Conciliar factura electrónica con D-104 IVA 2026

En 2026, Hacienda ve de forma creciente lo que ya autorizaste electrónicamente. Declarar un IVA que no se parece a tu FE es pedirle al sistema que te marque.

Conciliar es el ritual de hacer hablar tres fuentes: emitidos, recibidos y liquidación. Sin ese ritual, el botón de enviar en ATV se vuelve una ruleta.

Esta guía propone una secuencia semanal y un cierre pre-vencimiento. Confirma pantallas en hacienda.go.cr.

Agenda el ritual en calendario tributario.

1) Export de FE emitidos del período. 2) Export de recibidos y notas. 3) comprobantes electrónicos emitidos y recibidos o ERP. La declaración de IVA es el resumen que debe salir de ese diálogo, no un número inventado en la pantalla.

Si el ERP miente, la declaración miente. Si el export oficial miente por filtros mal aplicados, también.

Define el corte: ¿incluye notas aceptadas el día 2 del mes siguiente? Documenta la regla y aplícala igual todos los meses.

Usa checklist fiscal mensual con dueño nombrado.

Días 1-5: export y limpieza de rechazados. Días 6-10: cruce ventas y compras. Días 11-15: resolver diferencias. Después: liquidar y pagar.

No dejes la primera exportación para la víspera. Los rechazos de FE necesitan tiempo humano.

Si hay contingencia en el período, etiqueta esos comprobantes: suelen explicar huecos.

Estima pago con calculadora IVA cuando el cruce ya esté estable.

Suma de emitidos aceptados + notas netas = ventas del período para IVA (con los matices de tu régimen). Diferencias típicas: notas no aceptadas, facturas a nombre de otro cédula jurídica o física / NITE, duplicados, tickets no electrónicos cuando debían serlo.

Arma una hoja con columnas: número, fecha, cliente, gravado, exento, impuesto, estado. Filtra por período real.

Si vendes por marketplace, incorpora el reporte del canal; no asumas que el canal ya declaró por ti.

Ejemplo ilustrativo: diferencia de ₡ 25,000 por tres notas pendientes de aceptación. Se documentan y no se fuerza el envío.

El crédito fiscal vive o muere con el soporte. Recibidos sin FE válido, o con datos de tu cédula jurídica o física / NITE mal escritos, son crédito frágil.

Separa compras gravadas afectadas a operaciones gravadas versus las que no dan derecho a crédito.

Proveedores recurrentes con errores: crea una lista negra operativa hasta que corrijan.

Cruza retenciones sufridas en compras de servicios cuando aplique.

Período mal filtrado. Moneda. Notas. Anulaciones. Notas de débito. Comprobantes en contingencia. Facturas de mes anterior aceptadas tarde.

Método: una diferencia = una hipótesis = una evidencia. No "ajustes varios" de ₡ 1,000 sin explicación.

Si la diferencia es material y no se entiende, no declares a ciegas: pide ayuda.

Archiva el archivo de conciliación junto al acuse de IVA.

Excel sigue siendo válido si tiene reglas. ERP ayuda si los estados de FE se sincronizan. ATV es la verdad de la declaración, no del detalle día a día.

Evita tres Excel paralelos (ventas, compras, "el del contador") sin versión única.

Automatizar sin mirar es ceguera: revisa excepciones cada semana.

Nompli te ayuda a no olvidar el ritual; no reemplaza el cruce.

Emitidos ₡ 1,200,000. Notas crédito ₡ 40,000. Ventas netas ₡ 1,160,000. Recibidos gravados ₡ 700,000. Diferencia ERP de ₡ 5,000 por una factura rechazada reemitida: se documenta y se cierra.

Liquidación de IVA coherente con esos netos. Acuse archivado.

Tiempo invertido: dos horas semanales versus un día de pánico.

Simula con calculadora IVA.

Declarar sin incluir notas. Tomar crédito de recibidos rechazados. Mezclar períodos. Ignorar contingencias. Subir un total "redondo" que no sale de ningún export.

Si ya enviaste, prepara rectificación con el archivo de conciliación como evidencia central.

Prevención: no permitir el envío en ATV sin checklist firmado (aunque sea un check en Notion).

checklist fiscal mensual como puerta dura.

1. Período. 2. Export emitidos. 3. Export recibidos. 4. Notas. 5. Anulaciones. 6. Rechazados. 7. Contingencia. 8. ERP. 9. Exentos. 10. Retenciones. 11. Diferencias. 12. Liquidación. 13. Pago. 14. Archivo.

Sin el 14, el mes siguiente empieza perdido.

calendario tributario para fijar fechas del ritual.

Confirma en hacienda.go.cr.

Automatiza descargas y conciliaciones, pero deja una revisión humana de excepciones. Los errores sistemáticos se multiplican en silencio.

Cuando cambie el proveedor de FE, revalida el mapeo de estados.

Mide tiempo de cierre. Si supera un umbral, hay un proceso roto, no "más personas".

En San José, el cuello de botella suele ser el dueño que no delega el export semanal.

Entra por la URL oficial, busca el calendario, los instructivos del formulario que uses y los avisos de mantenimiento. Guarda capturas con fecha de lo que aplicaste ese mes.

No uses PDFs de terceros sin contrastar el año. Una guía de 2023 puede tener menús muertos.

Si hay mesa de ayuda, registra número de ticket cuando el portal falle cerca del vencimiento.

La fuente de verdad de tasas y plazos es Hacienda, no un resumen de blog (incluido este).

Separa en tu cuenta o subcuenta el estimado de impuestos. Gastar el IVA como si fuera utilidad es la forma más común de crisis el día del pago.

Revisa el estimado cada semana con ventas reales, no una vez al mes con esperanza.

apartado de impuestos existe para ese hábito.

Cuando el mes sea malo, el impuesto de un mes bueno anterior igual puede vencer: planifica liquidez.

Comercio: corte diario de FE, conciliación semanal, IVA puntual. Servicios: hitos facturados a tiempo, retenciones constadas, anual de renta sin sorpresa. Mixto: catálogo de exentos limpio.

Los tres comparten archivo y dueño del portal.

Ejemplos en ₡ son solo método.

Confirma números en hacienda.go.cr.

Nompli organiza checklist, calendario y estimados para que llegues a ATV con el mes ordenado. No emite factura electrónica, no presenta declaraciones ante Hacienda y no sustituye a tu contador.

Usa calendario tributario, checklist fiscal mensual y apartado de impuestos para apartar caja y marcar vencimientos. Las cifras oficiales las confirmas siempre en hacienda.go.cr.

Si trabajas solo, el ritual semanal de evidencias + export de FE evita el cierre de madrugada. Si tienes equipo, define un dueño del portal y un backup de clave sin compartir contraseñas por chat.

Si cada vencimiento termina en madrugada, si nadie sabe dónde está el acuse del mes pasado, si la clave de ATV vive en un chat, o si el IVA se arma sin mirar el export de FE, el proceso es frágil aunque "siempre salga".

Otra señal: rectificas más de dos veces al año por el mismo tipo de error. Eso no es mala suerte; es un checklist que no existe o que nadie cumple.

Mide tiempo de cierre y número de diferencias abiertas el día 10. Si ambos suben, rediseña antes de contratar más caos.

Usa checklist fiscal mensual como diagnóstico semanal, no solo como lista del día pico.

Crea una carpeta por período (año-mes) con subcarpetas: FE emitidos, recibidos, retenciones, liquidación de IVA, pagos y correcciones. El nombre del archivo debe incluir fecha y tipo de acuse.

Al cerrar el mes, la carpeta debe poder entregarse a un contador nuevo sin explicación oral de una hora. Si necesita WhatsApp para entenderse, está incompleta.

Guarda también bitácoras de contingencia e incidentes del emisor. Explican huecos mejor que la memoria.

Vincula la carpeta al calendario tributario del período para encontrar todo en un clic mental.

Emisión de FE, conciliación, envío en ATV y archivo son cuatro roles. Pueden ser la misma persona, pero deben ser cuatro momentos distintos en el calendario. Hacerlos todos el mismo viernes a las 23:00 es lo que produce errores.

Define un suplente para acceso y un protocolo de reset de clave. Las vacaciones no suspenden el IVA.

Si tienes equipo, escribe en una página quién autoriza notas de crédito altas y quién puede presentar declaraciones.

Nompli recuerda; la autoridad tributaria no espera a que vuelvas del feriado.

Separa en tu cabeza precio bruto, neto e impuesto. Cotizar "redondo" sin decir si incluye IVA genera reclamos y reclasificaciones improvisadas en caja.

Cuando el cliente pide desglose, tu FE y tu cotización deben coincidir. La diferencia se discute caro después.

Estima el efecto de descuentos y notas sobre el débito antes de cerrar promociones agresivas a fin de mes.

calculadora IVA ayuda a simular; no fija la tasa legal. Confirma en hacienda.go.cr.

El extracto bancario no es un libro fiscal. Cuadra cobranzas con FE emitidos y con el período de IVA. Pagos adelantados, parciales y en otra moneda necesitan etiqueta.

Si cobras por pasarela, descarga el reporte del período y cruza comisiones: la comisión no siempre es gasto deducible de renta sin soporte, y no reduce solo el IVA a ojo.

Evita mezclar cuentas personales y de negocio: Hacienda y tu yo del próximo año te lo van a cobrar en tiempo.

Aparta impuestos en apartado de impuestos apenas se confirma la venta, no cuando el banco "se vea holgado".

Esta guía es educativa para Costa Rica. No es asesoría fiscal ni un instructivo oficial de Hacienda. Alícuotas, plazos, menús de ATV y formularios cambian: confirma en hacienda.go.cr y con tu contador antes de declarar o pagar.

Los ejemplos en ₡ son ilustrativos. No uses un número de esta nota como liquidación definitiva. Nompli no opera ATV ni declara por ti.