Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Separa los ingresos del NIT de la sociedad y los de tu NIT antes de revisar el banco. En Bolivia el cierre de un cobro al exterior empieza por la factura electrónica ya emitida y por el día en que el banco acreditó bolivianos. Si la agencia facturó con su NIT y tú emitiste por tu cuenta, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no.

Anota un tipo de cambio por cada día de abono. No conviertas toda la cartera con el dólar de la mañana en que armas el archivo. El tipo que corresponde es el del día del abono. Una factura todavía sin cobrar no tiene bolivianos y no tiene tipo. Deja el IVA separado del impuesto a las transacciones. No dejes el IVA en cero solo porque el cliente está en otro país.

Confirma el tratamiento de este período en el Servicio de Impuestos Nacionales, en impuestos.gob.bo. Cómo se emite está en la guía de facturar al exterior como freelancer. Aquí el número de factura ya existe. El trabajo es cruzar fechas, bolivianos y las dos preguntas de impuesto.

Ejemplo. Una factura de 3.200 dólares se cobra el día 21 con 22.080 bolivianos. Otra, de 600 dólares, se cobra el día 28 con 4.200 bolivianos. Una tercera, de 900 dólares, sigue sin abono. Si conviertes las tres con un solo tipo posterior, inventas bolivianos que el banco no acreditó, incluidos los de la factura impaga.

Escribe el NIT, el nombre y si operas como empresa o por tu cuenta, antes de sumar bolivianos. El SIN mira el NIT de la factura electrónica. La factura de la agencia no se mezcla con la tuya, aunque el cliente sea el mismo y el banco también. Si juntas dos NIT porque el dinero cayó en la cuenta que estaba abierta, le muestras un total que ninguno de los dos declararía entero.

Di el desvío si el dinero de la sociedad entró en una cuenta personal. No lo compongas cambiando el titular en la hoja. Falta el rastro en el NIT que emitió, o sobra un depósito en el NIT que no emitió. El cobro queda abierto hasta que eso se vea. El SIN no adivina cuál de los dos NIT cobró.

Corta la hoja si el mes cruza un cambio de régimen. Lo anterior se cierra con su NIT y su criterio. Lo posterior empieza de nuevo. Un promedio de bolivianos entre las dos figuras deja un total que nadie declararía. Cada abono se queda en el NIT que emitió la factura.

Ejemplo. Los 22.080 bolivianos del día 21 se quedan en el NIT que emitió los 3.200 dólares. Los 4.200 bolivianos del día 28 se quedan en el NIT que emitió los 600. Si tú facturaste otra cosa con otro NIT, esa otra cosa no entra en esta suma. Los 900 dólares sin cobro tampoco se le asignan al NIT equivocado para completar una cifra.

Registra la factura electrónica el día de la emisión, con número, dólares y fecha, y registra el abono el día en que entran los bolivianos. Cobrar dos o tres semanas después es habitual. Si solo anotas el abono, el mes de la factura desaparece y el mes del banco parece ingreso nuevo. Las dos fechas viven juntas.

No le pongas a una factura el tipo ni los bolivianos de otra. Cada abono tiene su día. Si le prestas el tipo de un cliente al siguiente, cuentas un día que ese cliente no tuvo. Los dólares que siguen sin cobrar no tienen bolivianos. Déjalos como facturados y pendientes. Convertirlos para que el archivo se vea completo infla el mes.

Deja la comisión del banco o de la plataforma en su línea, en dólares y en bolivianos del día del cargo. No la restes del honorario para que dólares por tipo den justo el extracto. Si la cuenta recibió dólares y otro día compraste bolivianos, son dos fechas. Mientras los dólares sigan en dólares, el cobro dice cobrado en dólares.

Ejemplo. La factura de 3.200 dólares queda con 22.080 bolivianos del día 21. La de 600 dólares queda con 4.200 bolivianos del día 28. Los 900 dólares siguen sin banco. No les inventes bolivianos el día en que armas el archivo.

Revisa el servicio, el lugar donde se usa y el NIT que emitió antes de hablar de IVA. Que el cliente esté en otro país no pone el IVA en cero. Tampoco lo decide el domicilio del correo. Un pago desde el exterior no autoriza a dejar el impuesto en cero solo por el país del cliente. El número de la factura electrónica prueba que emitiste. No prueba el tratamiento.

Confirma lo que publica el SIN para este período en impuestos.gob.bo. Tu contador lo baja al caso. Archiva tres piezas por cliente: contrato u orden, factura electrónica y comprobante del banco. El contrato prueba el acuerdo. El extracto prueba el dinero. Si el comprobante bancario todavía no existe, no lo inventes. Si falta una pieza, el cobro no se cierra.

No copies el tratamiento de un cliente de Bolivia y se lo pongas al cliente del exterior solo porque el servicio se parece. Se pueden ver el mismo día. No se leen con la misma frase. El país del cliente no alcanza para poner el IVA en cero, y el hábito del cliente local tampoco alcanza para copiarlo. El alta en el sistema y el armado de la factura no se explican aquí.

Ejemplo. Los 22.080 bolivianos del día 21 prueban el depósito de los 3.200 dólares. No prueban el IVA. Los 4.200 bolivianos del día 28 tampoco. Los 900 dólares sin cobrar no se declaran en cero por estar impagos y ser de afuera. La pregunta de IVA se hace con el contrato, y el boliviano espera al día del abono.

Anota el tipo del día en que el banco acreditó los bolivianos. Cada abono tiene el suyo. Si armas el archivo días después con un solo dólar, los bolivianos de la hoja dejan de coincidir con los del extracto. La diferencia no es ganancia ni impuesto. Es un tipo de otro día.

Deja los dos números si no sabes si el ingreso usa el tipo del banco o el de otra fecha. No te quedes con el que hace cuadrar. Si la factura electrónica ya traía un tipo, ese tampoco se pisa. Queda al lado del tipo del banco. La diferencia va en su línea. No es un ajuste silencioso del honorario. Una referencia del Banco Central de Bolivia para esa fecha puede ir al lado, como referencia. El banco puede acreditar otro resultado.

No uses un tipo que te pasaron por chat como si fuera el del mes. Un tipo por día de abono. No un promedio. La factura sin abono no entra a ningún tipo. El calendario tributario avisa el vencimiento. No elige el dólar ni la tasa.

Ejemplo. El día 21 el banco acredita 22.080 bolivianos por 3.200 dólares. El día 28 acredita 4.200 bolivianos por 600 dólares. Si días después conviertes los 3.200 con otro tipo y la hoja dice 22.400 bolivianos, sobran 320 bolivianos que no entraron. Esos 320 se explican con la fecha. No se declaran como ingreso de más ni se esconden en la otra factura. Los 900 dólares siguen sin tipo.

Separa tres preguntas. El IVA del servicio es una. El impuesto a las transacciones de ese depósito, si corresponde a tu movimiento, es otra. La renta de la empresa o de la persona es una tercera. No las liquides restando gastos en dólares sin un criterio, ni apartes un solo porcentaje para las tres. Una empresa no se estima como quien factura por su cuenta.

No anotes una retención local que no existe. El cliente del exterior, en general, no retiene impuestos bolivianos. Si una plataforma descontó, identifica si es comisión y déjala en su línea. Los gastos del mes, con su factura y los bolivianos del cargo, viven aparte. Un gasto puede servir para la renta y no dar crédito de IVA. Sepáralo.

No juntes el IVA y el impuesto a las transacciones en un solo porcentaje. Aunque el mismo depósito pueda tocar las dos preguntas, no son el mismo cálculo. Si apartas una sola bolsa de dinero para los dos, el día de la declaración no vas a saber cuánto era de cada uno. Apartar caja sirve. Mezclar los nombres, no. Cada tasa se confirma en impuestos.gob.bo para tu NIT y tu régimen, en este período. El checklist fiscal mensual ayuda a ver el cruce. El número lo cierras con tu contador.

Ejemplo. Los 22.080 bolivianos del día 21 pueden mover el IVA y el impuesto a las transacciones, y aun así no se parten sin criterio la noche anterior al vencimiento. Los 4.200 bolivianos del día 28 se preguntan aparte. Los 320 bolivianos de un tipo mal elegido no son ninguno de los dos impuestos.

Prepara una hoja corta para la reunión: facturas del mes, bolivianos acreditados, lo que sigue sin cobro y dónde el tipo no coincide. El chat no reemplaza el corte. Si resumes varios cobros en un depósito, desaparecen la diferencia de tipo y el pendiente.

Aplica la misma disciplina si tienes un solo cliente. Un abono sin número de factura electrónica, o una factura sin abono, deja el mes incompleto. Las carpetas se abren para explicar una diferencia. No para rehacer la suma cada vez que alguien escribe en el grupo.

Deja fuera de esta suma, hasta el final, los clientes dentro de Bolivia. Su factura puede llevar otro tratamiento. Mezclar antes hace que el exterior herede el hábito del cliente local. Se pueden ver el mismo día. No en el mismo total. Antes del vencimiento, lo que siga abierto se dice. No se oculta.

Ejemplo. Caja del mes: 22.080 bolivianos más 4.200 bolivianos. Facturas: 3.200 dólares, 600 dólares y 900 dólares sin abono. No son la misma lista. El día que sumes facturas en dólares y depósitos en bolivianos como si fueran la misma cosa, vuelves al error de los 320 bolivianos.

Aparta bolivianos para impuestos si quieres ordenar la caja, y llama a eso reserva. No es la declaración. Si el porcentaje es el del mes pasado, dilo. Las tasas se confirman. Un estimado no alcanza para dar por exportado un servicio ni para poner el IVA en cero porque el cliente está en otro país.

Lleva el contrato, la factura electrónica y el extracto. Con eso quien firma puede decir si el tratamiento del mes se sostiene. Sin eso, un tipo de cambio prolijo no cierra nada. Los bolivianos prueban el depósito. No prueban el IVA.

Escribe las preguntas por factura, no una sola para todo el mes. ¿La factura lleva IVA u otro tratamiento? ¿Qué tipo usas para pasar esos dólares a bolivianos, el del día del abono o el que te indiquen para el ingreso? ¿El impuesto a las transacciones de este cobro se mira aparte del IVA? No llegues con un solo neto ya restado. La factura sin cobro va en la lista de lo abierto, no dentro de los bolivianos del mes.

Ejemplo. Para los 3.200 dólares preguntas el IVA, el tipo del día 21 que produjo 22.080 bolivianos y el impuesto a las transacciones, separado. Para los 600 dólares repites las tres preguntas con los 4.200 bolivianos del día 28. Los 900 dólares se dicen como pendientes. El día 28 no es el día 21.

Revisa estos cruces antes de cerrar. Cada uno confunde bolivianos, dólares o el impuesto.

No dejes el IVA en cero porque el cliente está en otro país y no tiene NIT boliviano. El país del cliente no alcanza. El SIN mira el servicio y su uso, con la norma de este período.

No conviertas todas las facturas con el tipo del día en que armas el archivo. Cada abono tiene su día. Convertir lo que sigue sin cobro inventa bolivianos que el banco no vio.

No juntes el IVA y el impuesto a las transacciones en un solo porcentaje para apartar dinero. Son preguntas distintas. Un porcentaje único tapa las dos. No partas un depósito sin criterio entre los dos impuestos la noche anterior al vencimiento.

No te quedes con el abono y pierdas el número de la factura electrónica. El banco prueba el dinero. El SIN espera el comprobante junto al ingreso. No sumes el NIT de la agencia y el tuyo porque el cliente pagó a la cuenta que estaba abierta.

Ejemplo. Convertir 3.200 dólares con un tipo posterior y obtener 22.400 bolivianos, cuando el banco acreditó 22.080, deja 320 bolivianos de más. Sumar además los 900 dólares sin cobro como si ya fueran caja agranda el error. Corrige el tipo y deja el pendiente fuera de los bolivianos.

Lleva el NIT y el régimen. Lleva el listado de facturas electrónicas con moneda, bolivianos del banco y tipo por fecha. Lleva contratos, extractos y las facturas de gastos pagados afuera. La comisión del banco va en su línea.

Lleva la referencia del Banco Central, si la anotaste, como referencia, no como liquidación. No entregues un único boliviano neto y pidas que adivinen el camino. Si usaste el tipo equivocado, explica la diferencia con las dos fechas. No la redondees.

Lleva las ventas locales en un grupo propio. La reunión puede atender los dos. Revisa primero el exterior, para que el tratamiento del cliente local no se aplique al de afuera. Deja escrito lo que sigue sin cobro. No lo conviertas para que la hoja se vea completa. Lleva también la frase que separa los impuestos: IVA por un lado, impuesto a las transacciones por el otro. Si llegas con una sola reserva de bolivianos, di que es caja reservada, no el cálculo de los dos.

Ejemplo. Lleva 22.080 bolivianos del día 21 por 3.200 dólares, 4.200 bolivianos del día 28 por 600 dólares, y 900 dólares sin abono. Si en la hoja aparecieron 22.400, lleva también esa cuenta al lado, como el tipo que no corresponde, para que se descarte con la fecha.

No des el IVA por cero solo porque el cliente está en otro país. Confirma el servicio y su uso con el SIN y con tu contador, en la norma del período publicada en impuestos.gob.bo. Hasta entonces no des el IVA por cerrado ni copies una tasa vieja.

Lleva el contrato al lado de la factura electrónica y deja la pregunta abierta. El número prueba que emitiste. Los bolivianos prueban el depósito. Ninguno de los dos prueba el tratamiento. Una factura impaga tampoco se declara en cero por estar impaga y ser del exterior. Está facturada. El banco todavía no se movió. El IVA de esa factura se pregunta igual, y el boliviano espera al día del abono.

Ejemplo. Los 3.200 dólares con 22.080 bolivianos, y los 600 dólares con 4.200 bolivianos, se preguntan con su contrato. Los 900 dólares sin abono también se preguntan. El país del cliente no alcanza para poner ninguna de las tres en cero.

Anota el tipo del día en que el banco acreditó. Si tu contador indica otro tipo para el ingreso, ese número va al lado. No borres el del banco. Una referencia oficial de esa fecha puede quedar también al lado, como referencia. La diferencia no se esconde.

No uses el promedio del mes, ni el tipo de un mensaje, ni el dólar de la mañana en que armas el archivo. La factura sin abono todavía no tiene tipo. El día que el banco acredite, anotas el tipo de ese día, no el de las otras facturas. Cada abono trae su fecha.

Ejemplo. El día 21, 22.080 bolivianos por 3.200 dólares. El día 28, 4.200 bolivianos por 600 dólares. Esos dos resultados no se promedian. Usar un solo tipo posterior fabricó, en la hoja, 22.400 bolivianos sobre los 3.200 y dejó 320 de más. Los 900 dólares esperan su propio día.

Déjalos aparte en la hoja y en la reunión. El IVA del servicio es una pregunta. El impuesto a las transacciones del movimiento es otra. Los dos se confirman para tu NIT en impuestos.gob.bo. Apartar un solo porcentaje para los dos tapa la pregunta.

No copies la hoja de otra agencia si tu régimen no los trata igual. La renta es una tercera pregunta. No la resuelvas con el mismo cálculo del IVA. Una diferencia por usar el tipo equivocado no es el impuesto. Es un error de fecha. Mientras no haya abono, una factura pendiente no alimenta el impuesto a las transacciones de un depósito que no existió.

Ejemplo. Los 22.080 bolivianos del día 21 pueden tocar las dos preguntas. Los 4.200 del día 28 también. No por eso se suman en un solo impuesto. Los 900 dólares se dicen como factura pendiente, no como bolivianos del mes. Los 320 bolivianos de más, si usaste otro tipo, tampoco son IVA ni impuesto a las transacciones.