Como consultar pendências fiscais no e-CAC

Como consultar pendências fiscais no e-CAC é a pergunta de quem quer ver, antes do prazo, se o CNPJ tem débito, intimação ou alguma entrega em aberto. Não é uma certidão pronta. É a consulta dentro do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.

O endereço que a Receita divulga é o cav.receita.fazenda.gov.br. As telas mudam de nome. O que não muda é o cuidado: um CNPJ por sessão. O e-CAC não entrega um lote com a carteira inteira.

Para o escritório entrar no lugar do cliente, a via é a procuração eletrônica. Sem ela, a consulta é do próprio contribuinte, com a conta gov.br dele. Não use o seu acesso para 'dar uma olhada' no CNPJ de outro.

Pendência aqui significa o que o portal mostrar naquele dia: situação fiscal, mensagens da caixa postal, débitos. Não invente um status que a tela não trouxe.

O acesso passa pela conta gov.br. A Receita pede nível de confiabilidade compatível com o serviço, em geral prata ou ouro para as funções mais sensíveis. Se a conta do cliente está no bronze, o primeiro passo é subir o nível, não insistir na senha.

Com procuração, você escolhe o outorgante certo antes de abrir qualquer relatório. Confira o CNPJ no topo da tela. O erro clássico é gerar o PDF do cliente anterior porque a sessão continuou aberta.

Se a procuração venceu, o sistema recusa. Não peça ao cliente a senha pessoal para contornar. Renove a procuração. A consulta fica no nome de quem tem poderes.

Feche a sessão ao terminar. Dois e-CACs abertos no mesmo navegador trocam o CNPJ sem avisar.

Comece pela caixa postal. Intimação que ninguém leu vence do mesmo jeito. Anote a data da mensagem e o assunto, e baixe o teor se o portal permitir. 'Não tinha nada' só vale se você abriu a caixa nesse dia.

Depois, o relatório de situação fiscal. Ele reúne pendências de cadastro, débitos e omissões que a Receita estiver exibindo. Salve o PDF com o CNPJ e a data no nome do arquivo. Amanhã o relatório pode ser outro.

Se aparecer um débito, não parcele no escuro. Veja o tributo, o período e se já existe processo. O relatório aponta. A decisão de pagar, parcelar ou impugnar é do caso, com o documento na mão.

Cadastro desatualizado também é pendência. Um CNAE ou um endereço velho não é 'só cadastral' quando trava uma certidão na semana do contrato.

Monte a lista dos CNPJs que têm procuração válida. Quem está sem procuração entra numa coluna à parte, para o cliente consultar ou para regularizar o acesso. Não finja que foi consultado.

Um horário fixo na semana evita a surpresa de sexta. A caixa postal não espera o fechamento. Uma mensagem de terça lida na segunda seguinte já pode estar fora do prazo.

Registre em uma linha: CNPJ, data da consulta, se havia mensagem, se havia débito, e o nome do PDF. O revisor não deveria reabrir o e-CAC para saber o que você viu.

Se o relatório for longo, não resuma como 'ok'. Copie o código ou o período da pendência. 'Ok' não se defende depois.

Não substitui a certidão negativa, quando o cliente precisa do documento para um banco ou uma licitação. A certidão é outro pedido, com o seu próprio resultado.

Não mostra, sozinha, o movimento do estado ou do município. ICMS e ISS podem estar na SEFAZ ou na prefeitura. O e-CAC é a Receita Federal. Se o caso é estadual, abra o portal estadual também.

Não corrige a pendência. Consultar é o diagnóstico. Pagar, retificar ou responder à intimação é o passo seguinte, no canal que a própria mensagem indicar.

Não aceite print sem data. O PDF do relatório, com o dia em que foi gerado, é o que fica na pasta.

Leia o texto inteiro antes de avisar o cliente. Uma mensagem de 'regularize' pode ser cadastro, débito ou malha. O assunto muda o que você pede de documento.

Separe o que vence esta semana do que é só informativo. O cliente não precisa de cinco assuntos no mesmo áudio. Precisa do prazo que está correndo.

Se for intimação, guarde o dia em que você tomou ciência. O prazo conta a partir da regra daquela mensagem, não a partir do dia em que o sócio leu o WhatsApp.

Não prometa que 'dá para resolver amanhã' se o relatório pede um documento que o cliente ainda não trouxe. Diga o que falta.

Dá para consultar vários CNPJs de uma vez? Não há um lote nativo para a carteira. É um outorgante por vez. Ferramenta paralela não substitui a sessão oficial.

O sócio pode entrar com o CPF? Depende do que a procuração e o gov.br permitem para aquele papel. Na dúvida, use a procuração do escritório ou o acesso do próprio CNPJ, e confira o CNPJ na tela.

Pendência no e-CAC significa que o imposto está errado? Significa que a Receita está apontando algo naquele relatório. Pode ser débito, omissão ou cadastro. O número se confirma no documento, não no susto.

A consulta sem registro vira 'acho que olhei'. Padronize uma ficha curta por CNPJ: data, quem entrou, se a procuração estava válida, se a caixa postal tinha mensagem nova, se o relatório de situação fiscal mostrou débito ou omissão, e o nome do PDF salvo.

Se havia mensagem, copie o assunto e a data de ciência na ficha. O PDF fica na pasta, mas a ficha é o que a equipe lê na segunda de manhã sem abrir dez arquivos. Um assunto por linha. Três intimações não cabem num 'ver caixa'.

Se havia débito, anote o tributo e o período que o relatório mostra, não uma interpretação. 'DARF em atraso de março' só entra na ficha se o relatório disser isso. Se disser outro código, escreva o código.

Compare com a ficha da semana anterior. Pendência que continua leva a palavra 'permanece' e a data em que apareceu pela primeira vez. Pendência que sumiu leva 'não consta mais' e a data de hoje. Assim você não cobra de novo o que já saiu, nem esquece o que ficou.

Cliente sem procuração não recebe a mesma ficha com campos em branco. Recebe uma linha: sem acesso, pedido de procuração enviado em tal dia. Na próxima semana você vê se o acesso chegou. Não marca como consultado.

Quando a pendência exigir resposta, a ficha ganha o prazo e o responsável no escritório. Sem responsável, a mensagem fica na caixa de todo mundo e na prática na de ninguém.

No fim do mês, as fichas com prazo vencendo na semana seguinte sobem para o topo da carteira. O e-CAC premia quem leu cedo. A ficha existe para que a leitura não dependa de você lembrar o CNPJ.

Por CNPJ: procuração vigente, último relatório de situação fiscal, mensagens baixadas e a linha do que você fez com cada uma. Sem a procuração, o relatório de outro acesso não deveria estar nessa pasta.

Se não havia pendência, guarde mesmo assim o relatório do dia. 'Não tinha' sem PDF é memória. Com PDF, é consulta.

Na semana seguinte, compare com o relatório anterior. Pendência nova se destaca. Pendência antiga que sumiu também: anote que saiu, para ninguém cobrar de novo.

Mais guias no blog de contadores e em para contadores. A consulta é no e-CAC, um CNPJ por vez, com o relatório guardado.

Se o relatório sair longo, não arquive só a primeira página. Pendência de página dois é pendência. Role até o fim, salve o arquivo completo e, na ficha, diga quantas páginas tinha. 'Vi o começo' não conta como consulta.

Quando a procuração está no nome do escritório e o sócio também entra com o CPF dele, combinem quem lê a caixa postal. Duas pessoas lendo sem avisar uma à outra geram resposta duplicada ou, pior, prazo perdido porque cada um achou que o outro tinha visto.

No fechamento do mês, uma passada curta nos CNPJs que tiveram mensagem basta para saber o que ainda está aberto. Não precisa reabrir todo o e-CAC se a ficha da semana está completa e o PDF está na pasta. Reabre quando a ficha disser que o prazo é esta semana.

Se o cliente pedir uma certidão no mesmo dia da consulta, trate como outro passo. O relatório de situação fiscal mostra o que havia naquela hora. A certidão é um documento com validade própria, pedido no canal da Receita, e não sai automaticamente porque você leu o e-CAC. Guarde os dois, se os dois existirem, e não use um no lugar do outro.