Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Separa el RUC personal y el de la sociedad antes de revisar el banco. En Paraguay el cierre empieza por la factura electrónica y por quién la emitió. Si la agencia facturó con su RUC y tú emitiste por tu cuenta, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no.

Anota los guaraníes del día del abono cuando el banco convirtió, y deja los dólares cuando la cuenta todavía no convirtió. El tipo de cambio es el de ese día, no el de la mañana en que abres la hoja. La comisión va en su línea. En dólares puede verse pequeña. En guaraníes cambia el gasto del mes y tu contador necesita verla.

Confirma el tratamiento del servicio y el criterio de este período en la DNIT, en dnit.gov.py, para el RUC que de verdad facturó. El país del cliente no elige el impuesto. Cómo se emite la factura está en la guía de facturar al extranjero como freelancer. Aquí el número ya existe.

Ejemplo. La sociedad factura 1.500 dólares. El día del abono el banco acredita 10.875.000 guaraníes. La comisión es de 40 dólares y el banco la muestra como 292.000 guaraníes. Tú emites 350 dólares con tu RUC. Esos 350 no se suman a los 1.500.

Escribe el RUC, el nombre y si quien cobró es persona o sociedad, antes de abrir el extracto. La DNIT lee el RUC de la factura electrónica, no la cuenta donde cayó el giro. Si sumas los dos cobros, la sociedad queda con ingreso que no emitió y tú desapareces del mes. La renta de la sociedad y la tuya no se leen igual. Un banco en común no las fusiona.

No renombres un abono que cayó en tu cuenta por un contrato de la sociedad. A la sociedad le falta el ingreso. A ti te sobra un depósito sin contrato propio. Corrige con el comprobante que existe. Si ese comprobante no está, deja el cobro abierto. No lo tapes con un total que nadie declararía.

Parte el mes el día en que pasaste de persona a sociedad. Lo anterior va con tu RUC. Lo posterior va con el de la sociedad. No promedies guaraníes de un RUC con dólares de otro. Los guaraníes del abono se quedan en quien emitió la factura. Los dólares que siguen en tu cuenta no reciben guaraníes inventados para poder sumarlos.

Ejemplo. Los 10.875.000 guaraníes se quedan en la sociedad que emitió los 1.500 dólares. Los 350 dólares de tu RUC van en otra lista. Si todavía están en dólares, no los conviertas con el tipo del día del abono de la sociedad para meterlos en los 10.875.000.

Anota el cobro el día de la factura electrónica, con número, moneda del contrato y monto. Anota el depósito el día en que el banco se mueve. El cliente del exterior paga tarde. Si solo anotas el día en que cayeron los guaraníes, el mes de la factura pierde el ingreso y el mes del banco parece una venta nueva.

Escribe guaraníes el día en que el banco convirtió. Si el dinero hubiera quedado en una cuenta en dólares, no fabriques guaraníes ese día. El pase, cuando el dinero sigue en dólares, es otra fecha y otro tipo. Deja cada cobro en una frase que se pueda leer: facturado y sin cobro, cobrado en guaraníes, cobrado en dólares, o cobrado con una diferencia que tienes que explicar.

No restes la comisión del honorario para que los dólares por un tipo redondo den los guaraníes del extracto. Si la restas, desaparece un gasto. En dólares parece un detalle. En guaraníes cambia el mes. Déjala visible el día en que el banco te la mostró.

Ejemplo. El día 3 la factura electrónica dice 1.500 dólares. El día 22 el banco acredita 10.875.000 guaraníes y muestra 292.000 guaraníes de comisión por 40 dólares. Los 350 dólares de tu RUC, si siguen en dólares, no entran en esa suma.

Reúne contrato, factura electrónica y comprobante bancario antes de cerrar el IVA. Que el cliente no tenga RUC paraguayo no apaga el impuesto. Importan el servicio, dónde se usa y qué RUC emitió. La DNIT publica el criterio del período. Tu contador lo aplica. El país del correo no alcanza, y la moneda del contrato tampoco. Una factura electrónica en dólares no es, por eso solo, una factura sin IVA.

Conserva las tres piezas. El contrato prueba el alcance y los dólares pactados. La factura prueba que ya emitiste. El banco prueba los guaraníes y la comisión. Sin contrato, el abono es caja. Sin factura, el contrato no cierra el mes ante la DNIT. Si falta uno, el cobro sigue abierto.

No archives en la carpeta de la sociedad los papeles de tu RUC solo porque el cliente también es del exterior. Cada RUC lleva sus tres documentos. El armado de la factura electrónica no se explica aquí. Usa la guía de facturación al extranjero cuando el número todavía no existe. Una diferencia de guaraníes por usar el tipo de otra fecha no contesta el IVA. El IVA se pregunta con el servicio. La caja se pregunta con el abono del día en que el banco convirtió.

Ejemplo. En los 1.500 dólares, el contrato, la factura del día 3 y los 10.875.000 guaraníes del día 22 van juntos. Los 292.000 guaraníes de comisión no eligen el IVA. Los 350 dólares de tu RUC se preguntan con sus propios papeles.

Usa el tipo del día del abono para los guaraníes que el banco acreditó. El guaraní frente al dólar no espera a que armes el archivo. Si conviertes los dólares de la factura con el valor de la mañana del cierre, anotas guaraníes que el banco no te dio. Esa diferencia no es renta de más. Es un tipo de otro día.

Deja los dos tipos si no sabes si el ingreso usa el del banco o el de otra fecha. No te quedes con el que hace cuadrar. La comisión también tiene el tipo de ese día, el que el banco te mostró. No la conviertas con otro tipo. En guaraníes, unos pocos dólares de diferencia se ven grandes. Puedes anotar al lado la referencia que publique el Banco Central del Paraguay para esa fecha, como referencia y no como impuesto. El banco comercial puede acreditar otro resultado.

Deja fuera de ese cálculo los abonos que siguen en dólares. Mientras estén en dólares, no tienen tipo de abono en guaraníes. El calendario tributario dice cuándo vence el mes. No dice el dólar ni la tasa de IVA. Si quieres ver el desfase, resta los guaraníes de la mañana del cierre menos los del banco, y explícalos con la fecha. No los redondees.

Ejemplo. El día 22 el banco acredita 10.875.000 guaraníes por la factura de 1.500 dólares, y muestra 292.000 guaraníes por los 40 dólares de comisión. Si esa mañana conviertes 1.500 dólares y te salen 11.100.000 guaraníes, sobran 225.000 que no entraron. Esos 225.000 se explican con la fecha. Los 350 dólares de tu RUC no usan este tipo mientras sigan en dólares.

Separa el IVA del período, la renta que corresponda a tu figura y los gastos pagados afuera. No los calcules restando facturas en dólares sin un criterio. Si la sociedad tributa de un modo y tú de otro, no uses la misma lectura para los dos RUC. Confirma cada una en la DNIT. Los dólares de la sociedad no le prestan su tratamiento a los tuyos.

No anotes como retenido un impuesto que nadie retuvo en Paraguay. Un cliente paraguayo a veces retiene. Un cliente del exterior, en general, no es agente de retención de la DNIT. Si una plataforma descontó, guarda el desglose. Puede ser comisión. En guaraníes esa comisión merece su propia línea, para que no desaparezca dentro del ingreso.

Muestra la comisión y deja que tu contador diga si es gasto o menor valor del ingreso. Tú no la decides para que los dólares y los guaraníes parezcan la misma cuenta. Los gastos van con su factura y con el cargo real del banco, el día del cargo. El checklist fiscal mensual recuerda el cruce del mes. Un programa pagado afuera puede ser gasto y, a la vez, no darte crédito de IVA.

Ejemplo. Cuarenta dólares de comisión son 292.000 guaraníes el día 22. Si los escondes dentro de los 1.500 dólares, el gasto del mes cambia en cientos de miles de guaraníes. Déjalos en su línea, en el RUC de la sociedad, junto a los 10.875.000.

Arma una hoja corta: facturas del mes, guaraníes acreditados, dólares que todavía están en la cuenta en dólares, lo que sigue sin cobro y dónde la comisión o el tipo no coinciden. Cada cliente tiene su contrato, su factura electrónica y su banco. Cinco clientes en un grupo no son el cierre.

No metas en la suma de guaraníes un cobro que sigue en dólares. No conviertas un cobro sin banco con el tipo de otro día para que el informe se vea cerrado. Con un solo cliente el riesgo no baja. Un depósito sin factura, o una factura sin depósito, alcanza para dejar el mes incompleto.

Deja en otro grupo lo que cobras dentro de Paraguay, si lo hay. El cliente local puede llevar IVA y una retención que el cliente del exterior no trae. Sumar antes le copia al exterior el hábito del cliente local. Un orden simple ayuda: primero los números de factura ya emitidos, después el cruce con la cuenta en guaraníes y con la cuenta en dólares, y antes del vencimiento lo que sigue abierto.

Ejemplo. La sociedad muestra 1.500 dólares, 10.875.000 guaraníes y 292.000 de comisión. Tú muestras 350 dólares en tu RUC. Si conviertes los 1.500 con el tipo de la mañana y aparecen 11.100.000, los 225.000 de más se explican con la fecha. No se redondean. Los 292.000 tampoco se absorben.

Aparta guaraníes si quieres cuidar la caja, y llama a eso reserva. No sirve para declarar. Si el porcentaje es el del mes pasado, dilo. Las tasas cambian. Confírmalas en la DNIT antes de tratarlas como definitivas. El estimado tampoco alcanza para dar por no gravado un servicio porque el cliente está en otro país.

Lleva la norma del mes y el contrato al lado de quien firma. Una transferencia en dólares no reemplaza esa lectura, aunque el banco ya haya convertido a guaraníes. La comisión tampoco se decide sola. Tu contador dice si es gasto o menor valor del ingreso. Tú la dejas visible.

Escribe tres preguntas en una página. ¿Esta factura lleva IVA o va por otro tratamiento? ¿El ingreso de este cobro está en guaraníes, en dólares, o en los dos porque hubo un pase? ¿Qué haces con la diferencia entre los guaraníes del día del abono y el tipo de otra fecha? Cada pregunta llega con sus papeles. Tu RUC va en sus propias preguntas, no en las de la sociedad.

Ejemplo. Para los 1.500 dólares preguntas el IVA, confirmas que la caja del día 22 son 10.875.000 guaraníes y dejas visibles los 292.000 de comisión. Si usaste 11.100.000, preguntas qué haces con los 225.000 de diferencia. Los 350 dólares de tu RUC no se cuelgan de esas respuestas.

Revisa estos cruces antes de cerrar. Cada uno junta guaraníes, dólares o el RUC equivocado.

No sumes el RUC de la sociedad y el tuyo porque un depósito cayó en una cuenta que estaba a mano. La DNIT ve dos contribuyentes. La hoja, si los junta, no ve ninguno bien.

No dejes el IVA en cero solo porque el cliente del exterior no tiene RUC paraguayo. El domicilio del correo no elige el impuesto. Lo confirmas con la DNIT para este período. La moneda del contrato tampoco lo elige.

No conviertas todo el mes, incluidos los dólares que nadie convirtió, con el tipo del día del cierre. El tipo que corresponde a los guaraníes acreditados es el del día del abono.

No metas la comisión en dólares dentro del honorario para que los guaraníes cuadren en un solo número. En dólares se ve pequeña. En la cuenta, no. Y no guardes solo el comprobante de la transferencia. El banco prueba los guaraníes. No prueba el documento del mes ante la DNIT.

Ejemplo. Sumar 350 dólares a 1.500, esconder 292.000 guaraníes de comisión y anotar 11.100.000 en lugar de 10.875.000 son tres correcciones distintas. Sepáralas antes de la reunión.

Lleva el RUC de la sociedad y el tuyo, y la figura de cada uno. Lleva el listado de facturas electrónicas con la moneda del contrato, la moneda del abono y el tipo de cambio solo donde hubo conversión. Lleva contratos, el extracto en guaraníes y el extracto en dólares. Lleva las facturas de gastos de afuera y los cobros abiertos.

No lleves un neto único ya restado de comisiones. En guaraníes esa resta esconde un monto grande. La referencia del Banco Central, si la anotaste, va como referencia. Lleva los clientes de Paraguay, si los hay, en otro grupo. La reunión puede verlos el mismo día. No los absorbas en la lista del exterior, porque su IVA y su retención no se copian al cliente extranjero.

Llega con las tres preguntas y con la comisión a la vista. Si usaste el tipo de la mañana, lleva también esa cuenta, escrita al lado como el tipo que no corresponde. Tu contador necesita ver el error para descartarlo. No lo borres antes de la reunión y dejes solo el número que cuadra.

Ejemplo. Lleva 1.500 dólares, 10.875.000 guaraníes del día del abono, 40 dólares de comisión mostrados como 292.000 guaraníes, y 350 dólares en tu RUC. Si la hoja decía 11.100.000, lleva los 225.000 de diferencia explicados con la fecha.

Confirma el IVA con la DNIT según el servicio, el lugar donde se usa y el RUC que emitió. No lo des por inexistente solo porque el cliente no tiene RUC paraguayo. El domicilio del correo no elige el impuesto. Hasta que eso esté dicho, guarda el contrato y no des el IVA por cerrado.

Lleva la factura electrónica y el extracto como prueba de emisión y de caja, no como prueba del tratamiento. La comisión del banco tampoco elige el IVA. Es un cargo. Tu RUC se pregunta aparte. Que el cliente también sea del exterior no le copia el tratamiento de la sociedad.

Ejemplo. Los 1.500 dólares facturados al exterior no quedan sin IVA por el país del cliente. Los 10.875.000 guaraníes prueban el depósito. Los 292.000 prueban la comisión. Los 350 dólares de tu RUC se preguntan con su propio contrato.

Anota los dos cuando los dos existen. La factura conserva los dólares pactados. El día del abono conserva los guaraníes que el banco acreditó, más la comisión en la moneda en que te la mostraron. Si un cobro todavía no se convirtió, anota solo dólares. No fabriques guaraníes para unificar la hoja.

Escribe los dos tipos si el del banco y el que te indiquen para el ingreso no coinciden. No elijas el de la mañana del cierre para que la cifra suba. La diferencia es una línea, no un redondeo del honorario. La comisión tiene su propio par de moneda, el día del abono. No la conviertas con otro tipo para que acompañe un promedio.

Ejemplo. La sociedad muestra 1.500 dólares en la factura y 10.875.000 guaraníes el día 22, más 292.000 guaraníes de comisión. Si la mañana del cierre produce 11.100.000, esos 225.000 de más no se anotan como ingreso. Los 350 dólares de tu RUC siguen en dólares hasta que el banco los convierta.

Ciérralos juntos solo si son el mismo RUC. Si son distintos, pueden verse en la misma reunión y no se suman en el mismo cobro ni comparten la misma lectura de renta. Cada uno se confirma por separado en la DNIT.

Di con los dos papeles si el depósito de la sociedad cayó en tu cuenta. No lo corrijas sumando guaraníes hasta que la hoja tenga un solo total. Un banco en común no los fusiona. La comisión se queda en el cobro de quien de verdad la pagó. El tipo del día del abono tampoco se comparte a la fuerza con un cobro de otro día, o con dólares que todavía no se convirtieron.

Ejemplo. La sociedad cobró 1.500 dólares y el banco acreditó 10.875.000 guaraníes. Tú cobraste 350 dólares con tu RUC. Los 292.000 guaraníes de comisión se quedan en la sociedad. Usar 10.875.000 como si incluyeran tu pieza deja mal los dos RUC. Sepáralos antes de sentarte.