Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Separa los ingresos de la sociedad y los de tu persona antes de revisar el banco. En Nicaragua el cierre empieza por el RUC del comprobante y por la moneda en que el dinero entró de verdad. Si la agencia facturó con su RUC y tú emitiste por tu cuenta, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no.

Escribe córdobas solo cuando el banco acreditó córdobas, y dólares solo cuando el banco dejó dólares. No conviertas un abono en dólares con el tipo de otro mes para unificar la hoja. El IVA no lo decide la moneda. Lo decides con tu contador según dónde se usa el servicio. Un cliente extranjero no retiene como un cliente local: no le copies una constancia que no existe.

Consulta el criterio de este período en la DGI, en dgi.gob.ni, para el RUC que emitió. Cómo se emite el comprobante está en la guía de facturar al extranjero como freelancer. Aquí el comprobante ya salió. El trabajo es decir en qué moneda entró el dinero y qué pregunta de IVA queda abierta.

Ejemplo. Este mes la sociedad factura 1.800 dólares y el banco deja 1.785 dólares en la cuenta en dólares, con 15 dólares de comisión. El mes pasado el mismo tipo de cobro se acreditó en 65.900 córdobas. No multipliques 1.785 por el tipo del mes pasado. Esos córdobas no están en el extracto de este mes.

Escribe el RUC, el nombre y si quien cobró es tu persona o la sociedad, antes de tocar el extracto. La DGI mira el RUC del comprobante. Una lista que suma todo no le dice quién emitió. Si juntas persona y sociedad, el cierre de la sociedad ve dólares que esa sociedad no emitió y el tuyo ve un depósito que no es de tu RUC.

Corrige un abono mal ubicado con el comprobante que de verdad existe. Si el dinero de un trabajo pactado con la sociedad entró en tu cuenta, no cambies el nombre en la hoja. A la sociedad le falta el ingreso documentado. A ti te sobra un depósito sin contrato propio. Si el comprobante no está, el cobro sigue abierto. No lo tapes con un total único.

Corta el mes en el día en que pasaste de persona a sociedad. Lo anterior va con el RUC anterior. Lo posterior va con el nuevo. No promedies córdobas de un RUC con dólares de otro. El banco puede ser el mismo en los dos tramos. El contribuyente no.

Ejemplo. La sociedad emite el comprobante de 1.800 dólares. Si tú además emites una pieza con tu RUC, esa pieza es otra lista, aunque el banco sea el mismo. Los 1.785 dólares de la cuenta en dólares se quedan en el RUC que emitió los 1.800. No los uses para completar tu lista personal.

Registra el comprobante el día de la emisión y el pago el día en que el banco se mueve. El cliente del exterior suele pagar tarde. Si solo escribes el día del abono, el mes del comprobante pierde el ingreso y el mes del banco parece una venta que nadie facturó. Las dos fechas van juntas.

Anota la moneda del extracto, no la moneda que te gustaría ver en el informe. Si este mes el dinero quedó en la cuenta en dólares, el cobro dice cobrado en dólares. No des por hecho que todo contrato en dólares termina convertido a córdobas el mismo día. Si el mes pasado el banco sí convirtió, ese abono conserva sus córdobas, su fecha y su tipo. No se los presta a este mes.

Deja la comisión en la moneda en que se cobró, en su propia línea. No la escondas dentro del precio pactado para que el cobro se vea redondo. El cliente te debe el precio del comprobante. El banco se quedó con la comisión. Son datos distintos. Si más adelante pasas dólares a la cuenta en córdobas, ese día es otro movimiento, con su propio tipo. No adelantes la conversión.

Ejemplo. El día 6 el comprobante dice 1.800 dólares. Este mes entran 1.785 dólares y la comisión es de 15 dólares. No hay córdobas de ese giro. El mes pasado, por otro cobro de 1.800 dólares, el banco acreditó 65.900 córdobas. Cada mes conserva su moneda.

Pregunta dónde se usa el servicio antes de cerrar el IVA. No lo decidas por la cuenta en dólares ni por la cuenta en córdobas. Un diseño pagado en dólares puede estar gravado. Un trabajo pagado en córdobas puede tener otro tratamiento. La moneda del giro no elige. El país del correo tampoco. Importa el servicio, el lugar de uso y el RUC que emitió.

Confirma el criterio y la tasa de este período con la DGI y con tu contador. Guarda tres papeles por cobro: el contrato o la orden, el comprobante ya emitido y el movimiento del banco. Si el contrato dice dólares y este mes el banco dejó dólares, conserva los dos. El mes en que el banco convirtió, conserva también ese extracto en córdobas. Cada mes prueba su propia caja.

Deja el cobro abierto si falta uno de los tres papeles. Un abono no alcanza como criterio de IVA, ni en dólares ni en córdobas. Los dos prueban que te pagaron. No prueban el impuesto. Apartar córdobas para la caja es otra decisión. No es la respuesta. El checklist fiscal mensual recuerda el cruce del mes. El IVA lo cierras con tu contador y con lo que publique la DGI.

Ejemplo. El comprobante de 1.800 dólares y el abono de 1.785 dólares no eligen el IVA por estar en dólares. Los 65.900 córdobas del mes pasado tampoco lo eligen por estar en córdobas. Lleva el contrato, di dónde se usa el servicio y deja la tasa para la consulta de este período.

Escribe el tipo de cambio únicamente en la fecha en que el banco convirtió dólares a córdobas. Divide los córdobas acreditados entre los dólares de ese abono y deja el resultado junto a esa fecha. No reutilices ese tipo para un mes en el que el dinero sigue en dólares. Multiplicar dólares quietos por un tipo viejo inventa córdobas que el extracto no muestra.

Anota un segundo tipo al lado si tu contador pide otra referencia para el ingreso del mes en que sí hubo conversión. No pises el extracto. Puedes dejar, como referencia, lo que publicó el Banco Central de Nicaragua para la fecha del abono en córdobas. La diferencia, si existe, queda a la vista. No la restes del honorario.

Deja el tipo en blanco cuando este mes no hubo conversión, y escribe que el cobro está en dólares. Eso es más claro que un córdoba inventado. El calendario tributario dice cuándo vence tu RUC. No convierte la moneda ni fija la tasa de IVA. El día que pases dólares a córdobas, anotas el tipo de ese día, no el del mes anterior.

Ejemplo. El mes pasado el banco acreditó 65.900 córdobas por 1.800 dólares. El tipo de ese abono es el de esa fecha, y se queda ahí. Este mes hay 1.785 dólares en la cuenta en dólares y 15 dólares de comisión. No les apliques el tipo de los 65.900 córdobas.

Deja la constancia de retención en el comprobante del cliente que la practicó. Un cliente en Nicaragua a veces retiene y te entrega ese papel. Un cliente extranjero no retiene como uno local. No le copies la retención. Si lo haces, anotas un impuesto nicaragüense que nadie practicó y el mes deja de cuadrar por un descuento que no salió de la cuenta.

Separa la comisión del banco, la retención del cliente local y cualquier cargo de una plataforma. Cada descuento se queda con quien lo hizo. Si una plataforma descontó al pagar, guarda el desglose. Puede ser comisión. No la llames retención de la DGI si no hay constancia de Nicaragua. Los anticipos de renta, el IVA del período y los gastos pagados afuera son tres preguntas. No las resuelvas restando facturas en dólares hasta que quede un córdoba único.

Confirma la tasa de IVA en la DGI para este mes. Si apartas caja con un porcentaje del período anterior, escribe que es el porcentaje anterior. Un programa pagado afuera puede ser gasto y, a la vez, no darte crédito de IVA. Son dos lecturas. Los clientes de Nicaragua, si los hay, no le prestan su retención a los cobros del exterior.

Ejemplo. Este mes entran 1.785 dólares y salen 15 dólares de comisión bancaria. No sale una retención de la DGI sobre el cliente extranjero. Si tu hoja resta además una retención copiada de un cliente local, sobra una resta. Déjala, si existe, en el comprobante local que de verdad la tiene.

Prepara una hoja corta con los comprobantes del mes, los abonos en córdobas, los abonos en dólares y lo que sigue sin cobrar. Cada cliente necesita su contrato, su comprobante y su banco. En la reunión se lee esa hoja. El soporte se abre cuando un cobro no cuadra.

Di el estado de cada cobro en una frase. Facturado y sin cobro. Cobrado en dólares. Cobrado en córdobas. No borres un comprobante sin depósito, ni un depósito sin comprobante, para que el informe se vea cerrado. Un cobro abierto, dicho a tiempo, se puede trabajar. Un cobro tapado pasa al mes siguiente, más grande.

Lleva en otro grupo las ventas dentro de Nicaragua, si las hay. Ese cliente puede llevar IVA y una retención que el cliente extranjero no trae. Sumar antes esconde las dos historias. Un orden simple ayuda: primero los comprobantes ya emitidos, después el cruce con las dos cuentas si las dos se movieron, y antes del vencimiento lo que sigue abierto.

Ejemplo. Para el cliente del exterior di tres frases. Comprobante de 1.800 dólares el día 6. Abono de 1.785 dólares, comisión de 15, sin córdobas. Mes pasado, 65.900 córdobas, con el tipo de ese día, que no se reutiliza. Si no puedes decirlas, el cierre todavía está mezclado.

Usa los córdobas que apartas para no gastar de más. No los uses para presentar. Si el porcentaje viene del mes pasado, dilo. Las tasas cambian. Confírmalas en la DGI antes de tratarlas como definitivas. Apartar dinero tampoco alcanza para dar por no gravado un servicio porque el contrato está en dólares.

Lleva el contrato al lado de la pregunta de IVA. Esa frase la sostiene quien conoce la norma del mes. Un giro internacional no la reemplaza. No liquides IVA en córdobas sobre un dinero que todavía no convertiste. El mes en que el banco sí acreditó córdobas es otra fecha y otro tipo.

Escribe tres preguntas. ¿Este servicio lleva IVA o va por otro tratamiento, según dónde se usa? ¿El ingreso de este cobro está en dólares, en córdobas, o en los dos porque hubo un pase posterior? ¿Qué haces con la retención del cliente local, que no le corresponde al cliente extranjero? Cada pregunta lleva sus papeles. Si tu RUC y el de la sociedad emitieron los dos, cada uno llega con sus preguntas.

Ejemplo. Este mes preguntas el IVA de los 1.800 dólares con el contrato en la mano, y anotas que la caja está en 1.785 dólares, no en córdobas. La retención, si existe, se queda en el grupo del cliente local. No la pegues al comprobante del exterior. Los 65.900 córdobas del mes pasado no son la caja de este mes.

Revisa estos cruces antes de cerrar. Cada uno mezcla la moneda, el RUC o un impuesto que no corresponde.

No anotes córdobas este mes si el banco dejó dólares en la cuenta en dólares. Quieres una sola moneda en la hoja. El banco te dio la moneda del extracto. Multiplicar los dólares de este mes por el tipo del mes pasado no los convierte de verdad.

No des el IVA por no gravado porque el correo viene del exterior o porque el contrato está en dólares. La moneda no elige el impuesto. Lo elige el uso del servicio, y lo confirmas con la DGI. Un mes pagado en córdobas no cambia la pregunta solo porque cambió la moneda.

No uses el tipo del mes pasado para convertir los dólares de este mes. Ese tipo ya cumplió con su fecha. El pase de hoy, si ocurre, tiene otro. No juntes el RUC de la persona y el de la sociedad porque el banco es el mismo. El comprobante dice quién cobró.

No copies la retención de un cliente local a un cliente extranjero. Un cliente extranjero no retiene como uno local. Declaras un descuento que no existe. La comisión del banco es comisión. No es esa retención.

Ejemplo. Restar una retención local sobre 1.800 dólares, y además convertir 1.785 dólares con el tipo de los 65.900 córdobas, produce dos errores distintos. Quita la retención de ese cobro y deja los 1.785 en dólares hasta que el banco los pase.

Lleva el RUC de la sociedad y el tuyo si los dos emitieron. Lleva el listado de comprobantes con la moneda del contrato y la moneda del abono. Lleva contratos, el extracto en córdobas y el extracto en dólares. Lleva las facturas de gastos de afuera y los cobros que siguen abiertos.

No llegues con un neto único ya restado de comisiones. La comisión tiene su línea. Si pasaste dólares a córdobas a mitad de mes, ese pase es un movimiento distinto del cobro al cliente. El tipo de cambio va solo donde hubo conversión.

Lleva los clientes de Nicaragua en otro grupo, con su constancia de retención si la hubo. La reunión puede verlos el mismo día. No los mezcles con el cliente extranjero antes de sentarte. Así la pregunta del IVA no se contesta con el hábito del cliente local. Llega pudiendo decir en qué moneda está cada cobro hoy.

Ejemplo. Muestra 1.800 dólares en el comprobante, 1.785 dólares en cuenta, 15 dólares de comisión y, del mes pasado, 65.900 córdobas por otro cobro, con el tipo de esa fecha. Si los 1.785 siguen en dólares, dilo así. No los traigas como si ya fueran córdobas.

Define el IVA por el servicio, por el lugar donde se usa y por el RUC que emitió. No lo apagues porque el contrato está en dólares ni porque el banco te dejó dólares. La moneda no elige el impuesto. Un abono en córdobas, en otro mes, tampoco lo enciende por sí solo.

Confírmalo en la DGI y con tu contador, con la tasa del período. Mientras eso no esté dicho, guarda el contrato y no cierres el IVA. Los 15 dólares de comisión tampoco deciden el impuesto. Son un cargo del banco. El uso del servicio se lee en el contrato y en lo que entregaste. Si una parte se usó en Nicaragua y otra fuera, díselo así. No lo resumas en una sola frase porque el giro vino del exterior.

Ejemplo. Este mes el banco deja 1.785 dólares y el mes pasado dejó 65.900 córdobas, por el mismo tipo de cliente. El IVA no cambia de un mes al otro por ese motivo. Lleva el contrato de los 1.800 dólares y deja la tasa para la consulta.

Anota la moneda en que de verdad entró el dinero. Si el banco dejó dólares, escribe dólares y la comisión en dólares. No inventes córdobas el día del giro para unificar la hoja. Si en otro mes el banco convirtió, anota los córdobas de ese día, con el tipo de esa fecha.

Registra dos momentos si más adelante pasas los dólares a córdobas. Cada momento tiene su tipo. No uses un promedio para los abonos que nunca se convirtieron y para los que sí. El tipo del mes pasado no se recicla. Si tu contador te pide una referencia del Banco Central de Nicaragua para el día en que sí hubo córdobas, esa referencia va al lado del banco. No pisa el extracto y no se usa para fabricar córdobas de este mes.

Ejemplo. Este mes anotas 1.785 dólares y 15 dólares de comisión. El mes pasado anotas 65.900 córdobas por otros 1.800 dólares. El día que pases los 1.785 a córdobas, si lo haces, anotas el tipo de ese día. Hasta entonces el cobro sigue en dólares.

No le anotes a un cliente extranjero la retención de un cliente local. Un cliente extranjero no retiene como uno de Nicaragua. No registres una retención nicaragüense que nadie practicó. Si el cliente local retuvo, te dio una constancia. Esa constancia se queda con su factura.

Guarda el cargo de una plataforma como comisión, igual que la comisión del banco. No lo pases al cobro del exterior como si fuera el mismo descuento del cliente local. Copiarlo hace que el mes no cuadre y que declares un impuesto que no te quitaron. Mira la cuenta: lo que entró, lo que el banco descontó y lo que una constancia local documenta son tres cosas.

Ejemplo. Entran 1.785 dólares. Salen 15 dólares de comisión bancaria. No sale una retención de la DGI sobre el cliente extranjero. Si tu hoja muestra las tres restas, borra del cobro del exterior la que copiaste del cliente local y déjala en el comprobante que sí tiene constancia.