Tablero de cartera SAT: qué RFC declara qué este mes

Pasa seguido. El jueves de vencimiento alguien en el grupo del despacho escribe que las declaraciones de marzo ya quedaron. Tú abres la carpeta y encuentras un zip llamado cartera marzo. Adentro hay RFC en RESICO, otros en actividad empresarial y dos personas morales que entraron porque el dueño usa el mismo correo para las tres. El SAT no le cobra a la firma. Le cobra a cada RFC, con el régimen que trae su constancia de situación fiscal.

Si tú coordinas o revisas, esta página es para ti. El dueño del negocio tiene otra conversación, la del mapa de impuestos en México según régimen. Aquí la pregunta es la que se hace en la mesa: este cliente, este mes, qué se presenta y qué se deja quieto.

Nompli te ayuda a dejar el checklist, el calendario y el estimado de la cartera en un solo lugar. No entra al SAT, no presenta la declaración y no te dice el régimen. Eso lo confirmas tú, con la constancia a la vista y con la pantalla del portal antes de soltar el lote.

El cliente que te dice «mis tres empresas» en realidad te está hablando de tres expedientes. Comparten WhatsApp. No comparten acuse. En la fila escribes el RFC, el régimen y quién del equipo lo lleva esta semana. El preparador que se sabe la cartera de memoria es justo el que, el mes en que falta, presenta el papel del hermano.

Si un RFC cambió de régimen este año, deja la fecha en la fila. Las declaraciones de antes se quedan con el régimen de entonces. Reetiquetarlas para que el tablero se vea parejo es como corregir el pasado con el PDF de hoy.

Acción concreta: en la junta de la mañana, cada renglón se lee con el RFC completo. Si el auxiliar anotó «el de los tacos», esa fila no entra al lote hasta que el RFC quepa en la celda.

Antes de copiar el archivo de febrero, abre la constancia. Ahí dice si este mes hay IVA, pagos provisionales, retenciones o una declaración más guiada. Copiar el papel del cliente de al lado porque «también es persona física» es el atajo que más complementarias deja. Persona física no es un régimen. Es el tipo de contribuyente, y adentro caben historias distintas.

Si la constancia tiene meses y el cliente te contó que cambió de giro, el pendiente de esa fila es actualizarla. Declarar con la ficha vieja para no perder la fecha solo adelanta el problema. Márcalo como bloqueo, en la misma fila, para que mañana no haya que reconstruir la conversación desde el chat.

Acción concreta: al lado del régimen, la fecha del PDF. Si no hay fecha, el revisor te la va a pedir igual. Mejor que la vea antes de abrir el portal.

El banco del cliente a veces debita un solo monto y todos respiran. En el expediente siguen siendo dos acuses, con su base y su número. Completar el lote de IVA pegándole el de ISR, para que el conteo avance, es la forma de llegar a la revisión sin saber cuál de los dos se presentó.

Si le enseñas un estimado al cliente, enséñaselo en dos líneas. Un porcentaje sobre sus depósitos sirve para hablar de caja. No sirve para decirle al revisor que el mes está cuadrado.

Acción concreta: dos columnas. Donde no aplique, escribe cero. Un blanco se lee como «nadie lo vio» y el mes siguiente alguien lo llena con el saldo del vecino.

Hay RFC que declararon IVA y todavía no han informado a terceros. Hay otros que no tuvieron operaciones con terceros y no hace falta meterlos al archivo para que el lote se vea lleno. La guía de DIOT mensual de muchos RFC te lleva al layout y a la validación. En este tablero solo decides quién entra.

El acuse de IVA no prueba que la DIOT salió. Si el cliente te escribe «ya quedó el SAT», pídele cuál de las dos. Son confirmaciones distintas y se archivan distinto.

Acción concreta: en la columna de DIOT anota sí, no, o no aplica. «Después» se pierde en el chat del viernes.

Emitidos, recibidos, cancelados y complementos de pago no se arman de memoria a las diez de la noche. Si la carpeta del RFC está a medias, déjala en espera y sigue con los que sí trajeron papel. Presentar para no perder la fecha, y corregir el lunes, le ensucia el lote a todos los que estaban bien.

Una carta invitación o un requerimiento no se atienden con el mismo tablero de la mensual. Tienen su propia cola. Taparlos con el acuse del mes es la manera de olvidarlos hasta que el cliente los reenvía enojado.

Acción concreta: cada fila queda en lista, bloqueada o presentada. Al revisor solo le pasas las que dicen lista. Las otras se nombran, con el papel que falta.

Número de operación, período y RFC. Si uno no coincide, esa fila vuelve. El error clásico es el acuse del cliente de al lado, pegado porque los dos se apellidan igual y el zip venía junto. Sacas esa fila y sigues con las demás. Frenar a los veinte porque uno está cruzado también es una forma de llegar tarde.

Guarda el acuse con RFC y período en el nombre. «Declaración final» no aparece cuando el cliente, o el SAT, lo pide tres meses después.

Acción concreta: el revisor firma la fila. El zip puede estar perfecto y tener un RFC metido en la carpeta de otro.

Lo que sí puedes reenviarle es la guía de su régimen, para que entienda qué obligación es suya. La clave, la e.firma y la opinión de cumplimiento se quedan en el protocolo de accesos de la firma. Van por otro canal, no en el mismo correo del acuse «para que lo tenga a la mano».

Nompli puede dejarte las citas de la cartera en el calendario. La presentación sigue siendo tuya, en el SAT, con el expediente de ese RFC.

Acción concreta: antes de irte, el tablero dice cuántos RFC quedaron bloqueados y por qué frase. Ese es el pendiente de mañana. Si solo dice «pendiente», mañana van a abrir el zip otra vez.

Imagina el lote de esta semana. Diez en un régimen, seis en otro y cuatro personas morales. El auxiliar, con buena intención, arma un solo archivo porque «el portal es el mismo». Los cuatro se van a declarar con el papel de los diez. Partir el lote por régimen se siente lento a las cuatro de la tarde. Se siente barato cuando el revisor no tiene que pedir complementarias el lunes.

Dentro de cada grupo todavía falta decir quién lleva DIOT. El que declara IVA no siempre informa terceros, y al revés también pasa. La fila lo dice. El nombre del zip no.

Si uno de los veinte cambió de régimen la semana pasada, sácalo del grupo viejo aunque el archivo ya estuviera armado. La constancia nueva pesa más que el trabajo de ayer. Duele rehacer una fila. Duele más dejarla mal a propósito.

Al cerrar, cuenta presentados, bloqueados y los que de verdad no aplican. Si no llegas a veinte, hay un RFC fuera de la lista. Búscalo antes de escribir en el grupo que marzo ya salió. Y si la constancia de uno de los presentados es de otro régimen, reabre esa fila aunque el acuse exista: el número de operación no corrige el papel de trabajo.

Cuando el revisor se sienta, no quiere la historia del día. Quiere la fila: RFC, fecha de la constancia, IVA, ISR y DIOT. Donde no aplica, un cero escrito, para que en abril nadie herede un blanco. Si un RFC cambió de régimen esta semana, quiere verlo fuera del grupo viejo, no escondido porque el archivo ya estaba bonito.

Tampoco da la DIOT por hecha porque el IVA tiene acuse. Si faltan CFDI, la fila sigue bloqueada. Nadie reconstruye XML de memoria para no quedar mal con el calendario. Y si llegó una carta invitación, va en su cola, con fecha, no debajo del acuse mensual.

El archivo se llama con RFC y período. Si el acuse es del cliente de al lado, se devuelve esa fila y las otras siguen. Al cliente le puedes mandar el mapa de su régimen. La e.firma no va en ese correo.

Nompli te puede ordenar las citas. No presenta el lote y no entra al SAT. Antes de apagar la luz, los presentados, los bloqueados y los que no aplican tienen que ser los RFC de la semana. El que falta es el primero que se nombra en la mañana, con el papel concreto que se le va a pedir.

Arma hoy el tablero con un renglón por RFC y deja en blanco la columna que todavía no sepas. Las fechas van al calendario tributario y el checklist fiscal mensual sirve para que el bloqueo se vea antes del lote.