Protocolo de cobrança para PMEs: o que fazer quando o cliente não paga

Emitir a nota não fecha a venda: fecha quando o dinheiro está na conta. Tratar a cobrança como favor pedível (ou como algo constrangedor) é doar liquidez.

Um protocolo elimina improvisação emocional. Você sabe qual mensagem enviar no dia 1, no dia 7 e no dia 15, sem depender de “como está se sentindo” naquele dia.

Empresas sérias respeitam processos claros. Ambiguidade convida a adiar.

Defina em proposta/contrato: preço, antecipação, prazos, meio de pagamento e o que acontece em caso de atraso (juros, pausa de entregas, corte de suporte).

Peça antecipação em projetos (30-50% é comum) e evite entregar 100% do trabalho sem um marco de pagamento.

Confira dados de faturamento no início. Muitos “atrasos” são notas emitidas com erro ou enviadas no e-mail errado.

Dia −3 do vencimento: lembrete educado com nota anexada e dados de pagamento.

Dia 1-3 de atraso: segundo aviso, tom firme e educado; ofereça ajuda se houve problema de recebimento.

Dia 7-10: ligação ou mensagem direta ao tomador de decisão. Dia 15+: e-mail formal com consequências contratuais. Dia 30+: avalie pausa de serviço e opções legais conforme valor e caso.

Seja específico: número da nota, valor, data de vencimento e dados/link de pagamento. Evite parágrafos longos.

Separe a relação pessoal do processo: “Conforme nosso acordo, este saldo venceu em… podem confirmar a data de pagamento?”.

Documente tudo. Se houver promessa (“sexta sai com certeza”), peça confirmação por escrito e acompanhe nesse dia.

Se um cliente acumula atraso recorrente, o custo oculto (estresse, tempo, risco fiscal) supera o “bom cliente histórico”.

Pausar entregáveis conforme o contrato não é abuso: é alinhamento. Continuar trabalhando de graça é sua decisão, não obrigação moral.

Meça dias médios de recebimento todo mês. Se sobe, o problema não é marketing: é capital parado. Com números claros de receitas e pendências, você prioriza melhor, a Nompli ajuda a manter essa visibilidade.