Cómo cancelar un CFDI en el SAT: motivos, plazo y acuse

Saber cómo cancelar un CFDI en el SAT empieza por el UUID, no por el PDF que tienes en el correo. Localizas el folio fiscal de 36 caracteres, confirmas que el estatus sigue vigente y solo entonces eliges el motivo de cancelación. Si el comprobante se emitió con un error que vas a sustituir, el motivo no es el mismo que si la operación nunca se realizó. Si el monto o el tipo de comprobante exigen aceptación del receptor, la cancelación no termina cuando tú envías la solicitud: termina cuando el estatus cambia y tú descargas el acuse. Hasta ese momento el CFDI sigue existiendo para efectos prácticos y no lo borres de tu carpeta como si ya no contara.

El trabajo de hoy es operativo. Identificas el folio, eliges la clave de motivo, armas el UUID de sustitución cuando el motivo lo pide, miras en el portal si hay aceptación de por medio, vigilas el plazo y guardas el acuse con el XML. No reescribes aquí la contabilidad del mes ni presentas una declaración complementaria por tu cuenta. Si ese CFDI ya entró en una declaración, en una póliza o en un cruce con tu cliente, el acuse se lo entregas a tu contador para que él decida el efecto.

Nompli organiza el checklist, el calendario y los estimados. No timbra, no cancela, no declara, no presenta y no reemplaza a tu contador. La solicitud de cancelación se hace en el portal del SAT o en el servicio de cancelación de tu proveedor de certificación, con tu e.firma o el medio que ese canal te pida.

Saca el XML del comprobante, no solo la representación impresa. El folio fiscal está en el XML y también se ve en el PDF, pero el archivo que vas a conservar es el XML porque es el que el SAT reconoce. Copia el UUID completo, con guiones, sin cortar el último bloque. Entra al portal del SAT, en la consulta o en la opción de cancela y recupera tus facturas, o abre el mismo folio en el sistema de tu PAC si por ahí vas a cancelar. El primer dato que anotas es el estatus actual. Si ya dice cancelado, no vuelvas a solicitar nada: descarga el acuse que falte y cierra el caso. Si dice no encontrado, revisa que hayas copiado el UUID y que estés entrando con el RFC emisor correcto.

En la misma pantalla anota RFC emisor, RFC receptor, fecha de emisión, total y tipo de comprobante. Esos cinco datos te evitan cancelar el folio equivocado cuando tienes varias facturas del mismo cliente el mismo día. Si el comprobante es de nómina, de traslado, de pago o de egreso, escríbelo también, porque el motivo y la aceptación no se comportan igual que en un ingreso. No canceles un CFDI de pago solo porque la factura de ingreso salió mal, ni al revés. Cada UUID se revisa solo.

Si no encuentras el XML, pídeselo a quien timbró antes de capturar el UUID de memoria. Un carácter mal copiado te lleva a otro folio o a un error que te hace perder la tarde. Cuando el portal te muestre el comprobante y el total coincida con el que quieres cancelar, recién ahí pasas al motivo.

El catálogo que el SAT te muestra al cancelar trae claves, y tú eliges una, no una frase libre. La clave 01 se usa cuando el comprobante se emitió con errores y existe una relación con otro CFDI, normalmente el que lo sustituye. La clave 02 se usa cuando hay errores y no se relaciona con otro comprobante. La clave 03 se usa cuando la operación no se llevó a cabo. La clave 04 se usa cuando se trata de una operación nominativa relacionada con una factura global. Lee las cuatro en la pantalla del año en que estás cancelando, porque el texto que muestra el portal es el que vale. No elijas la 01 por costumbre si no tienes el UUID del comprobante nuevo, y no elijas la 03 si la operación sí se hizo y lo único que falló fue un dato.

Si el error es de RFC del receptor, de importe, de uso o de forma de pago y vas a emitir el comprobante correcto, el camino usual es la clave 01 y, en el CFDI nuevo, la relación de sustitución con el UUID que vas a cancelar. El comprobante nuevo se timbra en tu sistema de facturación o con tu PAC, no en una hoja de cálculo. Anota ese UUID nuevo antes de enviar la cancelación, porque la clave 01 te lo va a pedir. Si todavía no existe el comprobante bueno, no dispares la cancelación a ciegas. Primero deja el sustituto timbrado y vigente, después cancelas el malo, salvo que tu contador te indique otro orden para ese caso concreto.

Si la venta no ocurrió, no hubo entrega y no hubo pago que deba quedar facturado, la clave que suele corresponder es la 03, y no hace falta un UUID de sustitución. Si el cliente te pidió factura con sus datos y tú ya habías emitido un comprobante al público en general, el caso puede ser la clave 04, siempre que la pantalla te la ofrezca para ese folio. Ante la duda entre dos claves, no adivines. Le mandas a tu contador el UUID, el error concreto y las dos claves que estás dudando. Una clave mal elegida se queda impresa en el acuse.

No todas las cancelaciones esperan un sí del cliente. El propio trámite te dice si esa solicitud queda sujeta a aceptación del receptor. Si no la pide, no le escribas al cliente para que acepte algo que el sistema no está esperando. Si la pide, la cancelación entra en un estado de espera y el receptor tiene que aceptar o rechazar por su buzón tributario o por el canal que el SAT le muestre. Tú, del lado emisor, anotas la fecha y la hora en que enviaste la solicitud y el estado que apareció en ese momento, para no dar el folio por cancelado solo porque ya apretaste el botón.

El plazo que tiene el receptor para contestar es el que muestra el SAT en esa solicitud, no un número de días que recuerdes de un año anterior. Las reglas se han ajustado y el portal es el que te dice hasta cuándo puede responder. Avísale al cliente con el UUID, el total y el motivo, y pídele que resuelva dentro de lo que el sistema le está marcando. Si rechaza, el CFDI sigue vigente. No emitas otro por el mismo concepto como si el primero ya no existiera. Hablas con tu contador: o corrigen el camino, o documentan por qué el receptor no aceptó.

Si el receptor no contesta, no declares tú mismo que hubo aceptación ficta salvo que la pantalla cambie el estatus y lo diga. Entra de nuevo, lee el estado y actúa sobre lo que dice ese día: cancelado, en proceso o rechazo. Mientras diga en proceso, el comprobante no está cancelado y tu cliente todavía puede verlo vigente.

Antes de enviar, confirma que ese UUID todavía se puede cancelar. El portal, si el folio está fuera de tiempo, no te deja terminar el trámite o te marca el impedimento. La regla general vive en el Código Fiscal y en la resolución miscelánea del ejercicio, y tu contador es quien te dice si este comprobante, por su fecha y por el hecho de haber entrado o no en una declaración, sigue dentro de la ventana. No copies un plazo de días de un blog viejo. Hay folios del mismo año que todavía se cancelan y folios de un ejercicio anterior que ya no, o que solo se cancelan en un supuesto concreto ligado a la declaración anual.

Si el CFDI es de un mes ya declarado, no lo canceles y sigas como si la declaración no existiera. Anota el período en el que entró, junta el acuse si logras cancelar y entrégaselo a tu contador para que él vea si hace falta un complemento, una corrección o simplemente el registro del efecto. Cancelar sin avisarle es la forma en que el IVA o el ISR del mes dejan de cuadrar con los XML que él tenía.

Si el botón de cancelar no aparece, no busques un atajo en otro RFC ni en otra cuenta del PAC. Captura la pantalla, anota la hora y la leyenda, y esa es la evidencia de que el plazo o el supuesto no te dejó avanzar. Con eso tu contador te dice el siguiente paso, que puede ser no cancelar y documentar el error de otra manera.

Cuando el estatus diga cancelado, descarga el acuse de cancelación en ese momento. No te quedes con la leyenda en pantalla. El acuse es el archivo que demuestra motivo, fecha de cancelación, UUID y el resultado del trámite. Guárdalo junto con el XML original, la representación impresa y, si usaste la clave 01, el XML del comprobante que sustituye. En el nombre de la carpeta pon el UUID y la palabra cancelado, para que dentro de un año no lo confundas con un folio vigente. Si el trámite pasó por aceptación del receptor, guarda también la constancia de esa aceptación si el portal te la ofrece por separado.

En el checklist fiscal mensual deja cerrada la tarea solo cuando el acuse esté en la carpeta, no cuando enviaste la solicitud. Si la cancelación cambia un estimado de IVA o de ISR del mes, anótalo en el calendario tributario como pendiente de tu contador, no como declaración hecha. El seguimiento de esos pendientes cabe en los planes. Tú no marques el folio como cancelado en tu control interno si el XML y el acuse no están los dos guardados.

Revisa al día siguiente, o cuando el portal refresque, que la consulta pública del UUID siga diciendo cancelado. A veces la pantalla del trámite y la consulta tardan en verse igual. Si al consultar vuelve a decir vigente, no archives el caso. Vuelve a entrar y, si hace falta, tu contador retoma el folio con el acuse que sí alcanzaste a bajar.

Si vas a emitir el CFDI correcto y relacionarlo con el que tiene el RFC mal, el motivo que normalmente corresponde es el de comprobante emitido con errores con relación, la clave 01, y en el comprobante nuevo tiene que ir el UUID del que vas a cancelar. No uses la clave de operación no realizada si la venta sí existió y el único defecto es el RFC. Tampoco uses la clave sin relación si ya tienes el sustituto, porque el acuse quedaría contando una historia distinta de la que muestran los dos XML.

Antes de cancelar, confirma con tu contador que el comprobante nuevo ya está timbrado, que el receptor es el correcto y que el total y el concepto quedaron como deben quedar. Si cancelas primero y el nuevo falla al timbrar, te quedas sin factura de una operación que sí ocurrió. El orden práctico, salvo que él te diga otra cosa, es timbrar el bueno, anotar su UUID y después cancelar el malo con la clave 01.

Sí, cuando el trámite quedó sujeto a aceptación. El receptor puede rechazar, y en ese caso el CFDI permanece vigente. No lo des de baja en tu control, no dejes de considerarlo y no le pidas a tu cliente que ignore un folio que el SAT sigue mostrando. El rechazo se atiende: o se aclara el motivo y se vuelve a solicitar si aún estás en plazo, o se documenta por qué no se va a cancelar.

Si el portal no pidió aceptación, no hay un rechazo del receptor que esperar. El resultado lo ves en el estatus y en el acuse. Si pidió aceptación y el cliente no contesta, vuelves a consultar dentro del plazo que la propia solicitud muestra. No des por cancelado un folio en proceso. La carpeta se cierra con el acuse, no con el correo en el que le avisaste.

Depende de la fecha del folio y de la regla vigente cuando lo intentas, no de las ganas de corregir un año viejo. Abre el UUID en el portal. Si el sistema te deja iniciar la cancelación, igual páusala un momento y enséñale el folio a tu contador, porque un CFDI de un ejercicio ya declarado puede arrastrar un efecto en la anual o en el mes en que se acumuló. Si el sistema no te deja, esa negativa es tu respuesta: fuera de plazo o fuera de supuesto, y no se fuerza por otro canal.

No uses la fecha de hoy para decidir. Usa la fecha de emisión del XML y el ejercicio en el que se declaró. Lleva esos dos datos, más el motivo que querrías usar, y tu contador te dice si todavía hay ventana o si la corrección se hace por otra vía, sin cancelar.

No. El acuse prueba que el trámite de cancelación ocurrió, con su motivo y su fecha. El XML sigue siendo el comprobante, ahora con un estatus de cancelado que debes poder mostrar. Guardas los dos. Si usaste sustitución, guardas además el XML nuevo. Con solo el acuse, dentro de seis meses no vas a poder explicar qué se facturó, a quién y por qué se canceló.

Tampoco sustituyas el acuse por una captura de pantalla suelta, salvo como apoyo mientras el archivo baja. El archivo del acuse es el que va a la carpeta del UUID. Si el portal te ofrece PDF y un archivo descargable, quédate con lo que el propio SAT te da en ese trámite y anota la fecha en que lo descargaste.