Cómo calcular la retefuente por servicios ante la DIAN

Cómo calcular la retefuente por servicios se resuelve con la factura del proveedor sobre la mesa, no con un porcentaje único copiado de otro pago. Primero confirmas que en este pago tú eres el agente de retención. Después separas el valor del servicio y el IVA. La retefuente, cuando procede, se calcula sobre la base del servicio, con la tarifa del concepto que tu contador te confirme para ese proveedor y ese tipo de servicio. La UVT entra como umbral: sirve para saber si el pago llega al mínimo a partir del cual ese concepto se retiene, no como tarifa. Al final anotas el valor retenido, lo que sí vas a transferir al proveedor y los datos que van al certificado.

Nada de eso te autoriza a usar la misma tarifa para honorarios, servicios generales, transporte o servicios técnicos. Cada concepto tiene su tratamiento, y la tarifa puede cambiar si quien cobra es declarante o no, o si el pago está por debajo de la base mínima. Por eso este artículo te deja el procedimiento y un ejemplo con cifras marcadas como ilustrativas. La tarifa que multipliques en un pago real es la que tu contador te escriba para ese caso, no la del ejemplo.

Nompli organiza el checklist, el calendario y los estimados. No practica la retención, no declara, no presenta y no reemplaza a tu contador. El valor que salga de tu hoja es un borrador para que él lo revise antes de que pagues o de que armes el certificado.

No todo el que paga un servicio es agente de retención, y no todo servicio se retiene desde el primer peso. Antes de multiplicar, anota el NIT de quien paga, el NIT de quien cobra y el concepto escrito en la factura, con las palabras de la factura, no con un apodo interno. Pregúntale a tu contador, con esos tres datos, si en este pago te toca practicar retefuente y bajo qué concepto del estatuto o del decreto que él esté usando este año. Si te dice que no, no calcules una retención de cortesía. Pagas el valor facturado que corresponda y dejas constancia de que el pago no se retuvo, con la razón que él te dio.

Si te dice que sí, pídele la tarifa por escrito para ese concepto y, si aplica, la condición del beneficiario que usó para elegirla. Una tarifa dicha de memoria en un audio se presta a que el mes siguiente uses el mismo número en un servicio distinto. Escríbela al lado del NIT del proveedor: concepto, tarifa, fecha en que te la confirmaron. Esa nota vale solo para los pagos que él te señaló. Un proveedor nuevo, o el mismo proveedor con otro servicio, vuelve a preguntarse.

Revisa también si el pago es un abono o el saldo de una factura ya retenida. No calcules retefuente dos veces sobre la misma base. Si ya retuviste al pagar el anticipo, el segundo pago trabaja sobre la base que todavía no había sido retenida, con el criterio que tu contador te marque. Si no estás seguro de qué parte ya se retuvo, no restes por intuición. Llévale los dos comprobantes de egreso y que él te diga la base que falta.

Abre la factura y escribe dos renglones. En el primero, el valor del servicio antes de IVA. En el segundo, el IVA, si la factura lo trae. La base de la retefuente por servicios, en el caso ordinario, es el valor del servicio, no el total a pagar con IVA incluido. Sumar el IVA a la base infla la retención y le descuenta de más al proveedor. Si la factura trae descuentos, bonificaciones o reembolsos, no los mezcles en silencio. Anótalos y pregúntale a tu contador si entran o salen de la base de ese concepto. Tú no los neteas por costumbre.

Si la factura viene en dólares o en otra moneda, no multipliques la tarifa sobre el número en moneda extranjera y después conviertas el resultado como te parezca. Define con tu contador el peso colombiano de la base, con la tasa y la fecha que él use para ese pago, y calcula sobre ese peso. Deja la tasa anotada. Sin esa nota, el certificado y el banco no van a poder explicar de dónde salió el número.

Si recibes una cuenta de cobro y no una factura con IVA discriminado, igual separas el valor del servicio. No inventes un IVA para poder calcular. Si el documento no trae IVA, la base es el valor del servicio que tu contador acepte como soporte, y la reteIVA, si alguien la menciona, simplemente no tiene IVA sobre el cual calcularse en ese papel. Cada tributo necesita su propio soporte.

La UVT es la unidad de valor tributario que la DIAN fija para el año. Muchos conceptos de retefuente solo se practican cuando el pago, o la suma de pagos del concepto según la regla, llega a un mínimo expresado en UVT. Para usarla haces dos consultas, no una. La primera es el valor en pesos de una UVT en el año del pago, publicado por la DIAN. La segunda es cuántas UVT exige el concepto que tu contador ya te confirmó. Multiplicas esas dos cifras y obtienes el umbral en pesos. Comparas la base del servicio contra ese umbral. Si tu contador te dice que por debajo no se retiene, y la base no llega, la retefuente de ese pago es cero y lo dejas escrito. Si llega, pasas a la tarifa.

No guardes el valor en pesos de la UVT de un año y lo reutilices en el siguiente. Cambia. Tampoco conviertas la UVT en un porcentaje. La UVT no se resta como si fuera tarifa ni se le aplica al IVA. Es solo la vara con la que mides si este pago entra al cálculo. Si el concepto que te confirmaron no tiene mínimo, o el mínimo se mira de otra forma, por ejemplo sumando pagos del mes al mismo beneficiario, sigue el método que él te describa y anótalo. No apliques el umbral de honorarios a un servicio general ni el de un solo pago a una regla que pide acumulado.

Este artículo no te da el valor en pesos de la UVT de 2026 ni el número de UVT de cada concepto, porque eso se lee en la publicación del año y en la norma del concepto, no de memoria. El paso es: UVT del año por las UVT del concepto, umbral en pesos, comparación con la base. El número oficial lo pones tú el día que lo consultes con tu contador.

Con la base ya separada y el umbral ya superado, multiplicas la base por la tarifa que tu contador confirmó para ese concepto. El resultado es la retefuente a practicar. La restas del valor que le ibas a pagar al proveedor, sin meter ese resultado en el IVA. El banco debe salir por el neto: base más IVA, si hay IVA, menos retefuente y menos reteIVA si esa también procede. Si transfieres el total de la factura y la retención te la quedas solo en una nota, no practicaste la retención. El descuento tiene que verse en el pago y en el soporte.

Haz un ensayo con cifras ilustrativas, no con las de tu factura, para ver el orden. Supón una factura de servicios por una base ilustrativa de 2.000.000 de pesos y un IVA ilustrativo de 380.000 pesos. Supón que tu contador, solo para este ensayo, te dijo que la tarifa de ese concepto es 4 por ciento. El 4 por ciento no es la tarifa de todos los servicios. Es un número de práctica. La retefuente ilustrativa sería 80.000 pesos, porque 2.000.000 por 0,04 da 80.000. Esos 80.000 salen de la base, no de los 2.380.000. Si además hubiera reteIVA, no se calcula con el 4 por ciento ni sobre los 2.000.000. Se calcularía sobre los 380.000, con el porcentaje de reteIVA que él te diera, y sería otra línea.

En tu pago real borras el 4 por ciento del ensayo y pones la tarifa confirmada. Si él te dijo 6 por ciento, 10 por ciento, 11 por ciento o la que corresponda al concepto y a la calidad del beneficiario, esa es la que multiplicas. Redondea como él te indique, no como te lo redondee la calculadora del teléfono. Anota base, tarifa, valor retenido y valor a transferir en cuatro casillas distintas. Si alguna no cuadra con el extracto, no ajustas la tarifa para forzar el cuadre. Revisas la base.

La retefuente y la reteIVA no son el mismo descuento. La retefuente es retención a título de impuesto de renta. Se calcula sobre la base del ingreso o del servicio, con la tarifa del concepto. La reteIVA es retención de IVA. Se calcula sobre el IVA de la operación, con la tarifa de reteIVA que aplique a ese agente y a ese servicio, cuando la norma dice que hay lugar a ella. Un pago puede tener las dos, una sola o ninguna. En la hoja van en renglones separados, con su propia base y su propia tarifa. Sumarlas en un solo porcentaje y aplicarlo al total de la factura es el error que después no deja armar el certificado ni la declaración.

Para el certificado de retención en la fuente junta, por cada pago, el NIT y la razón social del agente, el NIT y el nombre de quien recibe el pago, la fecha, el concepto, la base, la tarifa, el valor retenido y el período. Esos datos son los que tu contador va a querer ver cuando arme el certificado o cuando cruce la información exógena. No esperes a fin de año para reconstruirlos desde el banco. El banco solo muestra el neto. La base y la tarifa viven en tu hoja del día del pago. Guarda la factura, el comprobante de egreso y esa hoja en la misma carpeta.

Anota en el calendario tributario la fecha en que tu contador te diga que esa retención se declara y se paga, y deja el soporte listo en el checklist fiscal mensual. El orden de esos pendientes se puede seguir desde los planes. Tú no presentes la retención con el borrador de la hoja. Se la pasas a él con la factura y el extracto, y él confirma el concepto antes de que el número salga de tu empresa.

En el cálculo ordinario, no. La base es el valor del servicio sin IVA. El IVA tiene su propio tratamiento y, si hay reteIVA, esa otra retención sale del IVA, no de sumar el IVA a la base de renta. Si alguien te pide el 4 por ciento, o la tarifa que sea, sobre el total de la factura con IVA, pídele que te lo confirme por escrito, porque lo usual es lo contrario y ese número de más le queda mal al proveedor y mal al certificado.

La excepción, si existe para un concepto raro o para un contrato con valores pactados de una forma distinta, te la tiene que señalar tu contador sobre esa factura. Tú no la inventas para que el neto coincida con lo que el proveedor espera recibir. Si el neto no le cuadra, revisas base, tarifa y reteIVA por separado hasta encontrar la línea que sobra.

Si tu contador ya te dijo que ese concepto tiene un mínimo y tu base, medida como él te indicó, no lo alcanza, no practicas retefuente en ese pago. Lo dejas en cero, con la UVT del año, el número de UVT del concepto, el umbral en pesos y la base al lado, para que se vea por qué no hubo descuento. No retengas un valor simbólico para quedar bien. Una retención sin fundamento también se declara y también se le tiene que certificar a la persona, y corregirla después es más trabajo que no haberla hecho.

Ojo con el acumulado. Hay conceptos en los que el mínimo no se mira pago por pago sino sumando lo pagado en el período a la misma persona. Si ese es el caso que él te describió, no declares el pago chico como exento hasta sumar. Lleva el control de pagos del mes a ese NIT y vuelve a comparar cuando el acumulado cruce el umbral. El día que cruce, calculas sobre la base que la regla te indique, que puede ser el excedente o el total, según lo que él te confirme. No lo adivines.

La retefuente pega sobre la renta del servicio. Su base típica es el valor antes de IVA y su tarifa es la del concepto de renta. La reteIVA pega sobre el IVA. Su base es el impuesto de la factura y su tarifa es otra, la de retención de IVA, que no tienes por qué igualar a la de renta. En el ejemplo ilustrativo de una base de 2.000.000 y un IVA de 380.000, la retefuente ilustrativa al 4 por ciento salía de los 2.000.000. Una reteIVA, si tu contador dijera que aplica y te diera un porcentaje, saldría de los 380.000. Son dos descuentos, dos certificados o dos renglones, y dos efectos distintos en la declaración de cada uno.

No compensas una con la otra. Si te equivocaste y retuviste de más en renta, no lo arreglas reteniendo de menos en IVA. Cada corrección sigue su soporte. Y si el servicio no tiene IVA, puede haber retefuente y no haber reteIVA, porque no existe IVA que retener. El hecho de que el pago sea un servicio no enciende las dos retenciones en automático.

Tiene que permitirle a quien cobró el servicio ver cuánto le retuvieron, sobre qué base, con qué tarifa, en qué fecha y quién retuvo. En la práctica juntas razón social y NIT del agente de retención, identificación de quien recibe, período, concepto del pago, base sometida a retención, tarifa y valor retenido. Si hubo varios pagos en el período, no los fusiones en un promedio. Cada uno conserva su base y su valor, aunque el certificado del período los liste juntos.

No armes el certificado solo con el neto del banco. Con el neto no se recupera la tarifa ni la base. Parte de la hoja del día del pago y de la factura. El formato exacto y el momento en que se entrega los define tu contador según la obligación de ese año. Tú dejas los datos completos para que él no tenga que reconstruir un mes desde los correos.