Requerimientos y fiscalización DGII: playbook de cartera para firmas

Este playbook es para socios, gerentes de calidad y equipos de outsourcing que reciben notificaciones DGII sobre varios RNC a la vez. Si tu inbox mezcla un requerimiento serio con un recordatorio rutinario y nadie sabe quién responde, no tienes un incidente: tienes un hueco de proceso.

No está escrito para el dueño que 'quiere saber qué hacer con una carta'. El lector es la firma: mandato, evidencia, plazos y tono. El cliente es parte interesada, no el operador del expediente. El marco de carpetas y roles está en organizar despacho multi-cliente.

La fiscalización y el requerimiento no se ganan con pánico ni con WhatsApp a las 11 pm. Se ganan con intake limpio, dueño interno, paquete de evidencia y criterio de stop. Nompli no presenta ni representa ante la DGII. Tú y el profesional autorizado deciden.

Usa este texto junto a control de calidad, pedir papeles y conciliación bancaria multi-cliente. Si esas bases no existen, el requerimiento te encontrará improvisando.

Define un único canal de intake: buzón fiscal, bandeja DGII del cliente, o copia al socio. Prohibe que un auxiliar reenvíe un PDF al grupo general sin ticket. Cada aviso nace con: RNC, fecha de recepción, fecha de vencimiento aparente, tipo (requerimiento, citación, notificación de diferencia, otro) y quién lo encontró.

No clasifiques de memoria. Lee el documento. Extrae qué piden, de qué período, y si hay número de caso. Confirma en dgii.gov.do cualquier duda de canal o de plazo. Un Excel interno no es fuente oficial. El calendario tributario RD ayuda a contextualizar el mes, no a interpretar el acto.

Crea el expediente el mismo día: carpeta Requerimientos / Año / Número o fecha / RNC. Guarda el PDF original sin editar, más una minuta de intake de una página. Si el aviso llegó solo al WhatsApp del dueño, documenta esa ruta. La cadena de custodia importa cuando el cliente dice 'yo se lo mandé'.

Asigna dueño interno en menos de un día hábil. Dueño no significa que esa persona conteste a la DGII. Significa que el caso no flota. En carteras grandes, un tablero de 'abiertos DGII' es tan crítico como el tablero de vencimientos de calendario fiscal de cartera.

Separa tres cubetas. Rutina: pedidos de información acotados, correcciones de forma, actualizaciones de datos. Diferencia: cruces de ITBIS, 606/607, e-CF, retenciones. Fiscalización o auditoría: alcance amplio, visitas, o pedidos que tocan varios períodos y varios impuestos. El tono y el staffing cambian por cubeta.

La cubeta no la decide el nivel de ansiedad del cliente. La decide el texto del acto y el historial del RNC. Un cliente ruidoso con un aviso de forma no desplaza a un agente de retención con diferencia material. Prioriza riesgo de cartera, igual que en temporada IR-2 con el playbook IR-2.

En diferencias, no asumas que la DGII 'está equivocada' ni que el despacho 'está equivocado'. Asume que hay que reconstruir el período con evidencias. Empieza por acuses, 606/607, e-CF y conciliación. El diagnóstico de descuadre IT-1 vs 606/607 suele ser el primer motor.

Si el alcance parece legal o penal, o hay citación personal, escala al socio y, si aplica, a asesoría legal externa. El despacho no improvisar un escrito de defensa porque el junior 'ya contestó otros'. Confirma siempre el marco vigente en dgii.gov.do y no inventes plazos.

El paquete mínimo de un período bajo diferencia suele incluir: acuses de declaraciones y formatos, exports 606/607, listado e-CF, hoja de conciliación bancaria, papeles de nómina si toca IR-17, y la minuta de QA de aquel mes. Si eso no está en el árbol, el primer trabajo no es responder: es reconstruir. Por eso existe control de calidad.

No mandes al cliente un shopping list de veinte ítems genéricos. Pide lo que falta para el período y el impuesto citados. Usa el protocolo de pedir papeles: fecha, formato, responsable. Cada documento que entra se nombra y se versiona. Nada de 'te lo mandé por chat'.

Prepara una línea de tiempo interna: qué se presentó, qué se corrigió, qué quedó en stop, qué papeles nunca llegaron. Esa línea evita que el socio contradiga al preparador delante del cliente. También evita ofrecer a la DGII una explicación que el expediente no sostiene.

Marca evidencias propias (trabajo del despacho) versus evidencias del cliente (extractos, contratos, poderes). Si falta un poder o un mandato, no simules representación. El alcance del onboarding debería haber dejado eso escrito. Si no, el requerimiento te cobra la deuda de onboarding.

Un solo portavoz hacia el cliente por caso. Suele ser el encargado de cuenta o el socio, no el auxiliar que encontró el PDF. El portavoz traduce: qué llegó, qué estamos haciendo, qué necesitamos, cuándo es el stop interno. No traduce miedo. No promete 'eso se arregla fácil' si no reconstruiste el período.

El cliente no debe negociar el escrito con tres personas del despacho. Tampoco debe escribirle a la DGII por su cuenta mientras tú armas el paquete, salvo que el mandato lo pida y quede documentado. Las dos voces matan expedientes. Deja constancia de cada instrucción del cliente.

Hacia la DGII, habla quien tenga mandato y criterio. Un junior no 'aclara rápido' un cruce de agente de retención. Si el caso toca protocolo de retenciones o IR-2, el senior entra. Confirma canales y requisitos de presentación de respuesta en dgii.gov.do.

Nunca uses el tono de culpar al cliente en copias masivas ni el de culpar a la DGII en el escrito. Hechos, períodos, montos, soportes. El pánico se siente en la prosa. El despacho profesional se siente en la evidencia. El hub blog contadores y para contadores refuerzan esa voz de firma, no de víctima.

Cuando el requerimiento toca un período, congela cambios silenciosos a ese período: no 'reabre' el Excel para cuadrar después de enviado el escrito. Si hay que corregir, es un acto consciente, versionado y alineado con lo que vas a decir. Presentar una complementaria y un escrito que se contradicen es un auto-gol.

Evalúa si el mes en curso debe seguir su ritual o entrar en stop parcial. Un descuadre estructural de e-CF no se tapa declarando el mes siguiente igual. Usa las stop rules de control de calidad y de descuadre IT-1.

Stop-the-line también aplica a la venta interna: no aceptes alcance extra ('ya que estás, mira estos tres años') sin honorario y sin cupo. El requerimiento no es un pase libre para trabajo ilimitado. Eso se cotiza; ver honorarios y paquetes.

Si el cliente no entrega evidencia crítica a tiempo, documenta el incumplimiento de SLA y decide: responder con lo que hay (con salvedades), pedir prórroga si el marco lo permite (confirma en dgii.gov.do), o escalar al socio para evaluar continuidad del mandato. El silencio del cliente no autoriza a inventar cifras.

Mantén bitácora: fecha, evento, persona, documento. Incluye llamadas. Lo que no está en bitácora no se puede defender en la reunión de calidad ni ante el cliente que cambia de versión. La bitácora vive en el expediente, no en el chat personal del socio.

Los plazos se confirman en el acto y en dgii.gov.do. No recicles el plazo de un caso anterior. No asumas días hábiles o calendario de otro impuesto. El calendario tributario RD no reemplaza la lectura del requerimiento.

Agenda hitos internos más cortos que el vencimiento externo: evidencia completa, borrador de respuesta, revisión de socio, envío. Si el único hito es el día DGII, vas a enviar de madrugada. Ese patrón es el mismo que el despacho ya debería haber matado en declaraciones ordinarias.

Guarda acuse o constancia de lo enviado. Si el canal es Oficina Virtual, captura. Si es ventanilla o correo, el protocolo de evidencia es el mismo que para declaraciones: el portal no es tu archivo. Esta regla ya está en organizar despacho.

El escrito o la carga de soportes debe seguir el pedido: período, impuesto, RNC, y pregunta concreta. No adjuntar 'todo el año' por si acaso. El ruido genera nuevas preguntas. Si no tienes el soporte, dilo y documenta la gestión de cobro al cliente. Inventar un anexo es peor que declarar la ausencia.

Cuando la diferencia nace de un error del despacho, el socio lo trata como incidente de calidad: corrección, comunicación, y acción preventiva (plantilla, checklist, training). No lo escondas en una nota al pie. El cliente tiene derecho a saber. El informe mensual no es el lugar para enterarse de un cruce de hace ocho meses.

Cuando la diferencia nace de papeles que nunca llegaron, no reescribas la historia como si el despacho hubiera tenido el extracto. La verdad operativa es tu mejor defensa interna y, con mandato, la base de una respuesta honesta. Confirma en dgii.gov.do el mecanismo de corrección que aplique; no copies un procedimiento de un foro.

No uses este playbook como receta de litigación. Si el caso escala, coordina con quien tenga competencia. El contador no se convierte en abogado porque el PDF llegó a su correo. Esa frontera protege al cliente y a la firma.

Cierra el ticket solo cuando hay constancia de término o de siguiente paso oficial, y el archivo está completo. Un 'creo que ya no pidieron más' no es cierre. Etiqueta el RNC: causa raíz (dato, proceso, cliente, criterio), y si el mismo patrón existe en otros clientes.

La lección debe bajar a plantillas. Si el cruce fue 607 vs e-CF, actualiza el ritual de revisar e-CF. Si fue retenciones, actualiza el protocolo de agente. Un caso que no cambia el sistema es un caso que vas a repetir.

Comunica al equipo en una nota corta anonimizada. No humilles al preparador en público. La cultura de fiscalización se vuelve tóxica cuando cada aviso es un juicio de personas y no de procesos. La firma madura mide incidentes, no pecados.

Revisa honorarios si el caso reveló un cliente de alto riesgo crónico. Fiscalización recurrente con papeles tardíos no se subsidia con la tarifa del cumplimiento mensual. Eso se discute en escalar cartera y en honorarios.

Nompli ayuda a no perder vencimientos ordinarios mientras un caso extraordinario absorbe atención. Visibilidad de cartera y recordatorios reducen el efecto 'todo el despacho se fue detrás de un PDF'. No presenta respuestas ante la DGII ni sustituye criterio profesional. Ver para contadores.

El calendario tributario RD sigue siendo apoyo de planificación. Las calculadoras de ISR e ITBIS no interpretan un requerimiento. La fuente oficial es dgii.gov.do.

Usa la herramienta para marcar papeles pendientes del caso y del mes en curso. El riesgo clásico es suspender el ritual mensual de veinte RNC por un incidente de uno. El tablero evita ese sesgo.

Nompli no es un expediente de fiscalización. El archivo legal y fiscal del caso vive en tu árbol de carpetas y en tu bitácora. La herramienta refuerza hábitos; no reemplaza el mandato ni la representación.

Contenido educativo de operación de despachos ante requerimientos y procesos de la DGII. No es asesoría legal, no es representación ante la Administración y no sustituye el texto del acto ni los instructivos oficiales. Confirma todo en dgii.gov.do.

Nompli no presenta declaraciones, no responde requerimientos y no reemplaza al contador ni al abogado. Cada caso exige criterio profesional y, cuando corresponda, asistencia legal autorizada.

Los procedimientos de intake, stop-the-line y bitácora son prácticas internas sugeridas. Adáptalos a tu mandato, tu tamaño de firma y el marco vigente en República Dominicana.