Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Reúne el FEL, el extracto y el contrato antes de calcular impuestos. En Guatemala el cierre de un cobro al exterior compara los dólares del comprobante con los quetzales del banco, y deja escrito qué NIT emitió. La SAT es la referencia del periodo. Tu contador aplica esa referencia al servicio y a la figura que facturó.

Separa desde el inicio lo que emitió la agencia y lo que emitiste tú. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. El IVA del servicio al exterior se consulta con el contrato. No lo dejes en cero por el país del cliente y no lo copies de una venta hecha dentro de Guatemala.

Anota el tipo de cambio del día del hecho. Si el tipo que resultó del banco y la referencia del Banco de Guatemala no coinciden, conserva los dos. La diferencia de quetzales es una línea aparte. No es un descuento del honorario ni un ingreso nuevo.

Ejemplo. La sociedad emite un FEL de 2.000 dólares. El banco acredita 15.400 quetzales y descuenta 30 dólares de comisión. Los 30 dólares van solos. Al lado anotas el tipo del banco y, si no es igual, el tipo del Banco de Guatemala de esa fecha.

La emisión ya está hecha. Si necesitas ver cómo quedó armado el comprobante, sigue en facturar al extranjero como freelancer. Plazos y reglas del servicio se consultan en sat.gob.gt. Este cierre ordena papeles, fechas y preguntas. No sustituye la declaración.

Separa los ingresos de la sociedad y los de la persona natural antes de revisar el banco. Si la agencia facturó con su NIT y tú emitiste por tu cuenta, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. Cada declaración se arma con sus propios FEL.

Escribe, arriba del mes, el NIT, el nombre y el régimen de cada figura. Copia el régimen que ya te indicó tu contador. Si hay un cambio de régimen en conversación, déjalo anotado como pendiente de esa conversación. No lo decidas con los dólares del cliente de fuera.

Deja los gastos de cada figura en su carpeta. La planilla de la sociedad, si existe, no cambia el tipo de cambio del ingreso. Sí cambia lo que vas a pedir al cierre: sueldos, retenciones de planilla y facturas de proveedores de esa sociedad. Un solo total de los dos NIT obliga a separar después, cuando ya no recuerdas qué cuenta recibió qué.

Si el dinero de un FEL de la sociedad cayó en tu cuenta personal, el ingreso sigue siendo de la sociedad. Anota el abono en la cuenta donde entró y, si traspasas el monto, registra ese traspaso con fecha y valor. El traspaso no convierte el ingreso de un NIT en ingreso del otro.

Ejemplo. La sociedad factura 2.000 dólares a un cliente del exterior. Tú emites un FEL de 600 dólares por un trabajo propio. Son dos listas. Sumar 2.600 porque el cliente es uno solo mezcla dos contribuyentes.

Registra el cobro el día del FEL y deja la fecha de pago vacía hasta que el banco se mueva. Un cliente del exterior suele pagar días después. Si solo anotas el depósito, el mes del comprobante se queda sin la venta y el día del abono parece un ingreso nuevo.

En cada cobro escribe cliente, país, número de FEL, fecha de emisión, moneda, monto, fecha del depósito y quetzales que entraron. Si el FEL de un cliente local ya salió en quetzales, conserva ese monto. No lo reescribas cuando el banco acredite otra cifra.

Trata el anticipo y el saldo como dos momentos del mismo comprobante cuando solo existe un FEL por el total. Un segundo pago que cierra un trabajo ya facturado se cruza contra ese FEL. Registrarlo como venta nueva duplica el ingreso.

El banco prueba que el dinero entró. El FEL prueba el servicio. Un depósito sin número de comprobante sigue abierto, aunque el cliente haya escrito que ya transfirió. Lo entregado y todavía no facturado no es ingreso del periodo. Anótalo como pendiente, con el nombre del cliente y el monto del acuerdo, para que el mes siguiente no empiece a ciegas.

Ejemplo. El FEL de 2.000 dólares es del día 8. El banco acredita el día 26. Las dos fechas quedan juntas. Si ese día solo entran 1.000 dólares, el cobro queda parcial. No emitas otro FEL para igualar el banco.

Consulta el IVA de cada servicio al exterior con el contrato en la mano. Que el cliente esté fuera no apaga el impuesto. La SAT publica los requisitos para tratar un servicio como exportación. Tu contador los aplica a este trabajo: qué entregaste, dónde se usa el resultado y con qué NIT emitiste. Hasta esa respuesta, el cobro sigue con el IVA tal como salió en el FEL.

Guarda el contrato o la orden junto al comprobante. Ahí están el alcance, la moneda y el lugar de uso. Sin ese texto, el abono en quetzales es solo un movimiento de banco. Con ese texto, tu contador puede hablar del débito, del crédito de las compras del mes y de si ese crédito se reparte cuando también facturas dentro de Guatemala.

Separa las ventas locales y las del exterior antes de sumar bases. El cliente local puede llevar IVA y, si te retuvieron, una constancia. El cliente de fuera entra a la pregunta de exportación. Juntar las bases antes de clasificarlas produce una declaración que no se puede explicar línea por línea.

Si el FEL ya muestra un IVA y ahora dudas, deja la cifra como salió y anota la duda con el número del comprobante. Corregir, si hace falta, es un trámite con reglas. Emitir otro FEL para probar un tratamiento distinto duplica la venta.

Ejemplo. Un FEL de 2.000 dólares a un cliente de fuera y una factura local de 8.000 quetzales no se suman al principio. El primero se consulta. El segundo se lleva con el IVA que ya trae y con su constancia, si existe.

Anota el tipo de cambio el día del hecho, no el día en que armas el cierre. Escribe el tipo que resulta de lo que hizo el banco y, al lado, la referencia del Banco de Guatemala de esa fecha, compra o venta según te indiquen. Si no coinciden, se quedan los dos. Convertir toda la cartera con el tipo de la mañana del cierre mezcla días que no comparten el mismo dólar.

Respeta el tipo que ya quedó dentro del FEL cuando el comprobante salió en quetzales. No lo pises con el tipo del depósito. La diferencia entre los quetzales del banco y los quetzales del criterio de registro es una línea aparte. Una mejora del dólar no es más venta. Una caída no es un descuento al cliente.

Separa el ingreso del servicio y la venta posterior de dólares. Si te depositan dólares y otro día los cambias a quetzales, lo segundo no es otra factura al cliente. Guarda el extracto en dólares y el extracto en quetzales, aunque una cuenta sea de un banco de fuera.

Agrupa por fecha cuando hay varios cobros. Un tipo por día. Un promedio del mes esconde qué depósito se desvió. El calendario tributario indica cuándo vence tu tramo. El tipo de tu factura no sale de ese calendario.

Ejemplo. El depósito es el día 26: 15.400 quetzales después de 30 dólares de comisión. Anota ese resultado y la referencia del Banco de Guatemala del día 26. Si el FEL del día 8 ya traía otro tipo porque salió en quetzales, ese tipo también se queda.

Registra la comisión bancaria en su propia línea. No es IVA ni es ISR. Esos impuestos no se pagan con el mismo movimiento del banco. Si apartas un solo monto para los dos porque el mes pasado alcanzó, escondes cuál está corto. Si tu contador te dio una cifra de caja, anótala como estimado de ese mes, con la fecha en que te la dio. Cuando entra un cliente nuevo, o cuando un servicio que creías de exportación no califica, vuelve a preguntar ese estimado.

Pide la constancia solo cuando un pagador en Guatemala te retuvo. Archívala con ese FEL. Un cliente del exterior, en una transferencia simple, no practica esa retención de la SAT. Si el país del cliente retuvo un impuesto suyo y te enviaron un papel, guárdalo en otra hoja y pregunta si sirve aquí. Restarlo del ISR de Guatemala para mostrar un número menor puede dejarte sin soporte.

Clasifica por separado el software pagado afuera, el costo de la cuenta que recibe dólares y el FEL de un proveedor al que tú le pagas en Guatemala. El invoice de afuera puede servir para el ISR y no dar crédito de IVA. El proveedor local tiene su propio comprobante, aunque el cliente final esté fuera, y puede tener su propia retención.

Deja tres grupos a la vista: facturado en dólares y en quetzales, retenciones con papel, y gastos con su documento. El checklist fiscal mensual sirve para no omitir un grupo cerca del vencimiento. La declaración la presenta quien corresponde, con este soporte al lado.

Ejemplo. De 2.000 dólares facturados, el banco descuenta 30. Esos 30 no se restan del IVA ni del ISR. Si un cliente local retuvo y el del exterior no, solo el primero lleva constancia.

Recorre el mes dos veces. La primera, cuando ya emitiste: lista de FEL, moneda y monto, separados por NIT. La segunda, cuando cruzaste el banco: qué entró, qué comisión se descontó y qué sigue sin cobrar. Si un número no tiene comprobante, el renglón queda abierto.

Aplica la misma pasada si solo tienes un contrato. Un depósito sin FEL, o un FEL sin depósito, basta para dejar el mes incompleto. Si el contrato se factura el día 1 y se cobra el día 20, escribe las dos fechas desde el día 1. Esperar el aviso del banco para anotar la venta atrasa el cierre.

Incluye lo entregado y no facturado, y lo cobrado y no facturado. Lo primero es una alerta, no un ingreso. Lo segundo es dinero sin documento. Dilo antes del vencimiento. Un cobro a medias, un tipo que no coincide o un cliente de fuera sin contrato se señalan con el papel que falta.

No redondees para acortar la revisión. El hueco que tapas el día del cierre es el mismo que después no puedes explicar. Cada diferencia conserva su causa: comisión, pago parcial, tipo de cambio o comprobante pendiente.

Ejemplo. En la primera pasada ves 2.000 dólares de la sociedad y 600 tuyos. En la segunda ves 15.400 quetzales, 30 dólares de comisión y el saldo si el cliente pagó solo una parte. Los 600 no se mezclan con los 2.000.

Aparta quetzales para impuesto solo como caja, y solo con la cifra que te dio tu contador para ese mes. La declaración se arma con los FEL del periodo. Si cambiaron el régimen, el volumen o el tipo de cliente, el estimado anterior se vuelve a preguntar. Las reglas del periodo se confirman en la SAT para el mes que cierras.

Lleva el servicio con la norma de este mes y con el contrato al lado. Si el FEL salió con un IVA que ahora te parece raro, déjalo como salió y anota la duda. Reemitir por tu cuenta para que la lista cuadre duplica la venta o deja un comprobante sin pareja.

Escribe tres preguntas, cada una con su archivo. Primera: este servicio, con este contrato y este NIT, qué IVA lleva. Segunda: qué tipo de cambio corresponde al ingreso y en qué fecha, el del banco o la referencia del Banco de Guatemala. Tercera: qué haces con la diferencia de quetzales y con la comisión. Si no puedes señalar el archivo, la pregunta espera.

Con una página alcanza. Tu trabajo es que quien declara no tenga que reconstruir el mes desde el extracto, adivinando qué FEL corresponde a los quetzales acreditados.

Ejemplo. Para los 2.000 dólares llevas el FEL, el contrato, el abono de 15.400 quetzales y los 30 dólares de comisión en su línea. La página no trae el IVA ya restado por tu cuenta.

Revisa el mes contra esta lista antes de dar el cierre por listo. El error típico es tapar la diferencia entre dólares y quetzales para que la suma se vea pareja.

No emitas por tu NIT un ingreso de la sociedad, ni al revés, porque el cliente pagó a la cuenta que tenías a mano. Los comprobantes siguen separados aunque el dinero haya caído en el mismo banco.

No dejes el IVA en cero solo porque el cliente no tiene NIT guatemalteco. No copies el IVA de una venta local sobre el contrato del exterior porque los dos son servicios.

No conviertas todo el mes con el tipo del día del cierre ni con un promedio. No borres el tipo que ya traía el FEL. Si el banco y el Banco de Guatemala no coinciden, anota los dos, con la fecha del hecho.

No anotes como retención de la SAT un impuesto que retuvo el país del cliente. No anotes retención cuando el único papel es la transferencia. No trates la venta de dólares a quetzales como otra factura al cliente. No archives solo el banco y dejes el FEL fuera.

Prepara una carpeta por NIT. Incluye el régimen de cada figura, el listado de FEL del mes con moneda y monto, y los tipos de cambio: el del comprobante si salió en quetzales, el del banco y la referencia del Banco de Guatemala cuando no coinciden.

Agrega los contratos de los clientes de fuera, el extracto en dólares y el extracto en quetzales si los dos se movieron, las constancias de retención que de verdad existan, los invoices de gastos pagados afuera y los FEL de gastos locales. Lista lo cobrado, lo cobrado en parte y lo que sigue abierto.

Lleva la comisión en su propia línea. Tu contador dice si es gasto o menor valor del abono. Un solo número en quetzales, ya limpio de comisiones, esconde la diferencia que hay que explicar. Si también vendes dentro de Guatemala, esa carpeta se lee sola hasta el final.

Con el contrato en la mesa, pregunta si cada servicio lleva el IVA que ya salió en el FEL y qué tipo de cambio quiere en el registro. Llega con los dólares, los quetzales y las dos fechas. El ISR y el IVA se miran con esos papeles, cada uno en su declaración.

Ejemplo. Para un FEL de 2.000 dólares entregas número, día de emisión, día de abono, 15.400 quetzales, 30 dólares de comisión y los dos tipos si difieren. No entregues solo el neto en quetzales.

Consulta el IVA con el servicio, con quién lo usa y con el NIT que emitió. El país del cliente no alcanza para cerrarlo. Confírmalo en la SAT y con tu contador, con el contrato al lado. Si el FEL ya muestra un IVA, ese dato se queda hasta que te indiquen una corrección por el camino formal.

Mientras la consulta siga abierta, guarda el contrato y deja la pregunta escrita. No pases el comprobante a cero en tu lista para adelantar la declaración.

Ejemplo. Un FEL de 2.000 dólares a un cliente de fuera se archiva con el IVA que ya trae. La respuesta no sale del país que figura en el correo.

Anota los dos si no coinciden, y también el que ya quedó dentro del FEL si el comprobante salió en quetzales. El criterio del registro lo indica tu contador, con la referencia del Banco de Guatemala en la fecha del hecho. La diferencia de quetzales queda en una línea. La venta posterior de dólares a quetzales es otro movimiento y no se suma al ingreso del servicio.

No uses el tipo de la mañana del cierre para todos los cobros del mes. Cada hecho tiene su fecha.

Ejemplo. El banco acredita 15.400 quetzales el día 26, después de 30 dólares de comisión. Ese resultado se escribe. Si la referencia del Banco de Guatemala de ese día produce otros quetzales, también se escribe. No elijas uno solo para forzar el cuadre.

Cierra cada NIT por su lado. La sociedad y tú pueden verse en la misma reunión, y los cobros siguen separados. Cada FEL tiene su cuenta, su pregunta de IVA y su carpeta de gastos. El estimado de caja del mes pasado tampoco se comparte entre las dos figuras.

Si el cliente pagó a la cuenta equivocada, documenta el abono y el traspaso. El emisor sigue siendo el NIT del FEL.

Ejemplo. 2.000 dólares de la sociedad y 600 dólares emitidos con tu NIT no se suman en 2.600. Son dos cierres, aunque el banco sea el mismo.