Qué facturas de compra sirven para el crédito de ITBMS

La búsqueda «crédito fiscal ITBMS» aparece cuando el ITBMS de las ventas duele y alguien recuerda que «las compras también tienen impuesto». A veces sí se puede restar. A veces la factura no trae ITBMS, está a nombre de otra persona, o es un gasto que la norma no deja acreditar. Meterlas todas en una bolsa llamada deducible es la forma de estimar un impuesto a pagar que después no existe, o al revés.

Esta guía no decide qué es acreditable ni presenta el ITBMS. Los requisitos del comprobante y las exclusiones los confirma tu contador con la DGI. Lo que sí puedes ordenar es la pila de compras del mes en tres estados: candidata a crédito, solo gasto, y por confirmar.

Nompli organiza el checklist, el calendario y el estimado. No emite la factura, no presenta el ITBMS y no reemplaza a tu contador.

Un comprobante a nombre del dueño, de un familiar o sin nombre no entra a la carpeta de crédito aunque el negocio haya usado el bien. Va a «por confirmar» o a gasto personal, según lo que tu contador ya te haya dicho para casos así. No lo rebautices con el RUC del negocio en una nota adhesiva.

Revisa RUC, nombre y fecha antes de archivar. Un dígito mal no se descubre el día del formulario si nadie lo miró.

Acción concreta: el primer filtro es el nombre. Si no coincide, no está en la pila de crédito.

Un total único no prueba cuánto era impuesto. Si el proveedor no separa base e ITBMS, no calcules el 7% de memoria y lo anotes como crédito. La fila queda «sin desglose». Pedir la factura correcta es una tarea, no un ajuste en Excel.

Tampoco conviertas un recibo de caja chica o una transferencia de Yappy sin factura en crédito. Puede ser un gasto real y aun así no servir para el ITBMS. Las dos verdades caben en la hoja.

Acción concreta: columna base y columna ITBMS. Si la segunda no sale del documento, queda vacía a propósito.

El supermercado, la gasolina del fin de semana y una compra del local pueden salir del mismo banco. El banco no clasifica. Tú sí, el mismo día. Lo personal no entra a la carpeta de crédito ni aunque traiga ITBMS. Lo mixto, como un teléfono, se marca mixto y tu contador dice si hay prorrateo. No prorratees a ojo.

Si no estás seguro, «por confirmar» es mejor que crédito. El estimado conservador duele menos que un crédito caído.

Acción concreta: tres carpetas físicas o digitales. Crédito candidato, gasto sin crédito, personal.

Una factura no pagada y un pago sin factura son huecos distintos. Para el expediente del mes, anota si el documento está pagado, pendiente o pagado en otro período. No muevas la factura al mes del pago solo para que el banco cuadre, si tu contador te dijo que el crédito sigue a la factura. Si te dijo lo contrario, anota esa regla una sola vez y no la cambies cada mes.

El estado de cuenta solo, sin factura, no sube de carpeta.

Acción concreta: cada candidata a crédito tiene su pago identificado o un motivo de por qué todavía no.

Hay gastos que tu contador te repitió que no dan crédito: algunos vehículos, compras sin relación con la actividad, documentos informales. No los vuelvas a meter «por si este mes sí». Una lista corta de exclusiones, escrita por él, vive en la cabecera de la carpeta. Comparas contra esa lista.

Si el caso es nuevo, no lo fuerces a la lista vieja. Por confirmar.

Acción concreta: la lista de exclusiones tiene fecha. Si tiene más de un año, pídele a tu contador que la mire de nuevo. No la actualices tú.

Débito de ventas por un lado. ITBMS de compras en estado candidato por el otro. Lo por confirmar no se resta. El resultado es el estimado de caja, con fecha. Cuando la declaración salga distinta, vas a ver si cambió una factura o cambió el criterio.

Si el crédito candidato supera al débito, no lo celebres como devolución automática. Anótalo y pregúntalo. Hay reglas de saldo que no se resuelven en la hoja.

Acción concreta: guarda el estimado. Nompli puede sostenerlo. La declaración la presenta tu contador ante la DGI.

El paquete del mes son las tres pilas más la lista de exclusiones. Un sobre que dice «compras» obliga a tu contador a hacer tu trabajo el día del vencimiento, y ahí se cuelan personales. Tres pilas se revisan en minutos.

El día hábil anterior, cuenta cuántas candidatas no tienen pago ni desglose. Esas salen de la pila antes de estimar, no después de presentar.

Acción concreta: nombra los archivos con el mes y el estado. «Facturas varias» no se puede auditar.

Una importación puede traer ITBMS en un documento distinto de la factura local. No la mezcles con las compras del supermercado. Tiene su subcarpeta y su propio pago.

La tarjeta corporativa no convierte el voucher en factura. El voucher prueba el cargo. La factura prueba el impuesto. Si el proveedor factura el mes siguiente, el cargo de este mes queda sin crédito todavía.

Y si tienes varias sucursales, el crédito se etiqueta por local solo si tu contador lo pide para el cierre. No lo partas por gusto. Esta guía es de calidad del documento, no de consolidar puntos de venta.

Una vez al mes, toma cinco facturas al azar de la pila de crédito y verifica nombre, RUC, desglose y pago. Si una falla, revisa la pila entera. El muestreo no perdona: sirve para saber si el filtro se está aplicando o si todo volvió al sobre único. Anota el resultado en dos líneas. Sin esa nota, el mes siguiente repite el mismo descuido con la sensación de que «ya lo habíamos ordenado».

Los anticipos a proveedores no son crédito hasta que exista la factura del bien o del servicio. Guárdalos en una lista aparte, con el monto y lo que se supone que van a cubrir. Cuando llegue la factura, únela al anticipo y recién ahí decide la carpeta. Dejar el anticipo en la pila de crédito es restar un ITBMS que el documento todavía no muestra.

Si el proveedor te factura al mes siguiente, el cargo de la tarjeta de este mes se queda sin crédito y con una nota de espera. No estimes como si la factura ya estuviera. La espera tiene fecha de reclamo. A los quince días sin documento, el gasto sigue siendo real y el crédito sigue en cero. Esas dos frases pueden ser verdad a la vez.

Al cierre, cuenta cuántas candidatas pasaron a solo gasto porque faltaba un dato. Si ese número crece, el problema no es el estimado: es el momento en que pides la factura, que tiene que ser el día de la compra y no el día del ITBMS. Nompli puede recordarte ese pedido. No decide si el documento acredita.

Si una compra se pagó con tarjeta personal y el negocio la va a reembolsar, la factura igual tiene que estar a nombre del RUC. El reembolso no corrige el nombre. Si el nombre no coincide, la fila no entra a crédito aunque el dinero haya salido después de la cuenta del negocio. Anota el reembolso como movimiento de caja, en otra hoja, para que no se confunda con el ITBMS.

Reparte hoy las compras del mes en candidatas a crédito, gasto sin crédito y personales. Deja el ITBMS en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual para no estimar con facturas sin desglose.