Cómo llevar la depreciación de un activo fijo sin adivinar la tasa

La depreciación reparte el costo de un activo fijo entre los períodos en que el negocio lo usa. Si compras una silla en 800 y la usas cuatro años, no tiene sentido restar los 800 enteros el primer mes y tratar los años siguientes como si la silla no hubiera costado nada. Tampoco tiene sentido dejar los 800 intactos para siempre, como si el bien no se usara.

El reparto es un registro contable. No es un ahorro en el banco. Puedes tener depreciación en el período y no sacar dinero ese mes. Por eso es fácil olvidarla. En el cierre se nota: el bien sigue como si fuera nuevo y el resultado del año no incluye el uso de ese equipo.

Los números de los ejemplos de esta guía sirven para ver la cuenta. No son una tasa para usar en tu declaración. La vida útil y el porcentaje los confirma tu contador con la norma de tu país. Nompli no calcula esa tasa, no elige el método y no presenta el formulario. Ordena el período y el calendario. Tu parte es que la ficha tenga costo, fecha y comprobante.

Es común leer que las computadoras se deprecian en dos años, los vehículos en cinco y los muebles en diez. A veces eso se parece a la práctica de un país. A veces es un criterio contable que no coincide con el tope fiscal. República Dominicana, México, Colombia, Perú, Chile, Ecuador y el resto de la región no comparten una tabla única. Dentro de un mismo país, el régimen del contribuyente también puede cambiar la respuesta.

Si ya usaste un porcentaje «para ir avanzando», márcalo como estimado interno y pide la tasa que corresponde. Corregir un estimado es simple. Tratar ese estimado como si fuera la norma obliga a rehacer el año.

Lo que sí puedes dejar fijo, sin adivinar, es el costo y la fecha. Esos datos no dependen de una tabla. El método y el porcentaje entran cuando te los confirman. Hasta ese día, la ficha dice «tasa pendiente». Un campo vacío es mejor que un 20 por ciento sacado de un mensaje.

El método más fácil de explicar es el lineal: el mismo monto de depreciación en cada período, hasta completar la vida útil que corresponda. Si un bien costó 800 y la vida confirmada es de 4 años, el año recoge 200. Si el criterio es mensual, cada mes recoge una doceava parte de esos 200. Otra vez: es un ejemplo de la cuenta, no una instrucción para tu caso.

El ejemplo cambia si el bien no estuvo todo el año. Un equipo comprado en octubre no carga doce meses. Carga los meses que la norma permite desde que empezó a usarse. Por eso la fecha de inicio importa más que el modelo del equipo. Si lo compraste en octubre y lo pusiste a trabajar en noviembre, pregunta cuál de las dos fechas se usa. No elijas la que hace bajar el estimado.

Existen otros métodos que cargan más costo al principio o que siguen las unidades producidas. Si tu contador ya los usa en la empresa, no los cambies a mitad de año porque otro método te pareció más simple. Anota el método en la ficha cuando esté confirmado, para que el año siguiente no empiece con otra discusión.

El alta no siempre es el día del pago. Puede ser el día en que el bien quedó listo para usarse. Un equipo que pasó dos meses en una caja no se trata igual que uno que produjo desde la primera semana. Escribe las dos fechas si no coinciden y deja que el criterio oficial elija.

La baja corta el reparto. Si vendiste el bien en junio, no sigas depreciándolo hasta diciembre porque la fórmula de la hoja está estirada a doce meses. El mes de la venta, del daño o del robo cierra la ficha. Lo ya depreciado queda en el historial. Lo que faltaba no se acelera entero el último día, salvo que tu contador te indique que en tu caso corresponde otra cosa.

No des por hecho que el ejercicio va de enero a diciembre. Algunas empresas cierran en otra fecha. La hoja de depreciación usa el mismo período que el resto del cierre.

A veces se lleva una depreciación para entender el negocio y un ajuste distinto para el impuesto. No es un atajo. Aparece cuando la vida útil interna no coincide con la que acepta la autoridad. Tu contador sabe si en tu país eso se concilia en un papel aparte o si debes seguir una sola tabla.

Trabaja con un solo archivo vigente. Las versiones anteriores se guardan con fecha en el nombre, para que nadie las actualice por error. Cuando tu contador te pase el monto del año, anótalo en una columna identificada. Hasta entonces, no rellenes esa columna con una copia del estimado.

Si el bien es de uso compartido entre la casa y el negocio, primero se define el porcentaje de uso del negocio y después se deprecia esa parte. No se deprecia el cien por ciento de un vehículo familiar que también se usa el fin de semana. Esa explicación está en uso mixto.

Para cada bien del año suelen hacer falta el costo de origen, la fecha de alta, el método y la tasa confirmados, la depreciación de este período, la depreciación acumulada y el valor que queda. Si hubo una mejora, el costo cambió y hay que dejar el comprobante de esa mejora. Si hubo una baja, hace falta el documento de salida. Si falta la factura de compra, el cálculo no tiene base.

Una fila por bien. No agrupes «varios equipos de cómputo» si tienen fechas distintas. El agrupado esconde el equipo que se vendió en marzo. Actualiza la tabla con las altas y las bajas durante el año, no la noche en que hay que enviarla.

Con la tabla puedes mirar el estimado del período con más claridad. La depreciación no saca dinero del banco, pero sí mueve el resultado que estás apartando. El apartado de impuestos sirve para ordenar la caja. No es la declaración. Si un bien se vendió o se dañó, el paso siguiente es darlo de baja con fecha.

Si el bien se compró en dólares y las cuentas van en moneda local, guarda el tipo de cambio del día del comprobante junto a la factura. No uses el tipo de cambio de hoy para rehacer un costo de hace ocho meses. Esa diferencia no es depreciación. Es otra cuenta, y también la revisa tu contador. Tú evitas que el monto original cambie cada vez que abres la hoja.

El flete, el seguro y los tributos de importación pueden formar parte del costo. No los dejes fuera por ser menores. En un equipo, ese monto se reparte durante varios años. Junta los documentos y deja que tu contador indique cuáles entran al costo del bien.

Si durante el año hubo una mejora, el costo del bien cambió y la depreciación de los años siguientes puede cambiar con él. No sumes la factura de la mejora en una libreta aparte y olvides actualizar la ficha. Anota la fecha de la mejora, el monto y si el equipo siguió el mismo uso. Tu contador decide si esa factura alarga la vida útil o si una parte es reparación. Tú dejas los dos comprobantes juntos: el de la compra original y el de la mejora.

Cuando el bien se deprecia completo, no desaparece de la lista si todavía lo usas. Sigue en el inventario con valor contable agotado, o con el valor residual que indique tu contador, y sin depreciación nueva. Retirarlo de la hoja solo porque ya no genera gasto hace que el local tenga un equipo que la contabilidad no reconoce. La baja se reserva para cuando el bien sale de verdad.

Sí, si el bien está en uso y el criterio aplica. La depreciación no espera a que el equipo se vea gastado. Suspenderla «hasta que se deteriore» junta varios años en uno solo. Confírmalo con tu contador. No pauses la ficha porque el equipo se ve bien.

Se puede corregir un error. No se cambia la tasa porque este año conviene más gasto. Si la tasa estaba mal copiada, indícalo. Si el uso real del bien cambió de forma importante, también es una conversación, no un cambio silencioso en la celda. Anota la razón y la fecha.

No. Reparte un costo que ya pagaste, o que estás pagando en cuotas, para que el resultado de cada período refleje el uso del bien. El efecto en el impuesto, si existe en tu caso, se conoce cuando tu contador prepara la declaración. No gastes la depreciación como si fuera un reembolso.