Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Usa esta guía para cerrar el mes en Venezuela cuando la agencia o la persona natural ya emitió la factura por un servicio al extranjero, o cuando un cliente del país pagó en dólares. El trabajo de ahora es dejar el período contado: qué dólares corresponden a cada RIF, qué acreditó el banco, qué papeles no se reemplazan y qué le preguntas a tu contador sobre el IVA y el IGTF antes de escribir un impuesto.

Deja la emisión de la factura en la guía de facturar al exterior como freelancer. Cuando el comprobante ya existe, vuelve a este cierre. Confirma el criterio en seniat.gob.ve, con la figura que de verdad factura y con tu contador. Una sociedad y una persona natural pueden cobrarle al mismo cliente y deber papeles distintos. Si no separas el RIF antes de abrir el extracto, los dólares de los dos quedan en un solo registro y el cierre deja de servir para las dos declaraciones.

Prepara dos expedientes antes del extracto. En cada uno, RIF, nombre y figura: persona natural o sociedad. No se promedian. Copia el dato que tu contador ya te dio. Si no lo tienes claro, déjalo pendiente y pregúntalo. No lo completes con un recuerdo para que la reunión empiece más rápido.

Reúne, para cada cobro, el contrato u orden, la factura emitida ante el SENIAT y el soporte del pago. Los dos últimos no se sustituyen. El comprobante de la transferencia prueba que el dinero se movió. La factura prueba el documento fiscal. Esta guía no publica una alícuota de IGTF. Ese dato, si el movimiento está alcanzado, lo confirma tu contador con la norma de este mes. Los vencimientos de tu RIF se consultan en el calendario tributario.

Separa los ingresos de la sociedad y los de la persona natural antes de revisar el banco. Si la agencia facturó con su RIF y tú emitiste con el tuyo, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. La cuenta donde cayó el pago es evidencia. No cambia el RIF.

Archiva cada factura en el expediente del RIF impreso en ella. Lee el PDF antes de asignarla. Si no identificas el emisor, aparta el archivo. No se lo des al RIF que te convenga para que el total cierre. El RIF escrito en la factura manda.

Registra como cobro en la cuenta que no corresponde el pago que entró en tu cuenta personal por un trabajo que la sociedad ya facturó. Ese movimiento no nace como ingreso nuevo tuyo. Anota el número de la factura de la sociedad al lado, para que nadie lo sume otra vez al mirar tu cuenta personal.

Parte el mes en dos tramos si este período una parte la facturó la compañía y otra la facturaste tú. Son dos cierres cortos. En el expediente de la sociedad anota también los clientes del país, con una frase de lugar de uso. Esa frase evita tratar como exportación un servicio consumido en Venezuela solo porque la transferencia dice dólares. Ejemplo. La sociedad factura 2.000 dólares y tú emites 800 dólares por tu RIF. Esos montos no se suman. La comisión de 30 dólares del cobro de la sociedad se registra en el expediente de la sociedad. No se resta del honorario para forzar que los totales coincidan.

Registra la factura el día en que la emites y completa el medio de pago cuando el dinero se mueva. Si anotas solo el día en que viste el extracto, el mes de la factura queda vacío y el mes del banco parece una venta nueva. Escribe cliente, lugar de uso del servicio, número de factura, fecha, moneda y monto. La fecha de acreditación espera al movimiento real.

Anota el día del cobro lo que pasó, sin convertir todo a una sola moneda para fabricar un único total. Si la cuenta en divisas recibió dólares, escribe esos dólares. La comisión va sola, con fecha y con el nombre de quien la cobró. No es un menor precio del servicio. Si el banco acreditó bolívares, cópialos tal como salen en el extracto. No los reescribas con el número que viste en un mensaje.

Pide a tu contador el tipo que relacione dólares y bolívares, cuando haga falta, con la fuente que corresponda a la fecha del hecho. No la copies de una casa de cambio ni de un mensaje viejo. Si la factura ya trae un monto en bolívares además de los dólares, conserva los dos tal como salieron. La diferencia entre lo facturado y lo acreditado se ve aparte. No la borres para que las cifras coincidan. Esta guía no publica una tasa de cambio oficial.

Trata el anticipo como registro propio, atado a la factura cuando esa factura exista. Deja el saldo abierto si el pago es parcial. Vender dólares a bolívares otro día es un segundo momento, no más facturación al cliente del extranjero. Di el estado de cada cobro en una frase: sin cobrar, cobrado en dólares, cobrado en bolívares, o cobrado con una diferencia que todavía tienes que explicar. Ejemplo. La factura es de 2.000 dólares. La cuenta en divisas acredita 1.970. Los 30 dólares de comisión se registran aparte. No se restan del honorario.

Clasifica cada servicio por el lugar donde se usa, no por la moneda del pago. En Venezuela es frecuente cobrar en dólares sin que el servicio salga del país. Un cliente en Venezuela que paga en dólares no es exportación. El IVA no se elige por la moneda. Se elige por el lugar de uso, por el contrato y por lo que tu contador sostenga ante el SENIAT.

Cuenta con los clientes de aquí el trabajo cuyo uso es en el país, aunque el giro diga dólares. Tratarlo como exportación para aplicar un IVA que no corresponde deja el mes sin explicación. Escribe esa clasificación el primer día del período, no la noche anterior al vencimiento.

Conserva como servicio al exterior el trabajo usado fuera, aunque un tramo te lo hayan pagado en bolívares a través de un intermediario. La moneda del abono no reclasifica el hecho. El contrato y el lugar de uso sí. Si dudas, lleva el contrato y pregunta. No uses el país del correo como atajo.

Aplica la misma regla si eres freelancer y tienes un solo cliente. Un solo cobro mal clasificado alcanza para dejar el IVA del mes sin soporte. El servicio usado en Venezuela y el servicio usado fuera no comparten explicación solo porque los dos se cobren en dólares. Ejemplo. Un diseño de 600 dólares usado por un cliente en el país entra en el grupo interno. No se archiva con la factura de un equipo que usa el trabajo en el extranjero.

Consulta el IVA del servicio con tu contador, con la norma de este mes, la factura y el lugar de uso. No lo dejes en cero porque el cliente extranjero no tiene RIF venezolano. Tampoco lo des por gravado solo porque un cliente del país te pagó en dólares. Las dos frases se sostienen con papel. Hasta entonces, el IVA de ese cobro se queda sin número.

Consulta el IGTF como pieza distinta. Si el cobro en moneda extranjera pasó por el sistema financiero, pregúntale a tu contador si ese movimiento está alcanzado y cuál es la alícuota vigente en este mes, con la norma de ahora. No la copies de un mensaje. No la tomes de un artículo de otro año. No la inventes para que la cuenta cierre. Esta guía no publica una tasa de IGTF. Un número puesto de memoria es peor que el espacio pendiente.

Mantén IVA e IGTF en conversaciones separadas. No los restes entre sí para mostrar un solo impuesto. Uno mira el servicio. El otro, cuando corresponde, mira ciertas operaciones en moneda extranjera. Pueden coincidir en el mismo cobro y seguir siendo dos cosas distintas. La comisión bancaria es una tercera cosa. No la uses como si fuera el IGTF. La comisión es el costo de cobrar. El impuesto, si aplica, lo dice tu contador con la norma de este mes.

Deja tres respuestas debajo de cada cobro, aunque dos estén pendientes. IVA, con la frase de tu contador o sin cifra. IGTF, con la frase de tu contador de este mes o sin cifra. Comisión, con el monto. El checklist fiscal mensual muestra las tres antes de la reunión. Guarda la confirmación escrita con el cliente. Ejemplo. Factura de 2.000 dólares, comisión de 30. El IVA y el IGTF quedan sin número hasta la respuesta. Los 30 no sustituyen ninguna de las dos consultas.

Conserva juntos la factura emitida ante el SENIAT y el comprobante del pago. Ninguno borra al otro. El soporte de la transferencia prueba el movimiento del dinero. La factura prueba el documento fiscal. Guardar solo el primero deja el mes sin soporte fiscal. Guardar solo la segunda deja el cobro sin evidencia de banco. El monto de la factura sigue siendo el monto facturado, aunque el banco muestre una cifra menor por la comisión.

Escribe con claridad el pago que no tocó un banco en Venezuela: monto, fecha, canal y cuenta de destino. Anotarlo no es un plan para dejar el ingreso fuera del libro. Es el dato que tu contador necesita para decir cómo entra en la contabilidad y en el IVA. Omitir el cobro porque llegó afuera esconde el mes.

Deja la operación abierta mientras el único papel sea un mensaje del cliente que dice que ya transfirió. La operación se documenta con un comprobante que tenga monto y fecha. Tres papeles por cliente: contrato u orden, factura del SENIAT y soporte del pago. Si falta uno, no cierres esa operación. La factura y el comprobante no se sustituyen.

Conserva la factura anulada, o la nota que corrige el monto, con su estado. No la elimines para que la suma de dólares se vea redonda. Tu contador necesita ver el documento original y el que lo corrige. El cliente puede haber pagado el monto anterior. Esa diferencia también se escribe. El SENIAT ya vio el comprobante. Tú lo mantienes en el expediente.

Separa el IVA del período y el ISLR del ejercicio. El IVA suele mirar el lapso corto. El ISLR mira el ejercicio y la utilidad. Esa utilidad no sale de restarle la comisión al monto facturado. No armes el impuesto sobre la renta en el mismo lugar donde estás clasificando el IVA. Si tu contador te dio un criterio para apartar caja, etiquétalo como de ese mes. Si el volumen cambió, pregunta de nuevo. No arrastres el criterio viejo.

Lleva los gastos a otra carpeta. Software pagado afuera, con invoice y con el monto que salió de tu cuenta. Un proveedor en el país, con su propia factura, aunque el cliente final esté en el extranjero. Ese pago local no se esconde dentro de los dólares del cliente de afuera. Puede haber retención en ese pago a un proveedor de aquí.

No anotes retención de ISLR en el giro de un cliente extranjero. Ese cliente, en la práctica habitual, no actúa como agente de retención del SENIAT. La retención se registra cuando existe el soporte de un pagador que sí retiene. Pregunta el caso del proveedor local. No lo cruces contra la factura del exterior para mostrar un neto.

Arma una página del mes con los hechos. El hilo de mensajes no reemplaza ese registro. Facturas en dólares, lo cobrado, clientes de Venezuela que pagaron en dólares, servicios de afuera cuyo trato todavía no te han dicho, IVA sin respuesta, IGTF sin respuesta. El freelancer con un cliente copia esa página en pequeño. El riesgo de una sola operación mal contada es el mismo. En los primeros días, las facturas del mes ya están anotadas, con la frase de dónde se usa el servicio. A la semana, el cruce con el banco y la comisión aparte. Antes del vencimiento, recorre cada dato que siga pendiente. Esos pendientes son el trabajo de la semana. No se rellenan con un número para que el informe se vea completo.

Lleva a la reunión lo que pasó con el dinero, no un impuesto ya armado. La página cabe en una cara. RIF de la sociedad y el tuyo, por separado. Número de facturas. Dólares facturados. Dólares cobrados. Bolívares acreditados, si los hubo, copiados del extracto y sin una tasa inventada. Cobros sin contrato. Servicios cuyo lugar de uso todavía no está claro.

Deja el IVA sin neto y el IGTF sin multiplicar. Esas dos cuentas, si tocan este mes, salen de la norma que tu contador aplique. Tú llevas los hechos: lugar de uso, moneda, medio de pago y montos. La alícuota del IGTF no es un dato del extracto. Se le pregunta, con la norma de este mes. Esta guía no la publica.

Formula tres preguntas, cada una con su archivo. Si este servicio es exportación o es mercado interno aunque te hayan pagado en dólares. Cómo registras los bolívares del banco frente a los dólares de la factura, y con qué fuente. Si este cobro en moneda extranjera está alcanzado por el IGTF y cuál es la alícuota de este mes. Si no hay archivo, la pregunta se queda.

Pon al inicio los contratos nuevos. La primera parte de la hora es para ellos. El resto se abre cuando una cifra no cuadra. Lleva también, escrito, el cobro que se quedó en una cuenta fuera del país, con canal y fecha. Tu contador decide cómo entra. Tú no lo omites para simplificar. Ejemplo. Factura de 2.000 dólares, acreditación de 1.970, comisión de 30. Un cobro de 600 dólares de un cliente en Venezuela, con uso en el país, va en otra línea. El IGTF de ambos queda sin alícuota hasta la respuesta de este mes.

Separa de nuevo el mes si sumaste las facturas de la sociedad y las de tu RIF porque el dólar cayó en la cuenta que estaba disponible. Son expedientes distintos. El contador de la agencia no usa tu comprobante, y el tuyo no usa el de la sociedad.

Clasifica como mercado interno el servicio usado en Venezuela, aunque el cliente haya pagado en dólares. La moneda no saca el servicio del país. Deja el IVA sin cifra hasta la frase de tu contador y el contrato. El país del correo no alcanza.

Deja el IGTF sin alícuota mientras tu contador no te la confirme para este mes, con la norma vigente. Una cifra sacada de un mensaje, de un artículo viejo o de la memoria parece revisada y no lo está. Esta guía no publica una tasa.

Archiva la factura del SENIAT y el comprobante de la transferencia. Ninguno sustituye al otro. Copia los bolívares del extracto si el banco los acreditó. No reescribas la cartera con un solo número el día del cierre. No anotes retención en un pago de un cliente extranjero que no es agente del SENIAT. Incluye en el expediente el cobro que se quedó en una cuenta fuera.

Lleva las dos carpetas, la del RIF de la sociedad y la del tuyo. Facturas del mes con moneda y monto. Una frase de uso en cada una: se usa fuera, se usa en Venezuela, o todavía no está claro. Contratos u órdenes. Soporte de cada pago, con el medio y la moneda en que acreditó. Si hubo bolívares, el extracto que los muestra, sin una conversión nueva hecha por ti con un número de un mensaje.

Presenta la comisión aparte. Presenta también la diferencia entre la factura y el banco. No lleves un único número ya neto de comisión, ya pasado a bolívares y ya restado de un IGTF que calculaste tú. Los clientes del país que pagaron en dólares se ven en el mismo listado, con su frase, sin mezclar la base con la del servicio usado fuera.

Lleva el correo donde tu contador ya haya dicho cómo tratar un contrato que sigue vigente. Los contratos nuevos van primero. El cobro de la cuenta de afuera va escrito, con canal y fecha. Esa lista ocupa la primera parte de la hora. El resto se abre cuando una operación no cuadra. La alícuota del IGTF, si este mes toca, sale de la norma que él aplique. No sale de la memoria.

Confirma el IVA con tu contador y con el SENIAT, con el contrato al lado. Depende de si el servicio se usa fuera. Un pago en dólares desde el extranjero no basta por sí solo. Un pago en dólares de un cliente en Venezuela tampoco convierte la operación en exportación.

Deja el IVA de ese cobro sin cifra hasta tenerlo escrito. La moneda del giro no elige el impuesto. Un cliente en Venezuela que paga en dólares no es exportación. El servicio usado fuera y el servicio usado en el país son dos conversaciones, aunque los dos cobros estén en dólares.

Registra la alícuota que tu contador te confirme para este mes, con la norma vigente. Pregúntale si el movimiento en moneda extranjera está alcanzado y cuál es la alícuota de ahora. Si la respuesta no llegó, deja el dato pendiente. No lo copies de un mensaje. No lo saques de un artículo del año pasado. No lo inventes.

Mantén el IVA en su propia conversación. La comisión bancaria no sustituye el impuesto. Un número puesto de memoria parece una cifra ya revisada. En esta guía no hay una tasa de IGTF, a propósito. El espacio pendiente es el registro correcto hasta la respuesta.

Cierra por separado cuando los RIF son distintos. La agencia factura por la sociedad y tú emites por tu cuenta. Son dos carpetas, aunque el cliente y el banco parezcan uno. Se pueden leer el mismo día. No se suman los dólares.

Usa un solo cierre solo si el comprobante sale del mismo RIF. La cuenta donde cayó el dinero no une los registros. Lleva las dos carpetas. Un expediente mezclado obliga a abrirlos de nuevo cuando tu contador revise el mes.