Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Usa esta guía para cerrar el mes en Ecuador cuando la agencia o tú ya autorizaste la factura electrónica por un servicio al extranjero. El país opera en dólares. El trabajo de ahora no es buscar un tipo de cambio. Es comparar el monto de la factura con lo que el banco acreditó, registrar la comisión en la misma moneda y confirmar con tu contador si el servicio es exportación.

Deja la autorización del comprobante en la guía de facturar al exterior como freelancer. Cuando la factura ya tiene clave de acceso, vuelve a este cierre. Confirma el tratamiento en sri.gob.ec, con tu contador, no con el país del correo. Una sociedad y una persona natural pueden servir al mismo cliente y llevar regímenes distintos. Si no escribes el RUC antes de bajar el extracto, los dólares de los dos se suman como si fueran un solo contribuyente.

Prepara dos expedientes antes del extracto. En cada uno, RUC, nombre y figura. En una frase, el régimen que tu contador te dijo: régimen general, RIMPE u otro que tengas vigente. Cópialo. No reinterpretes el nombre ni arrastres un tope de memoria. El ingreso cobrado al exterior entra en el acumulado de ese mismo RUC. No vive en un registro paralelo por haber venido de otro país.

Reúne, para cada cobro, la factura con su clave de acceso, el XML, el contrato y el extracto con la comisión aparte. Esos papeles sostienen el anexo y la declaración. Un solo neto ya restado, con un porcentaje de IVA escrito de memoria, no reemplaza el expediente. Esta guía no publica un porcentaje de IVA ni un tipo de cambio. Los vencimientos de tu RUC se consultan en el calendario tributario.

Separa los ingresos de la sociedad y los de la persona natural antes de revisar el banco. Si la agencia facturó con su RUC y tú emitiste con el tuyo, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. La clave de acceso tampoco se comparte.

Archiva cada factura electrónica en el expediente del RUC que la autorizó. Lee la clave y el RUC antes de asignar el ingreso. Si el emisor no está claro, aparta el archivo. No lo pongas en el RUC que haga el total más fácil de cerrar.

Registra como cobro en la cuenta que no corresponde el pago que entró en tu cuenta personal por un trabajo que la sociedad ya facturó. Ese movimiento no nace como una venta nueva tuya. Anota la clave de acceso de la sociedad al lado, para que nadie lo sume otra vez.

Parte el mes en dos tramos si este período cambiaste de figura. No se promedia. Los dos RUC se pueden leer el mismo día. No se suman en el mismo cierre. Si el régimen tiene un límite, la confirmación de ese límite es de tu contador con el SRI. No es un número que pegues de un artículo del año pasado. Ejemplo. La sociedad factura 2.000 dólares y tú emites 800 dólares por tu RUC. Esos montos no se suman. La comisión de 30 dólares del cobro de la sociedad se registra en el expediente de la sociedad. No se resta del honorario para forzar que los totales coincidan.

Registra la factura el día de la autorización, con la clave de acceso, y deja la fecha del abono vacía hasta que el banco, la tarjeta o la cuenta de pago se muevan. El cliente del extranjero suele pagar a plazo. Si anotas solo el día del abono, el mes de la factura pierde el ingreso y el mes del banco parece una venta nueva.

Escribe ese día el cliente, dónde se usa el servicio, el número de factura, la clave de acceso, la fecha y el monto en dólares. Guarda el XML y el RIDE junto a la factura, con el mismo nombre de la clave. Un PDF suelto sin clave te obliga a buscar el comprobante otra vez el mes siguiente, cuando el SRI ya lo tiene y tú no lo encuentras.

Anota el anticipo por separado si llegó antes de la factura, y átalo a la clave el día en que esa clave exista. Deja el saldo abierto cuando el pago es parcial. No cierres la operación para que el cierre parezca completo. Conserva la factura anulada, o la nota que corrige el valor, con su estado y su propia clave. No la borres para que la suma de dólares se vea redonda. El SRI ya vio el comprobante original. Tu contador también tiene que verlo. Si el cliente pagó el monto anterior, escribe esa diferencia en la misma moneda.

Di el estado en una frase. Facturada y sin cobrar. Ya cobrada. Cobrada, con una diferencia que es comisión. La diferencia no se esconde dentro del honorario. Ejemplo. La clave de acceso corresponde a una factura de 2.000 dólares. Días después el banco acredita 1.970. Los 30 dólares de comisión se registran aparte, en dólares. No se restan del honorario.

Compara el monto de la factura electrónica con el monto acreditado y registra la diferencia como comisión, en dólares. Ecuador está dolarizado. No conviertes el ingreso para poder leerlo. No llames a esa diferencia un tipo de cambio. No hubo cambio de moneda. Hubo un costo del cobro.

Deja que tu contador diga si la comisión es gasto o menor valor del cobro. Tú no eliges la palabra la noche anterior para que el mes cuadre. El monto del comprobante sigue siendo el de la factura. El monto acreditado es lo que entró. La comisión se muestra sola. Si el extracto no la muestra, no la inventes para forzar la resta. Pídesela al banco o a la cuenta de pago y, mientras tanto, deja ese dato pendiente.

Anota fecha y comisión de cada parte si el cliente pagó en dos tractos. Sumar las partes sirve como control. Borrar las fechas no. El anexo y la declaración miran comprobantes y períodos. Una sola bolsa de dólares del mes esconde qué factura sigue abierta. La de la sociedad puede estar cobrada y la tuya puede seguir esperando. Si las mezclas, las dos parecen cerradas.

Deja tres cifras por cobro, siempre en dólares: monto de la factura electrónica, monto acreditado y comisión. Si no puedes llenar las tres, esa operación no está lista. No hay una cuarta cifra de tipo de cambio. Si alguien te pide el tipo del día del abono, responde que no aplica. Factura y banco ya hablan la misma moneda. Ejemplo. Factura, 2.000 dólares. Banco, 1.970 dólares. Comisión, 30 dólares. Las tres cifras quedan en dólares. No se fabrican una tasa ni un porcentaje.

Confirma la exportación con el contrato y con tu contador, no con el país del correo. Que el equipo escriba desde otro país no elige el tratamiento del IVA. En Ecuador un cliente local también te paga en dólares. La moneda no separa mercado interno de exportación. Separa el lugar donde el servicio se usa, el contrato y lo que tu contador confirme en el SRI.

Clasifica como mercado interno el servicio usado en Ecuador, aunque el contrato esté en inglés o el pago haya salido de una cuenta en el exterior. El idioma y el formato del PDF no crean una exportación. El servicio usado fuera se sostiene con la frase del contrato que dice ese uso. Lleva esa frase. El país del correo no basta.

Deja el IVA de ese servicio sin número hasta la confirmación escrita. No escribas un porcentaje sacado de la memoria. No copies la tarifa del mercado interno por costumbre. No des por cerrado el trato de exportación porque el contrato está en inglés. Esas palabras las pone quien firma, con la norma de este mes. Si tu contador ya confirmó un contrato vigente y el alcance no cambió, guarda ese correo. Si el alcance cambió, la confirmación anterior no se hereda. Esta guía no publica un porcentaje de IVA.

Archiva el contrato o la orden junto al XML. Ahí están el alcance y el país de uso. Sin eso, un abono internacional es solo un depósito. Con eso, tu contador puede sostener el criterio. Cómo se autoriza la factura electrónica no se repite aquí. Cuando la clave de acceso ya existe, vuelve a decir dónde se usa el servicio. Por cada cliente nuevo de afuera: contrato, XML y soporte del abono. Si falta uno, la operación sigue abierta.

Suma el dólar que viene del extranjero al acumulado del RUC que emitió la factura. No es un ingreso paralelo al que miran el régimen y los anexos. La sociedad no deja esos comprobantes en una cuenta personal del socio. Tú no armas dos acumulados escondidos. Armas un listado con la frase de dónde se usa el servicio y un solo total de control por RUC.

Asigna cada factura al RUC de su clave de acceso. El servicio usado en Ecuador, aunque se haya cobrado en dólares y el contrato esté en inglés, entra al RUC que lo facturó, con la frase de uso en el país. El servicio usado fuera entra al mismo RUC emisor, con la frase de uso fuera. Las frases se leen juntas. Las bases no se cruzan antes de que tu contador arme el anexo.

Anota retenciones solo cuando el pagador esté en Ecuador y exista el comprobante. Un cliente del exterior, en la práctica habitual, no actúa como agente de retención del SRI. No registres retención en el giro internacional. Si en el mismo mes un cliente del país te retuvo, ese comprobante vive en esa factura local, con su número y su fecha. No lo repartas sobre los dólares de afuera para que el promedio se vea parejo.

Deja los gastos aparte. Software pagado afuera, con invoice, fecha y dólares que salieron de la cuenta. Puede servir como sustento de gasto y no servir como crédito. No fuerces las dos cosas. Un proveedor en el país, aunque el cliente final esté en el extranjero, necesita su propia factura. Ese pago no se esconde dentro del honorario del exterior. Restarlo para mostrar un neto hace perder el soporte. El checklist fiscal mensual deja ver ingresos, con la frase de uso, y gastos y retenciones, solo con soporte.

Cierra cada cliente mirando la clave de acceso, el abono y la comisión. Cuando son varios, el hilo de mensajes no es el registro. Cada cliente tiene sus papeles, con la clave en el nombre del archivo. La página de la agencia muestra número de facturas, dólares facturados, dólares cobrados, comisiones, facturas sin abono, servicios cuyo uso todavía no está claro y anuladas que siguen anotadas. El XML se abre cuando un número no cuadra.

Usa la misma página si tienes un solo cliente. Cambia el número de carpetas, no el cuidado. Una factura sin abono, o un abono sin clave de acceso, alcanza para dejar el mes incompleto. Los comprobantes de tu RUC no se agregan a la página de la sociedad para inflar el total. El servicio usado en Ecuador no se esconde entre los del exterior porque el contrato esté en inglés.

Pon la frase de uso en el mismo listado si además vendes a clientes ecuatorianos. No en otro universo. Tu contador necesita ver la mezcla para armar el anexo y la declaración. No necesita que tú ya hayas cruzado las bases en un solo neto. El cliente del país y el del extranjero se leen juntos, cada uno con su clave, y el IVA de cada uno sigue pendiente hasta la confirmación.

Fija el ritmo. En los primeros días, las facturas autorizadas ya están anotadas, con clave y con la frase de uso. A la semana, el cruce con el banco y la comisión aparte, en dólares. Antes del vencimiento, recorre lo que siga abierto y déjalo escrito. Lo abierto se informa. No se borra. Un comprobante rechazado o anulado permanece con su estado. El SRI no olvida una clave porque la hayas sacado de tu cuenta.

Llega a la reunión con las tres cifras en dólares y con el contrato. Apartar caja sirve para no quedarte corto. No sirve para declarar. Si apartas con el criterio que tu contador te dio el mes pasado, dile que es de ese mes. Si el régimen, el tope o el volumen cambiaron, no arrastres el criterio. Un porcentaje recordado de memoria no se escribe como si fuera el del SRI.

Deja la clasificación de la exportación a quien firma, con el contrato y la norma de este mes. Tú llevas la clave de acceso, el monto facturado, el monto acreditado, la comisión y la frase de dónde se usa el servicio. La factura y el banco ya comparten moneda. La pregunta no es el tipo de cambio. La pregunta es el lugar de uso y el documento que lo sostiene.

Formula tres preguntas, cada una con el XML o el extracto al lado. Si este servicio se trata como exportación y cómo queda el IVA en la factura electrónica. Si la comisión es gasto o menor valor del cobro. Si este ingreso mueve el acumulado o el régimen vigente en este RUC. Sin archivo, la pregunta se queda y el número no se inventa. No escribas un porcentaje de IVA.

Dedica la primera parte de la reunión a los contratos cuyo idioma o cuyo pago desde el exterior puedan confundir el lugar de uso, y a los contratos nuevos de afuera. El resto de los XML se abre cuando una cifra no tiene de dónde salir. Ejemplo. Clave de acceso de la sociedad, factura de 2.000 dólares, banco 1.970, comisión 30. Tu RUC, 800 dólares en otra clave. Todo en la misma moneda. El IVA queda sin porcentaje hasta la confirmación del SRI.

Separa de nuevo el mes si sumaste las facturas de la sociedad y las de tu RUC porque el abono cayó en la cuenta que estaba disponible. Cada comprobante tiene su clave de acceso. Los dólares no se suman entre RUC distintos.

Confirma la exportación con el contrato. Un servicio usado en Ecuador no se vuelve exportación porque el contrato esté en inglés o porque el pago salió de una cuenta en el exterior. El país del correo no basta.

Deja el IVA sin porcentaje hasta que quien firma lo confirme con el SRI y con la norma de este mes. Una cifra de memoria, sea la del mercado interno o la que crees que corresponde a una exportación, cierra una pregunta que sigue abierta. Esta guía no publica ese porcentaje.

Llama comisión, en la misma moneda, a la diferencia entre la factura y el banco. En Ecuador no hay tipo de cambio que explicar. Archiva el XML y la clave de acceso junto al extracto. El SRI lee el comprobante autorizado, no el mensaje del cliente que dice que ya pagó. Suma los ingresos del extranjero al acumulado del RUC que facturó. No anotes retención del SRI en un pago de un cliente extranjero que no es agente de retención.

Lleva las dos carpetas, la del RUC de la sociedad y la tuya. En cada una, el régimen copiado, sin reinterpretar el tope. Facturas electrónicas del mes con clave de acceso, XML y monto en dólares. Una frase de uso: se usa fuera, se usa en Ecuador, o todavía no está claro. Contratos u órdenes. El extracto con el abono y la comisión aparte. Las tres cifras, no un neto ya restado.

Incluye comprobantes de retención solo de pagadores que sí retuvieron. Incluye invoices de gastos pagados afuera y facturas de proveedores del país. Lleva la lista de lo todavía sin cobrar y de lo anulado, con su clave. No lleves un único neto ya restado de comisiones y ya aplicado un porcentaje de IVA que elegiste tú.

Abre la reunión con la comisión, la frase de uso y las operaciones abiertas. Los clientes del país se leen en el mismo listado. El anexo necesita las dos frases visibles. Primero, el correo donde tu contador ya haya dicho cómo tratar un contrato que sigue igual. Después, los contratos nuevos. El resto de los XML se abre cuando una cifra no tiene de dónde salir.

Confirma el IVA con tu contador en el SRI, con el contrato. El país del correo no alcanza. En Ecuador la moneda tampoco separa los casos, porque el dólar se usa dentro y fuera. El servicio usado en el país y el servicio usado fuera no comparten respuesta solo por estar en la misma moneda.

Deja el porcentaje sin escribir hasta esa frase. Quien firma pone el trato, con la norma de este mes. La factura electrónica y la clave de acceso se quedan. El porcentaje no se inventa. Esta guía no lo publica.

Registra la comisión del cobro, el pago parcial o la factura anulada que el cliente ya había pagado. Esas son las causas habituales de la diferencia. Las cifras van en dólares. No conviertas nada y no llames a esa resta una diferencia de cambio.

Deja el tipo de cambio fuera del expediente. El país está dolarizado. Tu contador dice si la comisión es gasto o menor valor del cobro. Si el extracto no muestra la comisión, pídela y deja el dato pendiente hasta que llegue. Ejemplo. La factura dice 2.000, el banco acreditó 1.970 y la comisión es 30. Las tres cifras quedan en la misma moneda.

Cierra por separado cuando los RUC son distintos. La agencia factura por la sociedad y tú emites por tu cuenta. Son dos cierres y dos acumulados, aunque el cliente sea uno y el banco parezca compartido. Se pueden leer el mismo día. No se suman los dólares.

Conserva cada monto con su clave de acceso. El régimen de cada RUC se confirma por separado. El ingreso de afuera entra al acumulado de quien emitió la factura, no a un total común de los dos contribuyentes.