Tablero de cartera en Costa Rica: qué portal abre cada cliente

El viernes hay vencimientos juntos y alguien abre el portal que ya tenía la sesión iniciada. Sube el archivo que estaba encima del escritorio. A veces es el IVA de un cliente en el lugar donde iba la renta de otro. En Costa Rica un mismo contribuyente puede tener el IVA en un canal y la renta en otro. El tablero, antes de la clave, tiene que decir portal, impuesto y archivo.

Al cliente le puedes mandar el mapa de ATV y TRIBU-CR. A ti te sirve la fila: qué portal le toca a ese contribuyente este mes, no el que quedó abierto de la sesión anterior.

Nompli te organiza el checklist, el calendario y el estimado. No entra a los portales y no presenta. El canal vigente lo confirmas tú antes de subir nada.

«Hacienda» no le dice nada a un equipo de veinte clientes. En la fila escribes si es el D-104, el formulario 150 o el canal que esté vigente, y el portal. Si a mitad de año cambiaste el canal de un cliente, la fila se versiona ese día. Los acuses viejos se quedan donde se presentaron. Mudarlos de carpeta no cambia el portal que los recibió.

Migrar a toda la cartera el día del vencimiento solo le pasa el desorden de las emisiones al formulario nuevo. Elige una semana tranquila, de a pocos clientes, y anota desde qué período empieza el canal actual.

Acción concreta: si el portal está en blanco, esa fila no se abre. Se abre cuando alguien escribe el nombre, no cuando la sesión anterior sigue viva.

Los comprobantes electrónicos y los CABYS viven en el flujo de emisión. La declaración lee ese universo. No hace falta reescribir cada factura dentro del formulario. Si falta un código, se corrige donde se emitió. Parcharlo en el D-104 deja el comprobante y la declaración contando historias distintas.

El RUT dice quién es el cliente. No cierra el mes. Se actualiza cuando cambia el giro, no cada lunes porque toca revisar la cartera.

Acción concreta: por cliente, una carpeta de emitidos y otra de acuses. Si están juntas, el viernes alguien va a subir el PDF de una factura donde iba la declaración.

El lote de planilla y CCSS entra cuando la fila dice que hay empleados. Un cliente sin planilla no necesita que le abras ese lote por si acaso. Y un acuse de IVA no le dice a nadie que la Caja quedó cubierta. Pueden doler el mismo viernes y seguir siendo instituciones distintas.

El D-103, si a ese cliente le aplica, es otra cita. Que caiga en la misma semana no lo mete en el archivo del IVA.

Acción concreta: en los comprobantes de pago de esa fila se lee Hacienda o CCSS. Si el banco debitó todo junto, el extracto no alcanza para saber cuál obligación pagaste.

El día hábil anterior se abre un portal, se sube un archivo y se sale con un acuse. Si sobra tiempo, el siguiente cliente. Dos personas del despacho en el mismo trámite del mismo cliente se pisan el acuse y después nadie sabe cuál PDF es el bueno.

Si el cliente opera una clave y la firma otra, eso se escribe en la fila antes de entrar. Descubrirlo dentro del menú es la forma de presentar con la credencial equivocada.

Acción concreta: la fila tiene un nombre interno. Sin ese nombre, mañana entra quien llegue primero y la sesión de ayer se rehace.

Un mes sin movimiento no se copia del anterior para que la carpeta no se vea vacía. El cero se presenta en el portal que la fila nombra. Presentarlo en el otro «para tenerlos juntos» deja el período en el lugar donde nadie lo va a buscar.

Un período viejo que quedó sin presentar se hace donde correspondía en ese momento, no en el canal nuevo porque ahora es más cómodo.

Acción concreta: en la fila, desde qué período usa el canal actual. Sin esa frase, el año parece un solo formulario.

Si el PDF del IVA quedó guardado en el espacio de la renta, esa fila vuelve. El nombre del archivo lleva portal, impuesto y período. «Declaración final» no aparece cuando el cliente lo pide en marzo.

La CCSS no se da por revisada porque Hacienda ya tiene acuse. Son dos comprobantes, aunque el cliente te haya dicho que «ya pagó todo».

Acción concreta: el revisor cuenta acuses con nombre, no sesiones que quedaron abiertas en el navegador.

Le puedes mandar una página: IVA en tal portal, renta en tal otro, planilla en el suyo, CCSS aparte. Las filas de los otros clientes no salen. Las claves tampoco, no en ese correo.

Nompli te puede poner el portal en el título de la cita. No entra a ATV ni a TRIBU-CR.

Acción concreta: al cierre anotas cuántas filas se abrieron en el portal que no era. Esa lista se corrige antes de la próxima semana, con el archivo todavía fresco.

Ocho tienen IVA, cuatro tienen renta y seis tienen planilla. Algunos están en las tres listas. Si el equipo abre un solo portal y sube lo que tenga a la mano, el D-104 de uno cae donde iba la renta de otro. Aunque el viernes sea uno, las listas son tres, y cada una lleva el portal en el título de la cita.

La CCSS de esos seis no se adjunta a ninguna de las tres. El comprobante de la Caja se guarda con el nombre de la planilla. Si pagaron todo el mismo día, el extracto muestra un débito. No te dice cuál obligación quedó cubierta. El acuse sí.

Hay un cliente que cambió de canal este mes. Sus períodos viejos no se vuelven a presentar en el portal nuevo. En la fila se escribe desde qué período. Sin esa frase, el año se ve como un formulario continuo y el revisor no sabe dónde buscar el acuse de enero.

Los clientes únicos tienen que ser doce. Si en la junta alguien dice «los que alcanzamos», hay uno fuera. Ese es el que la semana siguiente aparece sin acuse, y suele ser el que nadie abrió porque su portal no era el de la sesión que quedó viva.

No le dejes una sesión abierta. Déjale tres listas, aunque el día haya sido uno: IVA, renta y planilla, cada una con su portal. La CCSS no va pegada a ninguna. Si el banco muestra un solo débito, el extracto no prueba cuál obligación se pagó. El acuse sí, y en el nombre se lee portal, impuesto y período.

Si un cliente cambió de canal, sus períodos viejos no aparecen re-presentados en el portal nuevo. La fila dice desde cuándo. Y dice quién del equipo entra, porque dos personas el mismo día se pisan el acuse.

El cero se presenta donde la fila lo nombra, no en el otro portal para tenerlos juntos. Si falta un CABYS, se corrige en la emisión. No se parcha dentro del formulario. El RUT se toca cuando cambia el giro, no cada lunes de cartera.

Nompli te pone el portal en la cita. No entra a ATV, a TRIBU-CR ni a la CCSS. El lunes cada fila que quedó esperando ya tiene responsable y portal. No se abre la sesión de la semana pasada para «seguir donde quedamos». Quien no tiene empleados sigue en no aplica, para que nadie le arme una planilla vacía. Y si la frase del cierre sigue siendo «los que alcanzamos», hay uno sin acuse: se nombra antes del mediodía, con el portal al lado del nombre.

Escribe hoy el portal de la próxima cita de cada cliente y no abras el lote sin ese dato. Márcalo en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual para no mezclar IVA, renta y planilla.