Tablero de cartera DIAN: IVA, retención y renta por NIT

En más de un despacho el calendario de la semana se arma mirando al NIT que más factura. Si a ese le toca el jueves, el auxiliar asume que a los demás también. Después llegan tarde la mitad, y el formulario 300 de uno termina usado como si fuera la renta de otro. El último dígito mueve la fecha. IVA, retención en la fuente y renta pueden compartir portal y aun así pedir expedientes distintos.

Al dueño del negocio le puedes mandar el orden del año en obligaciones tributarias en Colombia. Tú, en la firma, trabajas otra cosa: una fila por NIT, con el dígito escrito al lado, para que la junta de la mañana no dependa de la memoria del coordinador.

Nompli te deja el checklist, el calendario y el estimado. No presenta ante la DIAN y no reemplaza el criterio de la firma. Antes de liberar, confirma que el canal de ese bimestre sigue siendo el que tenías anotado.

Cada NIT llega con su dígito, con si es o no responsable de IVA y con si practica retención. Si el cliente tiene varios establecimientos, el ICA del municipio no se guarda dentro de la carpeta de la DIAN como si fuera el mismo papel. A veces ni siquiera vence en el mismo bimestre.

El grupo empresarial con un solo correo del gerente sigue siendo varios NIT. Tres números, tres filas. Declararlos como uno solo porque el chat es uno es la forma de acreditarle a una sociedad el certificado de la otra.

Acción concreta: ordena la semana por fecha, y cuando dos NIT caigan el mismo día léelos igual por separado. La fecha compartida no los vuelve el mismo expediente.

Cuando el bimestre de IVA está listo, ese archivo ya cumplió. La renta pide el año, los costos y los certificados. Si metes el débito de un bimestre en la celda de renta porque «es el mismo cliente», las dos cuentas quedan mal y el revisor no sabe cuál abrir.

Si el cliente no tuvo movimiento, escribe cero en la fila. Un bimestre en blanco se parece demasiado a un NIT que nadie miró, y el siguiente se arma encima de ese silencio.

Acción concreta: la columna de IVA lleva el período y un estado que se pueda decir en voz alta: lista, bloqueada o no aplica.

Si el cliente les retiene a sus proveedores, guardas el certificado y el día en que lo enteró. Si además autorretiene, eso es otra obligación, con su propio papel. Sumarlas en una celda llamada «retenciones de la cartera» esconde cuál de las dos se puede acreditar después en la renta de ese NIT.

El reteICA, cuando aparece en el recaudo, ni siquiera conversa con la DIAN. Va en la columna del municipio. Restarlo del formulario de IVA para que el bimestre se vea cuadrado es un alivio de Excel, no un cierre.

Acción concreta: retefuente, autorretención y reteICA, cada una en su sitio. Donde no hubo, cero. Así el siguiente bimestre no inventa un saldo.

La guía de nómina electrónica en lote entra cuando la fila dice que ese NIT tiene empleados. Un profesional sin planilla no necesita que le abras ese lote «por si acaso». Y un acuse de IVA no le dice al revisor que la nómina ya se envió.

El documento soporte de las compras a no obligados tampoco vive ahí. Si falta, la fila de costos se queda esperando. Un pantallazo de la transferencia no lo reemplaza: muestra que pagaste, no el soporte que la DIAN espera ver.

Acción concreta: nómina en una columna, IVA en otra. Que venzan el mismo viernes no las fusiona.

Pasa cuando dos sociedades comparten representante y el auxiliar, apurado, acredita el certificado de una en la fila de la otra. El papel trae otro NIT. El bloqueo se queda en esa fila y el lote de los que sí están completos sigue. Frenar a todos por un certificado cruzado solo traslada el atraso.

Si el RUT cambió de actividad esta semana, el bimestre espera. Declararlo con la responsabilidad vieja y «conversarlo después» es dejar la corrección para cuando ya hay acuse.

Acción concreta: si la fila está bloqueada, la frase dice el papel. «Pendiente» no le alcanza al revisor ni al cliente.

Formulario, NIT y período. Si uno de los tres no coincide, esa fila vuelve al preparador. El resto del paquete puede seguir. Liberar todo porque un acuse quedó cruzado, o frenar todo por el mismo motivo, son los dos extremos que esta revisión quiere evitar.

El archivo se llama con esos tres datos. Dentro de un mes, «DIAN marzo» no le dice a nadie si fue IVA, retención o renta, y vas a abrir cinco PDF hasta encontrar el correcto.

Acción concreta: el revisor cuenta filas, no zip. Un zip bonito puede traer el bimestre del cliente equivocado.

El mapa de sus obligaciones sí puede salir del despacho. El tablero interno, con los bloqueos de otros NIT, se queda. Las claves también. Mezclar las dos cosas en un solo correo es cómo se filtra la cartera.

Nompli puede ordenarte las citas por dígito. La presentación ante la DIAN sigue en la firma.

Acción concreta: al cierre anotas cuántos NIT quedaron por certificado, cuántos por RUT y cuántos por nómina. Tres causas se pueden trabajar el lunes. Un montón llamado pendiente, no.

Esta semana quince NIT vencen IVA. Ocho de ellos también enteran retención. Tres tienen ICA en otra fecha, de un municipio que no aparece en el portal de la DIAN. Y hay uno cuyo dígito sí cae en renta ahora, mientras los demás todavía no. Si el tablero de la pared dice «semana DIAN», el de renta se va a presentar con el archivo de IVA, y el del ICA se va a quedar para después porque «eso no es DIAN».

Parte la semana en listas que se puedan decir. La de IVA se libera con su acuse. La de retención, con el suyo. La de ICA, aunque sea un solo cliente, no se adjunta al formulario 300 para aprovechar que el archivo estaba abierto. El NIT de renta se saca de esas listas y se trabaja con el expediente del año: costos, certificados, no el débito del bimestre.

Si a uno de los quince le falta el certificado de un proveedor, no sientes a los otros catorce a esperar. Bloqueas esa fila, le dices al cliente qué papel es y sigues. Se entera hoy, no cuando llegue el requerimiento.

Al final las listas tienen que nombrar a los NIT que de verdad vencen, no solo a los que el auxiliar alcanzó a abrir. El que no está en ninguna es el que suele aparecer después, cuando ya nadie recuerda por qué se quedó fuera.

El revisor no quiere una carpeta llamada semana DIAN. Quiere ver el dígito en la fila y tres listas que se entiendan: IVA, retención y, si de verdad vence, renta. El ICA, cuando existe, va en su columna. Un certificado que falta deja esa fila quieta y no frena a las demás. El certificado de otra sociedad, aunque el representante sea el mismo, no se acredita aquí.

La nómina solo aparece si esa fila tiene empleados. Si el IVA ya salió, igual preguntas por la nómina. El documento soporte que no llegó no se reemplaza con la foto de la transferencia. Y el bimestre sin movimiento lleva un cero, para que el siguiente no se arme sobre un hueco.

Si el archivo dice «DIAN marzo», pídele que lo renombre antes de firmar. Formulario, NIT y período. El RUT con actividad nueva se queda en espera. El reteICA no se resta del IVA para que el número quede bonito.

Nompli te puede dejar las citas por dígito en el calendario. No entra a la DIAN. El lunes se abren los bloqueados, con la frase del papel y la fecha en que la fila vuelve. Los que ya tienen acuse no se rearman para que el coordinador vea el lote completo otra vez. Si alguien copia el formulario de un NIT listo hacia otro con el mismo dígito, esa fila vuelve. La fecha parecida no alcanza.

Ordena hoy la cartera por dígito del NIT y separa IVA, retención y renta en columnas. Márcalas en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual para que el bloqueo tenga nombre.