Checklist de cierre anual de activos fijos para tu contador

Este checklist reúne lo que tu contador necesita para revisar los activos fijos del año. No llena formularios de la DGII, el SAT, la DIAN, la SUNAT ni de ninguna otra autoridad. Ordena los hechos: qué entró, qué salió, qué sigue en el local y qué está en duda.

Si la lista se actualiza durante el año, el cierre es una revisión. Si no se actualiza, diciembre se usa en buscar facturas y en recordar qué equipo se vendió. Conviene dejarla lista unas semanas antes, con una fecha de corte.

Nompli te recuerda el calendario y el estimado del período. No presenta la declaración, no emite comprobantes y no reemplaza a tu contador. El checklist es la información. La norma la aplica quien prepara el cierre.

Revisa las compras del año, no solo las que recuerdas como equipo. Incluye tarjeta, transferencias y proveedores habituales. Cada bien que dure más de un año y no sea mercancía es un candidato. Si ya se acordó con tu contador que esa compra es gasto, deja una nota de una línea. Si no se decidió, va a dudas.

De cada alta guarda la factura, la fecha de uso, el costo con flete si lo hubo, la serie o una foto, y la ubicación. Si se pagó en cuotas, el contrato del financiamiento va al lado. La cuota mensual no es el alta. Si el bien se importó, junta el flete y los papeles de entrada.

No dejes fuera noviembre y diciembre porque el cierre está cerca. Esas semanas concentran compras de equipo. El criterio para clasificarlas está en gasto o activo fijo.

Pregunta en el local qué se vendió, qué se dañó, qué se regaló y qué no aparece. Cada salida tiene fecha y documento, aunque el documento sea una nota que dice que todavía no hay denuncia. Borrar la fila no es una baja. El detalle está en dar de baja un activo.

Cruza las bajas con la depreciación. Si un bien salió en mayo, no debe seguir depreciándose hasta diciembre en tu hoja. Si sigue, es un error de la fórmula. Corrígelo antes de enviar el paquete.

Si hubo venta, el precio cobrado va en la carpeta, separado del costo. Si hubo un seguro, el pago también, aunque haya llegado después. Tu contador arma el resultado. No le entregues solo el depósito.

Recorre el local con la lista del año anterior. En cada fila indica si viste el bien, si no está o si está en casa de alguien. Una foto evita discutir después si es el mismo equipo. El método del recorrido está en el inventario de activos.

Los equipos en casa de socios o empleados se confirman con una llamada. No des por hecho que siguen ahí porque el año pasado sí. La gente se muda y el equipo se queda.

Lo que está dañado en un rincón no es alta ni baja. Es un estado. Esta semana se decide si se repara, si se mejora o si se da de baja. Dejarlo pendiente repite el mismo hueco del cierre anterior.

Separa los pagos a talleres y a obras en dos grupos. Reparación: el trabajo devolvió el bien al estado en que estaba. Mejora: el trabajo le agregó capacidad o vida útil. Si el informe del técnico no lo dice, pídelo ahora. En el cierre el taller ya no recuerda el detalle.

Las obras en un local alquilado se entregan con el contrato de alquiler. Sin la cláusula de mejoras, la factura de la obra está incompleta para el criterio.

No sumes todas las reparaciones del año en un solo monto para tratarlas como un activo nuevo. Son trabajos distintos, de bienes distintos. Una línea por trabajo.

Identifica la laptop, el celular, el vehículo y cualquier bien que también se use en la casa. Al lado, el porcentaje del año y la nota de cómo se midió. Si no se midió, no inventes un 80 el día del cierre. Mide un mes real o deja el campo pendiente, para que no parezca cerrado.

Si el porcentaje cambió a mitad de año, hay dos tramos. No entregues un promedio que nadie vivió. La ficha está en uso mixto.

El seguro, el combustible y el plan del teléfono no van en esta lista de activos. Van en gastos. Puedes anotar una remisión: «están en gastos, con el porcentaje indicado». Meterlos aquí mezcla las dos revisiones.

Cuando la lista esté revisada, envía un solo mensaje. En el texto indica cuántas altas hubo, cuántas bajas, cuántos bienes están sin factura y cuántos usos mixtos no tienen medición. El detalle va en el archivo, no en párrafos sueltos. Escribe qué necesitas que te confirmen: la tasa de los bienes nuevos, el tratamiento de una mejora y si una venta del año tiene efecto en el impuesto.

Pon una fecha de corte. Por ejemplo: información al 30 de noviembre; las compras de diciembre se envían el 5 de enero. Si después entra un equipo, es un anexo de una línea, no un paquete nuevo que reemplaza al anterior.

Guarda la respuesta de tu contador junto a la tabla. Esa respuesta es la base del año siguiente: tasas, compras que quedaron como gasto y bajas a las que les faltó un papel. Sin ese mensaje archivado, el próximo cierre repite las mismas preguntas.

No hace falta una tasa sacada de un artículo. No hace falta valorar los equipos a precio de mercado para que el balance se vea más alto. No hace falta reconstruir facturas. No hace falta presentar la declaración desde el estimado. Si falta un dato, se marca. El número oficial lo pone quien conoce la norma de tu país.

Tampoco hace falta cambiar de hoja de cálculo la semana del cierre. Si la lista está clara, alcanza. Pasar la información a otro formato en diciembre crea dos listas. Si el año siguiente quieren otro sistema, se migra con la tabla ya confirmada.

Al terminar, anota qué quedó pendiente y quién lo sigue: una baja sin denuncia, una factura pedida al proveedor, un porcentaje sin medir. Esas tareas tienen responsable y fecha. Nompli puede recordarte esa fecha en el calendario. No cierra el pendiente ni lo envía a la autoridad.

Con las tasas ya confirmadas, puedes ver el efecto en el estimado y ordenar la caja con el apartado de impuestos. Si la tasa sigue pendiente, no rellenes la depreciación con un porcentaje de internet. Deja la duda visible. Un estimado con un hueco es mejor que uno completo y incorrecto. La cita del próximo recorrido puede quedar en el calendario, en noviembre, no el último día del año.

Antes de enviar, recorre la lista una vez más con tres preguntas por fila. ¿El bien sigue en el negocio? ¿El comprobante está en la carpeta? ¿La fecha de alta o de baja es la del hecho y no la del día en que armaste el archivo? Si una respuesta es no, esa fila se marca. No la completes para que el archivo se vea parejo. Tu contador puede trabajar con una lista así. No puede trabajar con una lista que esconde lo que falta.

Si el año tuvo pocas compras, el checklist igual se envía. «No hubo altas ni bajas, y el recorrido confirma los mismos bienes» es un cierre válido. El silencio no significa que no pasó nada. Significa que nadie lo dijo. Esa frase corta le ahorra a tu contador una semana de preguntas.

Incluye también los bienes que están completamente depreciados y siguen en uso. Siguen en la lista, sin depreciación nueva, hasta que se vendan o se den de baja. Omitirlos porque «ya no afectan el impuesto» deja el inventario incompleto. Tu contador necesita verlos para saber que no se perdieron. Una línea con el código, la ubicación y la nota de que el costo ya se repartió es suficiente. Si alguno de esos bienes ya no se usa y sigue guardado, indícalo como «en desuso» para decidir en este cierre si se vende, se dona o se da de baja.

El orden sí: comprobar que el bien existe, que tiene documento, que tiene fecha, y separar altas, bajas, mejoras y uso mixto. La tasa, el formulario y el efecto en el impuesto no. Eso cambia según la autoridad y según tu régimen. Lleva el paquete de información. No lleves una tasa de otro país.

Envías la lista con los pendientes marcados y lo que sí encontraste en el banco y en el correo. No reconstruyas comprobantes y no completes costos de memoria. Tu contador te dirá qué hueco se puede trabajar. Una lista incompleta y clara se puede usar. Una lista inventada hay que deshacerla. Si encontraste el pago en el banco y no la factura, incluye la fecha y el monto del pago como pista, sin convertirlo en un comprobante.