Cómo llenar el anexo ATS del SRI

Cómo llenar el anexo ATS del SRI es un trabajo de soporte y después de carga. El anexo transaccional simplificado resume las compras, las ventas y las retenciones del período. No se llena desde el saldo del banco ni desde lo que recuerdas haber facturado. Se llena desde los comprobantes de ese mes. Si abres el formulario del SRI con la pantalla en blanco y empiezas a tipear totales, vas a omitir una nota de crédito, vas a duplicar una factura que el sistema ya importó y no vas a poder explicar la diferencia cuando el SRI cruce la información.

Cierra el calendario al revés. La fecha de entrega del ATS depende de tu RUC, en la práctica del noveno dígito y del calendario que el SRI publica para ese período. La confirmas para este mes. Varios días antes, las tres listas ya están armadas: ventas, compras y retenciones. El día del vencimiento es para generar el archivo y cargarlo, no para pedirle al proveedor el XML que falta. Un comprobante que no está en la carpeta no entra al anexo por una cifra aproximada.

Nompli organiza el checklist, el calendario y el estimado de ese cierre. No llena el ATS, no lo carga en el SRI, no declara el IVA y no reemplaza a tu contador. Los campos que el formulario te pida ese mes y la excepción de tu régimen los confirma él. Tú llegas con las facturas casadas.

Bajas del facturador, o de la consulta del SRI, cada factura, nota de crédito, nota de débito y liquidación de compra que haya salido en el mes con tu RUC de emisor, si ese documento te corresponde. En la fila anotas identificación del cliente, tipo de comprobante, número, fecha, base y el IVA que el propio comprobante ya trae. No recalcules el IVA con una tarifa de memoria para corregir la factura dentro del anexo. Si la factura está mal, se corrige con nota o con el proceso que tu contador te indique. El ATS no es un editor de comprobantes.

Las notas de crédito restan en el mes en que las emitiste, enlazadas a la factura que modifican. No borres la factura original del mes pasado porque este mes emitiste la nota. Cada documento vive en el período de su fecha. Los comprobantes anulados no se esconden. Se marcan como anulados con el número que tenían, para que la secuencia no quede muda. Si entre dos números falta uno, lo buscas antes de sumar. Puede estar en otro punto de emisión o haber quedado a medias en el facturador.

Separas lo que no es del mes. Un cobro de esta semana por una factura de hace dos meses no mueve esa factura al ATS de hoy. La venta ya debió estar en el anexo de su período. Si no estuvo, el arreglo es decirlo y corregir ese período, no colarla ahora porque el formulario está abierto. Al pie de la lista escribes el total de bases y el total de IVA de ventas. Esos dos números son los que después tienen que conversar con el archivo que vas a cargar.

La lista de compras se arma con las facturas y notas que tus proveedores emitieron a tu RUC en el período, más los documentos que tu contador te confirme que también van. En cada fila van el RUC del proveedor, el tipo, el número, la fecha, la base y el IVA que la factura muestra. El pago por transferencia, solo, no crea una compra del anexo. Si pagaste un arriendo, una plataforma o un servicio y no hay factura a tu nombre, la fila se anota como gasto sin comprobante y se queda fuera del ATS. Sumarla porque el banco salió es la diferencia que después no vas a poder sustentar.

Revisas que el RUC sea el tuyo y que el del proveedor valide. Una factura a nombre de otra sociedad del grupo, o a nombre tuyo como persona natural cuando operas con el RUC de la empresa, no se cambia a mano en el anexo. Se pide el comprobante correcto o se deja fuera. La fecha manda el período. Si el PDF llegó el día 3 pero la factura es del mes anterior, no la adelantes para aprovechar el crédito ahora. Va al período de su fecha. Si es de este mes y el correo llegó tarde, sí entra, siempre que la tengas antes de cargar.

Las notas de crédito del proveedor restan en el mes de la nota. No devuelvas la factura original a este ATS para que la resta se vea prolija. Al pie de la lista dejas el total de bases de compras y el total de IVA de esas compras. Al lado, una lista corta de lo excluido: sin factura, de otro período, RUC que no valida. Esa lista evita que, a la hora de cargar, alguien sume un PDF que estaba en el escritorio y no en el mes.

Hay retenciones que tú practicaste a tus proveedores y retenciones que tus clientes te practicaron a ti. No son el mismo grupo, aunque las dos usen la palabra retención. Para las que tú emitiste, la fila nace del comprobante de retención: a quién, sobre qué factura, fecha, base y valor retenido que el comprobante ya trae. No calcules un porcentaje nuevo en la hoja para mejorar el número. Si el comprobante de retención no existe, esa retención no entra al anexo. Un descuento que hiciste en la transferencia sin comprobante es un pago incompleto, no una retención declarada.

Para las que te practicaron, guardas el comprobante que el cliente emitió, casado con tu factura. Si el cliente dijo que te retuvo y no te manda el documento, la venta sigue en la lista de ventas por el total facturado y la retención queda pendiente, fuera del anexo, hasta que el soporte llegue. No completes el valor retenido con lo que el contrato prometía. Cuando el comprobante llega en un mes posterior, no reescribes la factura. Tu contador te dice en qué período entra esa retención. Tú no la mudas de carpeta para que este ATS se vea más bajo.

En la hoja, las retenciones tienen columnas propias. No las restes en silencio de la base de la venta ni de la compra. El anexo pide los hechos por separado y el cruce se rompe cuando un solo número esconde dos. Si un comprobante de retención no coincide con la factura en el RUC o en el monto, la fila se marca y no se fuerza. O se corrige el comprobante, o se queda fuera hasta que cuadre.

Con las tres listas cerradas recién decides cómo cargas. Hay contribuyentes que generan el ATS en XML desde el facturador o desde el sistema contable, y hay quienes completan el formulario que el SRI ofrece en línea. Usas el camino que tu contador ya dejó definido para tu RUC. No armes un XML a mano editando texto si no sabes el formato que el SRI valida este mes. No rellenes casillas de memoria. El archivo o el formulario tienen que salir de las filas que ya cuadraste. Si tu sistema importa los XML de las facturas, igual revisas que la importación traiga el mes completo y no solo lo que el correo alcanzó a bajar.

No inventes códigos de casilla ni los copies de un anexo viejo. Los nombres de los campos cambian y no todos los RUC ven el mismo detalle. Completas lo que la pantalla o el validador te piden con el dato que ya está en la factura: identificación, tipo y número de comprobante, fecha, bases e impuestos que el documento trae. Si un campo no lo entiendes, no pongas cero para que el botón se habilite. Cero es un dato. Un campo que no aplica se deja como tu contador te indique, no como el formulario se vea más fácil.

Antes de generar el archivo definitivo, confrontas tres totales del sistema contra tres totales de tu hoja. Ventas. Compras. Retenciones. Si uno no da, no redondees el XML. Vuelves a la lista y buscas el comprobante faltante, el duplicado o la nota de crédito que entró dos veces. Recién cuando los tres conversan, guardas el archivo con el nombre del período y del RUC. Un archivo llamado ats final, sin mes, se confunde con el del período anterior y se carga el que no es.

El cruce es una lectura, no un trámite distinto. Tomas el total de ventas del ATS y lo pones al lado del total de tu lista de ventas. Haces lo mismo con compras y con retenciones. Si emitiste comprobantes electrónicos, el cruce incluye que cada factura de la lista tenga su XML o su clave de acceso identificable, para que no declares un PDF que el SRI no tiene. Si falta el XML de una factura que sí emitiste, lo bajas del facturador antes de cargar. No des por bueno el total si una fila dice pendiente.

Entras al SRI en línea con tu clave, eliges el período correcto y cargas el archivo o completas el formulario en esa vía. Revisas el período en la pantalla antes de confirmar. Cargar el ATS de marzo en la casilla de abril no se arregla con el nombre del archivo. Guardas el comprobante de la carga, el acuse o la constancia que el SRI te muestre, dentro de la carpeta del mes, junto con el XML y las tres listas. Sin ese acuse, no puedes probar que cargaste, aunque el archivo exista en tu computador.

Si el validador rechaza el archivo, lees el mensaje y corriges la fila que señala. No subas el mismo archivo otra vez esperando que pase. Los rechazos típicos son un RUC mal escrito, un comprobante repetido o un total que no cierra con el detalle. Vuelves a la lista, corriges, generas de nuevo y cargas el nuevo. El rechazado no se queda como versión oficial. Se archiva marcado como rechazado para no volver a subirlo por error.

La carpeta del ATS lleva el RUC, el mes y cuatro grupos. Ventas. Compras. Retenciones. Acuse de carga. Cada comprobante se nombra con fecha, identificación de la contraparte y número. Una carpeta llena de archivos llamados factura no te sirve cuando el SRI te pide uno. La hoja de excluidos va en la primera página, para que tu contador vea lo que dejaste afuera antes de preguntarte por qué el IVA no coincide con el anexo.

El ATS no reemplaza la declaración de IVA ni la de retenciones, si esas te tocan por separado. Tiene que poder leerse junto con ellas. Si el IVA del mes dice un débito y el ATS dice otras ventas, paras y unificas antes de presentar lo que todavía no está presentado. No cargues el anexo a sabiendas de que la declaración dirá otra cosa porque el reloj aprieta. El cruce entre los dos es exactamente lo que después te piden explicar.

Mira la fecha de tu noveno dígito en el calendario tributario y recorre el checklist fiscal mensual antes de dar por cerrado el mes. Si quieres el calendario y la lista guardados, los planes de Nompli organizan eso. La carga en el SRI la haces tú o la hace tu contador. El anexo queda listo cuando los totales de la hoja, del archivo y del acuse son el mismo mes.

Puedes abrir el SRI. No conviene cargar mientras esa factura siga en la lista como pendiente. Si la emitiste tú, bájala del facturador. Si te la emitió un proveedor, pídesela con el número y la fecha en el mensaje. Si el día del vencimiento no llega, tu contador te dice si esa compra se queda fuera de este ATS, no si inventas el detalle. Dejarla fuera es un cierre honesto. Inventar el número del comprobante para que el archivo valide es un dato falso. Cuando el XML aparezca, se incorpora por el camino que corresponda a ese período, no se pega en el mes que tengas abierto.

Una venta tuya sin XML es más urgente, porque el comprobante salió de tu RUC. No la omitas para que el anexo cuadre con lo que alcanzaste a descargar. La buscas hasta encontrarla o hasta dejar el hueco escrito con el número que falta.

No entra como compra del anexo. El efectivo explica cómo salió la plata. No crea un comprobante. Si el proveedor puede emitirte la factura con fecha de la operación y a tu RUC, esa factura sí se evalúa para el período que le corresponde. Si no hay factura, la fila vive en tu control de caja como gasto sin soporte y no en el XML. Poner un RUC cualquiera y un número inventado para no dejar la compra afuera es peor que omitirla. El SRI no necesita que tu anexo explique cada salida del banco. Necesita que lo que declares exista.

Lo mismo pasa con un pago de nómina, un impuesto o un préstamo. No todo egreso es una compra del ATS. Si dudas si un documento entra, lo separas y se lo preguntas a tu contador con el PDF al lado. No lo sumes en compras mientras tanto.

Van en el mismo anexo solo en el sentido de que el período tiene un solo archivo. En tu soporte van separadas. Las que tú emitiste salen de tus comprobantes de retención, atadas a las compras o a los pagos que retuviste. Las que te emitieron tus clientes salen de los comprobantes que ellos te mandaron, atadas a tus ventas. Si las sumas en una sola bolsa llamada retenciones del mes, no vas a poder cruzar ni con las compras ni con las ventas, y un error de un lado se esconde en el otro.

Si todavía no te llega el comprobante del cliente, esa retención no se adelanta. La venta permanece por el valor facturado. El día que el soporte exista, se agrega donde tu contador te diga, sin reescribir la factura original.

No. Las listas y el cruce sirven para que tú o tu contador generen el XML o completen el formulario y lo carguen en el SRI con su clave. Pasar los PDF no mueve el acuse. Si el validador rechaza, se corrige la fila en la lista y se vuelve a generar. No se insiste con el mismo archivo. El anexo cargado tampoco presenta por sí solo el IVA del mes. Si esa declaración te toca, se cuadra contra los mismos totales antes de enviarla.

Un ATS ya aceptado no se vuelve a cargar porque encontraste una factura suelta, sin mirar si corresponde rectificar. Esa decisión es de tu contador, con el período y el comprobante en la mano.