Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Ordena el mes por cédula antes de mirar los colones del banco. En Costa Rica el cierre de un cobro al exterior junta la factura electrónica, la fecha del abono y el tipo de referencia del Banco Central de Costa Rica del día que corresponda. Hacienda es la referencia del periodo. Tu contador aplica esa referencia al servicio y a la cédula que facturó.

Separa la cédula jurídica de la sociedad y tu cédula física. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. No des el servicio por exento solo porque el cliente está fuera. El uso del trabajo también cuenta, y lo dice el contrato.

Anota el tipo del BCCR por fecha. El día del comprobante y el día del banco pueden no compartir el mismo dólar. Si el banco convirtió a colones, escribe los colones acreditados y la comisión aparte. Si la cuenta recibió dólares y no hubo conversión, deja el tipo en blanco y escribe dólares recibidos.

Ejemplo. La sociedad emite 1.800 dólares el día 4. El día 19 el banco abona 920.000 colones y descuenta una comisión. El tipo del BCCR del día 4 y el resultado del día 19 se anotan los dos. No uses uno solo para todo el mes.

La factura ya está aceptada. Cómo se emite está en facturar al extranjero como freelancer. Plazos y tratamiento del servicio se consultan en Hacienda. Un comprobante aceptado prueba que el documento existe. El impuesto de esa línea se pregunta aparte.

Escribe quién cobra antes de abrir el extracto. Número de cédula, si eres persona física o sociedad, y el comprobante que usas. La agencia con cédula jurídica emite a nombre de la sociedad. Tú, si el trabajo es tuyo, emites con la cédula física. Dos libros. Dos preguntas de renta.

Anota la actividad registrada y si el mes trae solo servicios o también algún bien. Así un comprobante de un producto no se cuela en la carpeta de servicios al exterior y hereda un tratamiento que nadie revisó. Anota también si tienes trabajadores o solo colaboradores externos. La planilla no define el tipo de cambio. Sí define qué gastos va a pedir tu contador.

Si la cuenta que recibió el pago está a tu nombre y la factura está a nombre de la sociedad, el ingreso sigue siendo de la cédula que emitió. El traspaso a la otra cuenta, si lo haces, es otro movimiento, con su fecha y su monto. Un comentario de que después se arregla deja el banco y el comprobante hablando de dos personas distintas.

Si este mes pasaste de cédula física a sociedad, cierra lo anterior en la cédula vieja y empieza lo nuevo en la nueva. No sumes los dos tramos para conservar un solo historial. Si todavía no sabes qué cédula emitió, detente. El extracto puede esperar.

Ejemplo. La sociedad factura 1.800 dólares. Tú emites 450 dólares con tu cédula física por un trabajo distinto. No sumes 2.250 porque los dos clientes están fuera. Cada clave numérica se queda en su cédula.

Registra el cobro el día de la factura electrónica, con la clave, la moneda y el monto. Deja la fecha del abono vacía hasta que el banco se mueva. El cliente paga cuando puede, no cuando tú cierras el mes. Si solo registras los colones, un trabajo facturado en un periodo y pagado en otro cambia de mes sin que nadie lo haya decidido.

En cada cobro anota cliente, país, clave, fecha de emisión, moneda del contrato, monto original, fecha del abono y lo que entró, en colones o en dólares. Si el comprobante ya salió en colones con un tipo adentro, ese tipo se queda. El tipo de referencia del BCCR, en la fecha que te indiquen, va al lado.

Emite un comprobante por cada periodo cuando el contrato se cobra por mes. No conviertas el año en una sola línea. Liga la nota de crédito a la factura original y déjala en el mes en que se emitió. Sirve para un recorte de alcance. No sirve para borrar el comprobante de la lista.

Describe el estado en una frase llana: facturado sin cobro, cobrado, cobrado con diferencia de tipo, o ajustado con nota. El mensaje del cliente no cierra el cobro. Lo cierra el extracto. Cuando el saldo llega el mes siguiente, míralo contra la clave que ya existe. Tratarlo como venta nueva duplica el ingreso.

Ejemplo. La clave de 1.800 dólares es del día 4. El abono de 920.000 colones es del día 19. Si además emitiste una nota de crédito de 150 dólares, esa nota se liga a la factura de origen. No la quites para simplificar el total.

Lleva los hechos del contrato y deja el tratamiento del IVA a tu contador, con el texto de Hacienda del periodo. Exento, no sujeto o una tarifa leída en otro lado se escriben cuando te los confirman para ese contrato. El país del cliente no alcanza para esa frase.

Lee dónde se usa el resultado. Un servicio que el cliente aprueba desde el extranjero y se usa en Costa Rica se pregunta con ese uso. Un desarrollo que el cliente usa solo fuera del país plantea otra pregunta. Las dos se responden con el contrato, no con el dominio del correo.

Lleva el comprobante tal como lo aceptó el sistema. Reescribir la tarifa en tu lista deja dos versiones del mismo documento: la aceptada y la que te gustaría declarar. Si también facturas a clientes de aquí, separa el listado antes de sumar. El cliente local puede llevar un IVA, un crédito o un débito que el de fuera no comparte.

Deja las facturas de compra en su carpeta si parte de las ventas sigue sin criterio. Pregunta si hay que repartir el crédito. Ese cálculo lo hace quien declara. Con un cliente nuevo del exterior, el contrato entra a la carpeta antes de tratar el mes como cerrado.

Ejemplo. Una factura de 1.800 dólares a un cliente de fuera no queda exenta porque el correo viene de otro país. Si el contrato dice que la campaña se ve en Costa Rica, ese uso va escrito al lado de la clave, y la palabra exento no se pone hasta la consulta.

Anota el tipo de referencia del BCCR del día que te indique tu contador. Escribe la fecha del comprobante, la moneda, el monto y ese tipo. Al lado, los colones que el banco abonó, que pueden salir de otro día, y la comisión si la hubo. Un ingreso del día 4 y otro del día 26 no comparten dólar. El tipo del cierre, o un promedio del mes, aplasta esa diferencia.

No inventes un tipo para llenar el espacio. Si la cuenta recibió dólares y no hubo conversión, el espacio del tipo se queda en blanco y escribes dólares recibidos. La distancia entre el colón del banco y el colón del criterio fiscal es una línea. No la restes del honorario para que el cliente parezca haberte pagado menos trabajo.

Separa un segundo cambio de moneda. Si después vendes los dólares de la cuenta a colones, ese movimiento tiene su fecha y su extracto. Es cambio de moneda, no otra factura al cliente.

Saca la comisión a su línea cuando no puedas obtener un tipo limpio porque hubo un fee. Anota tres cosas: dólares que envió el cliente, comisión, y colones o dólares que recibiste. Tu contador dirá si la comisión es gasto o menor valor del abono. El calendario tributario indica el vencimiento. El tipo del día lo publica el BCCR, no el calendario.

Ejemplo. 1.800 dólares el día 4 y 920.000 colones el día 19. Anota el tipo del BCCR de la fecha que te indiquen y el abono del banco. Si no hubo conversión, dejas 1.800 dólares y el tipo en blanco.

Mira el IVA del comprobante, si al final corresponde, y el impuesto sobre las utilidades en calendarios distintos y con bases distintas. No los apartes con el mismo gesto y el mismo monto. Si el mes pasado te dieron una cifra para dejar en caja, úsala como estimado de ese mes y ponle fecha. Si cambió el volumen, o entró un servicio que todavía no tiene criterio, ese estimado se vuelve a preguntar.

Pide constancia cuando un pagador costarricense retuvo. La transferencia de un cliente de fuera casi nunca trae esa retención. Si el único papel es el abono en colones, no inventes el rubro. Si el país del cliente te retuvo un impuesto suyo, archiva ese papel aparte y pregunta si sirve en Costa Rica. Restarlo del impuesto local puede dejarte un crédito que nadie va a aceptar.

Guarda invoice, fecha y salida de dinero de software, pauta y colaboradores pagados en dólares. Ese invoice puede servir como gasto de renta y no servir como crédito de IVA. Pregunta las dos lecturas. Si le pagas a una persona en Costa Rica, aunque el cliente final esté fuera, ese pago tiene su propio comprobante y puede tener su propia retención.

Deja tres grupos visibles: ingresos en la moneda original y en colones cuando hubo conversión, retenciones con soporte, gastos con invoice. El checklist fiscal mensual ayuda a ver los tres antes de la reunión. El D-104, si es la declaración que te toca, lo arma tu contador con este soporte. Tú llegas con el comprobante como salió y con la pregunta del tratamiento todavía abierta.

Ejemplo. Los 1.800 dólares siguen en la base hasta la consulta. La comisión del banco no se usa para bajar el IVA. Una retención extranjera no se resta del impuesto local sin preguntar.

Haz una primera pasada al tener los comprobantes y una segunda al cruzar el banco. Anota cuántos comprobantes hay, cuántos dólares facturaste, qué colones salen con el tipo del día, qué dólares siguen en la cuenta, qué falta de cobrar y qué cliente sigue sin contrato. Abre el PDF cuando una cifra no tiene de dónde salir.

Con un solo cliente haces la misma pasada, más corta. Un comprobante sin abono, o un abono sin comprobante, alcanza para dejar el mes incompleto. Incluye lo entregado y todavía no facturado como alerta, con el nombre del cliente y el monto del acuerdo. Si el cliente ya pagó y tú todavía no emitiste, anótalo al revés: dinero sin documento.

Di lo que sigue abierto antes de la reunión. Un servicio cuyo uso todavía no está escrito, una nota de crédito sin liga a la factura original, o el tipo del día del comprobante contra los colones del día del banco. Cada hueco con su papel o con la frase de que el papel falta.

No trates el mes como cerrado porque la clave ya está aceptada y el banco ya mostró colones. La clave prueba el documento. Los colones prueban el abono. El tratamiento del IVA sigue en consulta hasta que tu contador lo diga para ese contrato.

Ejemplo. La lista del mes muestra 1.800 dólares del día 4, 920.000 colones del día 19, 450 dólares de tu cédula física y una nota de 150 dólares ligada a su factura. Ninguna de esas líneas se funde con otra.

Aparta caja cuando tu contador te dio una cifra para este mes. No declares desde una lista tuya con un IVA ya restado porque diste el servicio por no aplicable. Quita esa resta. Lleva el comprobante tal como lo aceptó el sistema y el contrato al lado. La frase sobre exento, si hace falta, la escribe quien declara, para ese periodo.

Si la factura salió con una tarifa y ahora dudas, anota la duda, la clave y la fecha. La corrección, si hace falta, tiene un camino en el sistema de comprobantes. Una segunda factura para ver cuál prefiere Hacienda duplica el ingreso. La nota de crédito se liga a la original. No sustituye el comprobante original.

Lleva tres preguntas. Primera: con este contrato, qué tratamiento lleva este servicio en el IVA de este periodo. Segunda: qué tipo del BCCR y qué fecha usas si hay dólares. Tercera: la comisión del banco y la diferencia de cambio, gasto o menor valor. Al lado de cada pregunta, el archivo. Si ya escribiste exento en la lista, bórralo y deja la línea en blanco.

Hacienda recibe lo que presente quien corresponde. Tus papeles sirven para que esa presentación tenga la clave, las dos fechas y el contrato. El impuesto se calcula con eso, no con el país que aparece en la firma del correo.

Ejemplo. Para los 1.800 dólares llevas la clave, el contrato, el tipo del BCCR de la fecha indicada y los 920.000 colones del día 19. La carpeta no dice exento.

Revisa el mes en la segunda pasada, cuando el comprobante ya tiene clave y el banco ya mostró colones. El cierre se da por resuelto demasiado pronto si omites esta lista.

No escribas exento, ni tarifa cero, porque el cliente no es costarricense. El servicio se decide con el contrato y con el uso, no con el país del correo.

No sumes las facturas de la sociedad con las de tu cédula física porque el dinero cayó en la misma cuenta. Cada una conserva su clave.

No uses un solo tipo de cambio para todo el mes. No inventes un tipo cuando el banco recibió dólares y no convirtió. Anota el tipo del BCCR de cada fecha y, si hubo conversión, los colones del banco.

No tomes el impuesto retenido en el país del cliente como si fuera una retención de Hacienda. No guardes el correo del pago y dejes fuera la clave. No reescribas la tarifa en la lista. No borres una nota de crédito: lígala a la factura original.

Prepara la cédula, física o jurídica, cada una por su lado. Incluye los comprobantes del mes con clave, moneda y monto. Agrega las notas de crédito ligadas a la factura de origen, y los contratos de clientes nuevos o de los que cambiaron de alcance.

Lleva el extracto en dólares y el extracto en colones. Arma una tabla con el tipo de referencia del BCCR del día de cada comprobante, cuando hubo conversión, y con lo que abonó el banco. Las comisiones van en su línea. Suman los invoices de gastos y las constancias de retención locales, solo las reales. Señala lo que sigue sin criterio y lo que sigue sin cobrar.

Llega con la base en dólares y en colones, todavía sin un impuesto restado por tu cuenta. El estimado de caja, si lo tienes, va con la fecha en que te lo dieron. Pregunta el tratamiento de cada servicio y qué tipo de cambio quiere en el registro. Si hay clientes locales, su carpeta viaja aparte hasta que te pidan el consolidado.

Si la declaración del mes es la de IVA, tú llevas el soporte: claves, contratos y banco. El D-104, cuando te corresponda, se arma con estos papeles al lado. La palabra exento, si aplica a algún servicio, sale de esa conversación, no del país del cliente.

Ejemplo. Entregas 1.800 dólares del día 4, el tipo del BCCR de la fecha indicada, 920.000 colones del día 19 y la comisión en su línea. La cédula física, con sus 450 dólares, va en otra carpeta.

Consulta el tratamiento con el contrato, con el uso del servicio y con la cédula que emitió. Hacienda y tu contador lo califican para este periodo. Un servicio que se usa en Costa Rica, aunque te lo aprueben desde afuera, se pregunta con ese uso. Un comprobante ya aceptado se lleva como salió.

Hasta que te lo confirmen, la línea se queda sin la palabra exento. No la escribas para adelantar el cierre.

Ejemplo. La factura de 1.800 dólares no pasa a exenta por el país del cliente. Si el contrato dice que el trabajo se usa en Costa Rica, ese dato viaja con la clave.

Anota el monto en dólares, el tipo de referencia del BCCR del día que te indiquen y, si el banco convirtió, los colones que entraron. Si el banco no convirtió, deja los dólares y el tipo en blanco. Si el comprobante ya trae colones, respeta ese monto y deja la diferencia en una línea. El promedio del mes aplasta días que no comparten el mismo dólar.

No fuerces una división para obtener un solo tipo cuando hubo comisión. Escribe dólares enviados, comisión y colones o dólares recibidos.

Ejemplo. 1.800 dólares el día 4 y 920.000 colones el día 19. Los dos datos se conservan. El tipo del BCCR es el de la fecha que te indiquen, no el de la mañana del cierre.

Cierra cada cédula por su lado. Se pueden mirar en la misma reunión y los montos siguen separados. Cada una tiene su comprobante, su renta y su pregunta de IVA. El traspaso de una cuenta a la otra documenta un movimiento de dinero. No convierte un ingreso de la sociedad en ingreso tuyo.

Si cambiaste de figura a mitad de mes, no promedies los dos tramos.

Ejemplo. 1.800 dólares de la cédula jurídica y 450 dólares de la cédula física no se suman. Cada clave se queda en su lista.