Cómo dar de baja un activo fijo vendido, dañado o robado

Dar de baja un activo fijo es registrar que el bien dejó de formar parte del negocio. Puede haberse vendido, puede haberse dañado sin reparación, puede haber sido robado, donado o pasado a uso personal. En todos esos casos la ficha se cierra con una fecha, un motivo y un soporte. No se borra.

Borrar la fila esconde el bien. En el cierre, tu contador puede seguir depreciando algo que ya no existe, o preguntar por un equipo que no puedes mostrar. La baja deja la historia: qué costó, cuánto se había depreciado y cómo salió.

La fecha es la del hecho, no la de diciembre. Si lo vendiste en marzo y lo das de baja en diciembre, sobran meses de depreciación y el resultado de la venta queda en el período equivocado. Nompli no presenta la baja en ningún portal y no calcula el resultado de la venta. Te sirve para que el checklist del mes incluya esa salida. El criterio y la declaración los sigue tu contador.

La venta tiene dos partes: el bien que sale y el dinero, o el otro bien, que entra. Guarda el documento de la venta, la transferencia y, si tu régimen lo exige, la factura que debes emitir. Nompli no emite ese comprobante. Si hay que emitirlo, sale de tu sistema de facturación.

Anota el precio de venta aparte del costo original y de la depreciación acumulada. No calcules a ojo si ganaste o perdiste. Esa cuenta tiene reglas y la hace tu contador con la ficha completa. Si solo le entregas el depósito del banco, ve una entrada de dinero sin saber qué se vendió.

Si recibes otro equipo como parte de pago, no es una venta en cero. Hay un valor de salida y un valor de entrada. Pídelo por escrito. Un acuerdo verbal no tiene monto ni fecha cuando hace falta el cierre.

Si un técnico concluye que no vale la pena repararlo, deja esa conclusión por escrito. Una orden de servicio o un mensaje donde se lea que el equipo no tiene reparación sirve más que una nota que solo dice «se rompió». Agrega la foto, la fecha y qué hiciste con el equipo: se recicló, se desechó o se lo llevó el taller. Si sigue en un rincón, no está dado de baja. Está dañado y sigue en el inventario, con ese estado.

No sigas depreciándolo «mientras se decide». La ficha se detiene en la fecha del informe. Si después lo reparas y vuelve a usarse, eso se anota como una decisión nueva, no como si la baja no hubiera existido.

Si un seguro cubre el daño, el pago del seguro no se mezcla en la misma celda con el costo original. Son dos hechos: la baja del bien y, cuando llegue, la entrada del seguro. La baja no espera al cheque. El cheque se anota cuando exista.

Un robo necesita la denuncia o el documento que en tu país deje constancia. No lo sustituyas con un mensaje interno. Anota qué faltó, la serie si la tenías y la fecha en que te diste cuenta. Si no conoces el día exacto del robo, usa la fecha en que lo descubriste. No inventes un día para que la cuenta cuadre.

Un extravío sin denuncia es un soporte más débil. Tu contador te dirá si alcanza para el tratamiento fiscal. Igual cierra la ficha operativa: el bien no está y no se sigue depreciando en tu lista. Dejarlo como si siguiera en la oficina no resuelve la pregunta.

Si el equipo tenía información de clientes, la baja contable no resuelve ese problema. Cambia las claves y avisa a quien corresponda el mismo día. Es otro pendiente, con la misma fecha.

Regalar el equipo a un familiar es una salida. También lo es llevarte la laptop del negocio a la casa para uso personal. En los dos casos hay que escribir la fecha. «Se la llevó el dueño», sin fecha, no explica desde cuándo el bien dejó de usarse en la actividad.

Una donación a un tercero puede pedir un documento distinto al de una venta. No des por hecho que donar borra el costo. Guarda la constancia de quien recibe y el detalle del bien. Si hay que asignar un valor, no lo pongas tú. Lo define el criterio que te indique tu contador.

Si el equipo vuelve al negocio después de un tiempo en la casa, anota la salida y el regreso. El período en que no estuvo en uso no se rellena con depreciación atrasada.

Lo que ya se depreció forma parte de la historia del bien. Cuando das de baja, esa acumulada se conserva en la ficha cerrada, junto con el costo y el motivo de salida. Si borras también el historial, la venta parece un depósito sin explicación.

El valor que todavía no se había depreciado no se manda a una cuenta llamada varios. Forma parte del cálculo de la salida, junto con el precio de venta o con el cero de un robo. Ese cálculo lo hace tu contador. No comuniques un resultado a los socios hasta tenerlo.

Si el bien nunca se depreció porque la ficha se armó tarde, dilo. Dar de baja es el momento de ordenar, no de inventar años anteriores en una tarde. Tu contador verá si hay que corregir períodos.

Si cierras un local, pueden salir varios bienes juntos. No armes una baja grupal sin lista. Cada código indica si se vendió, si se dejó en el local o si se trasladó a otra sucursal. Lo que se muda no es una baja. Es un cambio de ubicación. Tratar el traslado como venta hace desaparecer el equipo en el archivo aunque siga en la otra dirección.

Si un comprador se lleva varios bienes por un solo precio, guarda el contrato y la lista de códigos incluidos. No repartas el precio a ojo entre las filas. Tu contador hace ese reparto con un criterio. Si un bien del lote te lo quedaste, sácalo de la lista antes de cerrar el trato.

El mismo día, retira accesos y claves de los equipos que se fueron. La baja contable no apaga una laptop que sigue conectada. Son dos tareas distintas, con el mismo motivo.

Una carpeta por salida, con el código del activo. Adentro van la ficha, la factura de compra si existe, el documento de la salida, la foto si aplica y una nota con fecha, motivo y monto cobrado, o cero. El código no se reutiliza. El siguiente equipo recibe un código nuevo.

Avisa en el mes en que ocurre, no en el cierre. Una línea que diga «este mes no hubo bajas» también es información. Cuando llegue el cierre, la lista del año ya está hecha.

Si el bien estaba financiado, la baja del activo no cancela sola la deuda. El equipo puede salir del inventario y el préstamo seguir vigente. En la carpeta deja el estado del crédito: si se pagó con la venta, si se trasladó o si continúa. Tu contador necesita las dos cosas para no dejar un bien que ya no existe o una deuda que ya se saldó. No des por cerrado el tema solo porque entregaste las llaves.

Después de la baja, revisa también los gastos que seguían ligados al bien. Un seguro, un plan de datos o un mantenimiento mensual pueden seguir cobrándose aunque el equipo ya no esté. Cancelar esos servicios no es parte del asiento, pero sí evita pagar por algo que diste de baja. Anótalo en la misma carpeta para no dejarlo suelto. Si el comprador se quedó con algún accesorio, como un cargador o una herramienta, menciónalo en la nota de salida para que no siga apareciendo en el inventario del año siguiente.

Si quieres ver cómo se venía repartiendo el costo, revisa la depreciación. Si el bien era de uso compartido, revisa uso mixto antes de cambiar el porcentaje sin dejar una nota.

Puede tener efecto en el impuesto, y no siempre es sobre el precio de venta completo. Depende del país, del régimen y de cómo estaba registrado el bien. No calcules ese efecto con una regla general. Junta el precio, el costo y la depreciación acumulada, y deja la cuenta a tu contador. El estimado del período puede cambiar. No es la declaración.

Cierra la ficha igual y escribe el pendiente: «sin denuncia» o «venta sin documento». Busca la transferencia, el mensaje donde se pactó el precio o la nota del técnico. Lo que no aparezca, no se inventa. Tu contador te dirá qué alcance tiene esa salida. Una fila borrada no responde la pregunta. La deja sin respuesta.