, una bitácora de cambios, totales por concepto y una hoja de excepciones aprobada. Ese paquete permite que el contador revise decisiones, no que repita labores de búsqueda. Incluye totales antes y después de cada corrección y conserva la versión anterior. Cuando una nueva evidencia llega después del corte, abre una versión posterior con una nota de cambio. Así puede saberse exactamente qué información conocía la empresa en cada momento.

El equipo administrativo puede recopilar y conciliar, pero no debe inventar la respuesta fiscal. La pregunta central para el contador es qué identidad, tipo documental, residencia y razón social deben quedar en los formatos aplicables. Formula la consulta con hechos: sujeto, fecha, monto, documento, operación y alternativa que genera duda. Una pregunta concreta recibe una respuesta reutilizable; una carpeta acompañada solo de revísala obliga al profesional a descubrir primero cuál es el problema.

Registra la respuesta en una matriz de criterios con fecha, alcance y fuente oficial consultada. No conviertas una respuesta para un caso en regla universal. Si cambia el proveedor, contrato, actividad, tipo de contribuyente o documento, revisa si el criterio sigue aplicando. Los casos con mayor posibilidad de error incluyen cambios de razón social, uniones temporales, terceros del exterior, documentos genéricos permitidos y personas naturales con nombres semejantes. Cada uno merece una fila propia y no una nota escondida en una celda.

Las reglas y procedimientos vigentes deben confirmarse en dian.gov.co y con el contador. Una guía educativa ayuda a preparar la conversación, pero no sustituye resoluciones, leyes, fichas de trámite ni la información particular que la autoridad mantiene sobre el contribuyente. Guarda junto a la decisión la fecha de consulta, porque pantallas, catálogos, plazos y requisitos pueden modificarse.

Realiza primero una prueba de completitud: cada elemento del universo debe tener estado confirmado, pendiente o excluido con fundamento. Después ejecuta una prueba de exactitud sobre los importes más altos y una muestra de los demás. Comprueba identidad, período, moneda, subtotal, impuesto, retención o ajuste según corresponda. Por último, aplica una prueba de coherencia: los totales del detalle deben reproducir los resúmenes entregados al contador sin fórmulas ocultas ni valores pegados.

Una segunda persona debería poder seleccionar tres líneas y recorrerlas desde el origen hasta el resultado. Si necesita preguntar dónde está un archivo, el índice todavía falla. Si encuentra un dato sobreescrito sin historial, falta trazabilidad. Si la fórmula cambia entre meses, documenta por qué. La revisión independiente no exige un departamento de auditoría; puede hacerla alguien que no preparó la tabla y que siga una lista breve de comprobaciones.

No cierres una excepción porque su efecto monetario parezca bajo cuando compromete identidad, período o clasificación. Tampoco mantengas todo abierto por perfeccionismo. Define con el contador qué situaciones bloquean, cuáles pueden documentarse para seguimiento y cuáles se resolvieron. El acta de cierre debe mostrar esa decisión y la versión de los datos revisada.

Los casos especiales en la depuración de terceros y NIT para información exógena no deberían mezclarse con las operaciones ordinarias. Crea vistas separadas para cambios de razón social, uniones temporales, terceros del exterior, documentos genéricos permitidos y personas naturales con nombres semejantes. En cada caso conserva el hecho original, el documento posterior y la razón del cambio. Esta separación permite medir cuántas excepciones existen y evita que una fórmula diseñada para operaciones normales produzca una respuesta incorrecta en situaciones poco frecuentes.

Cuando detectes un error, corrige primero el sistema o maestro que lo originó siempre que el procedimiento lo permita. Después repite las exportaciones y controles afectados. Editar únicamente la tabla final hace que el error reaparezca el mes o año siguiente. La bitácora debe indicar dato anterior, dato corregido, soporte, aprobador y fecha. Si la corrección requiere un trámite oficial, no anticipes el resultado en documentos comerciales antes de obtener confirmación.

Una corrección posterior a una entrega necesita control de versiones. Nombra la nueva versión, describe el impacto y avisa a todas las personas que usan el dato. No borres el archivo anterior ni lo dejes junto a la versión vigente sin señalización. Esta práctica evita que ventas, tesorería, contabilidad y el contador trabajen con historias distintas.

Convierte la depuración de terceros y NIT para información exógena en una secuencia con responsables. La primera fecha corresponde a recopilar fuentes; la segunda, a conciliar; la tercera, a resolver excepciones; la cuarta, a revisar con el contador; la última, a realizar el trámite que corresponda por el canal autorizado. Calcula las fechas hacia atrás desde el vencimiento o necesidad comercial y deja margen para caídas de sistemas, documentos tardíos y correcciones.

Usa una matriz simple de responsable, aprobador y persona informada. Quien recopila archivos no necesariamente decide el criterio, y quien aprueba no debería enterarse de una excepción el último día. Si una tarea depende de credenciales, verifica acceso con anticipación y evita compartir contraseñas por correo o mensajería. Define un reemplazo para los pasos críticos y conserva instrucciones suficientes para que la ausencia de una persona no detenga el proceso.

El calendario interno no modifica el calendario oficial de DIAN. Debe revisarse contra dian.gov.co y actualizarse cuando cambie el perfil u obligación. Una tarea vencida no se marca como completa para limpiar el tablero: se registra la causa, se escala y se establece una nueva acción. La retrospectiva del cierre debe convertir retrasos repetidos en controles preventivos.

La carpeta de la depuración de terceros y NIT para información exógena debe abrir con un índice, no con cientos de documentos. Incluye período, contribuyente, NIT, fuentes, fecha de corte, versión vigente y estado general. Ordena después originales, archivos de trabajo, conciliaciones, decisiones, entregables y acuses. Los documentos sensibles requieren permisos limitados y un medio de envío adecuado; la comodidad de un chat no justifica exponer información fiscal o bancaria.

Los nombres de archivo deben permitir reconocer período, tipo, contraparte y fecha sin abrirlos. Mantén los originales sin edición y guarda transformaciones en otra ubicación. Un respaldo debe estar disponible fuera del equipo de una sola persona. Prueba periódicamente que los enlaces funcionan y que los formatos pueden abrirse. Conservar una captura puede ayudar a documentar un error, pero no sustituye el archivo oficial o el reporte completo.

Al terminar, archiva el resultado oficial y su evidencia de recepción cuando exista. No asumas que presionar enviar completa el proceso. Verifica el estado por el canal de DIAN, conserva folio o acuse y registra cualquier seguimiento. La política de conservación debe acordarse con el contador según la obligación aplicable, sin eliminar documentos solo porque terminó el mes.

Nompli puede organizar las tareas de la depuración de terceros y NIT para información exógena, recordar cortes en el calendario, mantener un checklist común y mostrar estimados educativos para planear caja. También puede ayudar a que los pendientes tengan responsable y fecha. Su función termina en la organización: no consulta ni modifica registros oficiales, no valida documentos ante DIAN, no emite facturación electrónica, no presenta declaraciones y no sustituye al contador.

Usa el calendario tributario para recordar fechas que después confirmarás oficialmente y el checklist fiscal mensual para sostener la rutina. Si trabajas con un estimado, etiquétalo claramente y no lo conviertas en una liquidación definitiva. El contador determina el criterio y la persona autorizada realiza cualquier presentación o corrección ante la autoridad.

Confirma estructuras y validaciones en dian.gov.co.

Nompli no presenta información exógena ni reemplaza a tu contador.