Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Cierra el mes en dólares. Panamá opera en esa moneda, así que no abras una columna de tipo de cambio. Compara el monto de la factura con el monto del abono. Lo que no cuadra tiene nombre: comisión, fecha distinta o pago parcial. La DGI es la referencia del periodo. Tu contador aplica esa referencia a los hechos del servicio.

Separa el RUC de la sociedad y el tuyo antes de sumar. La misma moneda no une a dos contribuyentes. Documenta dónde se hizo el trabajo y dónde se usa el resultado. Esos hechos sirven para la consulta. No escribas tú la conclusión de la renta.

No des la renta por resuelta porque el cliente está fuera. La fuente, panameña o extranjera, la confirma tu contador. El ITBMS es otra pregunta y no depende solo del país del cliente. Las dos pueden quedar abiertas en el mismo cobro.

Ejemplo. La sociedad factura 3.000 dólares el día 6. El día 21 el banco acredita 2.955. La diferencia son 45 dólares de comisión. No conviertas esa diferencia a otra moneda. Anótala en dólares, con las dos fechas.

Cómo se emite el comprobante está en facturar al extranjero como freelancer. Criterio de fuente, ITBMS y calendario se consultan en dgi.gob.pa. Este cierre ordena factura, abono y lugar del trabajo.

Escribe el RUC, si eres persona natural o sociedad, y si el aviso de operación cubre lo que estás facturando. La agencia factura por la sociedad. Tú, si cobras por tu cuenta, usas el otro RUC. Hazlo antes de abrir el banco. Sin RUC, el extracto puede esperar.

En cada cliente de fuera escribe dónde se ejecutó el servicio, con fechas: en tu oficina, en una visita, o repartido. Escribe también dónde usa el cliente el resultado: fuera, dentro, o en los dos lados. Uso y lugar de ejecución no son la misma frase. Una alimenta la pregunta de fuente. La otra, por un camino distinto, la del ITBMS.

Describe el hecho en una nota corta. Quién trabajó, qué días y qué se entregó desde cada lugar. No pongas un adjetivo sobre el mes entero. Un viaje de una parte del equipo no convierte el contrato completo, y la oficina tampoco borra esos días. Tu contador necesita las dos piezas.

Deja la conclusión de fuente en blanco. Tú llevas los hechos. Quien presenta ante la DGI dice cómo se leen en este periodo. El domicilio del que paga es un dato. No cierra la fuente solo.

Ejemplo. La sociedad factura 3.000 dólares. Tú emites 700 dólares con tu RUC por una asesoría distinta. En el contrato de 3.000, anotas cinco días de trabajo en el país del cliente y el resto producido en Panamá. Los 700 van en otra lista. Los cinco días no se usan para resolver los 3.000 enteros.

Registra el cobro el día de la factura, con número, cliente y dólares. Deja la fecha de abono vacía hasta que el banco se mueva. Dolarizado quiere decir que no hay moneda que convertir. No quiere decir que el día de la factura y el día del banco sean el mismo hecho.

Un contrato facturado un día y pagado después sigue siendo un solo ingreso, cobrado tarde. Un pago parcial es un estado de ese cobro, no una factura nueva para que el banco coincida. Compara dólares del comprobante con dólares recibidos.

Pon en su línea lo que no cuadra: comisión del banco, costo de la plataforma que recibió el pago, o abono incompleto. No repartas esa diferencia dentro del honorario para que la factura y el banco muestren el mismo número. Si el cliente pagó de más o de menos porque cambió el alcance, explícalo con el contrato o con el comprobante de ajuste. Una nota que diga redondeo no distingue un faltante de un recorte de trabajo.

Guarda la transferencia con el monto enviado y el monto recibido. Si solo guardas el neto, el fee desaparece y el mes parece un error de dedo. Anota el estado con palabras llanas: facturado sin cobro, cobrado igual, cobrado con fee, o cobrado en parte. Ninguno de esos estados quiere decir que la renta o el ITBMS ya estén resueltos.

Ejemplo. Factura de 3.000 dólares el día 6. Abono de 2.955 el día 21. Los 45 de comisión van en su línea. El honorario sigue en 3.000. No abras tipo de cambio para explicar esos 45.

Lleva los hechos y deja la conclusión a tu contador. Qué RUC facturó, dónde se ejecutó el servicio, dónde dice el cliente que lo usa, y si alguien del equipo estuvo fuera. El mes en que el hecho cambia, la nota cambia. No promedies el año. No digas que, como el equipo suele trabajar en la oficina, el viaje no cuenta.

Documenta el lugar de quien trabaja todos los días desde Panamá para una empresa de otro país. Documenta aparte el tramo en que una persona ejecuta el servicio en el país del cliente, con las fechas. Puede ser solo por esa parte. El resto del contrato sigue con su propio lugar.

Archiva el comprobante y el contrato aunque creas saber cómo va a salir la conversación. Creer no es el soporte. La DGI es la referencia, y tu contador aplica la norma de este periodo a estos hechos. Mientras no haya respuesta, el cobro se queda en la lista como venta del mes, con el lugar del trabajo escrito.

No escribas que el ingreso queda libre de impuesto porque el pagador está fuera. Esa frase no sale de esta guía ni de tu lista. La escribe, si corresponde, quien confirma la fuente.

Ejemplo. En un contrato de 3.000 dólares anotas cinco días fuera y el resto en Ciudad de Panamá. Los 3.000 siguen en la lista de ventas. La fuente no se da por extranjera ni por panameña hasta la reunión.

Trata el ITBMS como una pregunta distinta de la fuente de la renta. Un ingreso puede plantear una conversación de renta y otra de ITBMS, y no tienen por qué caer del mismo lado. El país del cliente no apaga el ITBMS. Tampoco copies el ITBMS de un cliente local sobre este contrato solo porque los dos son el mismo tipo de servicio.

Si la factura ya salió con ITBMS, ese monto se queda en el comprobante. Borrarlo en la lista te deja dos cifras. Si salió sin ITBMS, lleva ese vacío a la reunión como pregunta, no como confirmación. Tu contador dirá si el documento refleja el hecho o si hay que corregir por el camino que corresponda. Cambiar la cifra en tu lista no corrige nada ante la DGI.

Separa clientes en Panamá y clientes de fuera antes de sumar. El cliente local puede llevar ITBMS y, si en algún pago eres agente de retención, una retención que el cliente de fuera no practica. Las compras del mes, con su impuesto, van en otra carpeta. El crédito se pregunta cuando ya sepas qué ITBMS tienen las ventas. Antes, calcularlo sobre una venta abierta adelanta un número que vas a tener que desarmar.

Al lado de cada cobro, anota el ITBMS tal como se emitió y escribe que el criterio lo ve tu contador. El calendario tributario recuerda el vencimiento. No te dice si este contrato lleva ITBMS.

Ejemplo. La factura de 3.000 dólares conserva el ITBMS con el que salió, o el vacío con el que salió. No lo pongas en cero porque el cliente no tiene RUC panameño. La fuente de esos 3.000 se pregunta en otra línea.

Distingue la comisión de recepción, el costo del intermediario y un descuento comercial. El descuento cambia lo que el cliente debía, y tiene que verse en el comprobante o en un ajuste. El fee de recibir el dinero no lo decidió el cliente en el contrato de servicios. Muéstralo en dólares, con el extracto: monto enviado, fee y monto recibido. Tu contador dirá si es gasto o menor valor del ingreso.

Pide constancia cuando un pagador panameño retuvo. En un abono de una empresa sin RUC, ese papel normalmente no existe. Si un cliente local retuvo, ese papel va con esa factura, no con la del exterior. Un impuesto retenido en el país del cliente se archiva aparte. Por sí solo no prueba la fuente de la renta. Restarlo sin preguntar puede dejarte un crédito que la DGI no reconoce.

Deja los gastos en su carpeta: software, viaje, colaboradores. Un viaje puede ser a la vez un gasto y la evidencia de que parte del servicio se ejecutó fuera. Guárdalo de las dos maneras: el invoice del pasaje y la nota de qué se trabajó esos días. El invoice de un proveedor extranjero puede ser gasto y no dar crédito de ITBMS. Si le pagas a una persona en Panamá por un trabajo cuyo cliente final está fuera, ese pago tiene su propio documento y no se resta del ingreso para mostrar un neto.

Debajo de cada cobro deja lugar para tres cosas, aunque alguna esté vacía: fee de recepción, retención con constancia, gasto ligado. Vacío quiere decir que el dato no está, y se nota. El checklist fiscal mensual ayuda a ver los grupos. La declaración la presenta quien corresponde, con el lugar del trabajo y el extracto al lado.

Ejemplo. 3.000 enviados, 45 de fee, 2.955 recibidos. Los 45 no se usan para empujar la base. El pasaje del viaje, si lo hubo, va en gastos y también en la nota del lugar de ejecución.

Arma una página con el RUC, el número de comprobantes, los dólares facturados, los dólares cobrados, los dólares de fees, lo que falta de cobrar, el lugar de ejecución que todavía esté incompleto, y lo que tu contador todavía tiene que decir de la fuente y del ITBMS. Esa página es la reunión. Abre el comprobante cuando una cifra no tiene de dónde salir.

No pongas una columna de tipo de cambio en cero o en uno para que el archivo se vea completo. En un país dolarizado esa columna ensucia el cierre. Con un solo cliente usas la misma lógica. Un abono sin factura, o una factura sin lugar de ejecución, deja el mes abierto.

Si este mes facturaste por la sociedad y también por tu RUC, revisa dos veces. Incluye lo entregado y no facturado, y lo cobrado y no facturado. El extracto prueba el movimiento de dinero. El comprobante y el contrato prueban el hecho. La nota de lugar prueba dónde se trabajó. Los tres dicen cosas distintas.

Haz una pasada al emitir, otra al cruzar el banco, y una lista de lo abierto antes del vencimiento. Lo abierto se dice con el monto y con lo que falta: el fee sin extracto, el viaje sin fechas, el ITBMS sin respuesta. No le pongas una conclusión de fuente para que la lista se vea resuelta.

Ejemplo. La página muestra 3.000 el día 6, 2.955 el día 21, 45 de fee, y 700 de tu RUC en otra lista. No muestra un tipo de cambio. No muestra la renta como ya resuelta.

Aparta dólares para impuesto si tu contador te dio una cifra el mes pasado. Escríbela como estimado de ese mes, con la fecha. Si este mes cambió el lugar de ejecución, ese estimado puede no servir para el contrato nuevo. Pregunta antes de tratarlo como la cuota del periodo. El estimado es caja. La fuente de la renta es otra conversación.

Separa el ITBMS que ya cobraste en una factura a un cliente local del contrato del exterior. Si apartas un solo monto para todo, anota de qué cobros sale. Un monto mezclado invita a usar el dinero de un impuesto para cubrir el otro, y a olvidar la pregunta que sigue abierta.

Llega con tres preguntas. Primera: con estos hechos, la renta de este cobro es de fuente panameña o extranjera. Segunda: qué ITBMS corresponde, y si el comprobante ya emitido lo refleja. Tercera: los dólares del banco, gasto o menor valor. Si la primera respuesta ya la escribiste tú, bórrala. Tú llevas el lugar del trabajo, el contrato y el extracto. La DGI y tu contador cierran la fuente y el ITBMS.

Una página de preguntas con los archivos al lado alcanza. Los dólares se leen con sus fechas. La conclusión de renta se queda para la reunión.

Ejemplo. Para los 3.000 llevas la factura, la nota de los cinco días y del resto del trabajo, y el extracto de 2.955 con 45 de fee. La carpeta no dice que esos 3.000 queden libres de impuesto.

Revisa el descuadre en dólares antes de declarar. En un país dolarizado la diferencia se ve chica y se interpreta mal si no le pones nombre.

No escribas que el ingreso no paga impuesto porque el cliente está fuera. La fuente la confirma tu contador. Un tramo de trabajo fuera del país es un hecho. No convierte solo el contrato entero, y la oficina tampoco borra ese tramo.

No dejes el ITBMS en cero por el país del cliente. No lo borres de la lista aunque quieras que la factura se parezca a una operación todavía no definida. El ITBMS se pregunta aparte de la fuente.

No abras una columna de tipo de cambio en un cobro que siempre estuvo en dólares. La diferencia del mes son fees y fechas.

No sumes el RUC de la sociedad y el de la persona natural porque la moneda coincide. No guardes solo el neto del banco. No uses el fee para disfrazar la base. No trates el viaje solo como gasto si también dice dónde se ejecutó el servicio.

Prepara el RUC y el aviso de operación. Incluye los comprobantes del mes en dólares, los contratos y una nota corta, por cliente, del lugar donde se ejecutó el trabajo y del lugar donde se usa el resultado.

Lleva el extracto con monto enviado, fee y monto recibido, y las dos fechas. Agrega las retenciones locales con constancia, si existen, y los invoices de gastos, incluidos los viajes. Lista lo que falta de cobrar y lo que sigue sin respuesta de fuente y de ITBMS.

Lleva el total de la factura, no un total ya reducido porque diste la renta por resuelta. El ITBMS se pregunta sobre cada cobro, no sobre una base mezclada de clientes locales y de fuera. La fuente y el ITBMS entran a la reunión como dos preguntas, con el mismo contrato y con respuestas que pueden no coincidir.

Si además facturas dentro de Panamá, esa carpeta se suma solo al final, cuando se arma la declaración. Antes, se lee sola. El dólar de un cliente local y el dólar de un cliente de fuera se parecen en el banco. Se distinguen en el comprobante, en el lugar del trabajo y en el contrato.

Ejemplo. Entregas 3.000 facturados el día 6, 45 de fee y 2.955 recibidos el día 21, más la nota del lugar de ejecución. Los 700 de tu RUC van aparte. No entregues un neto ya interpretado como renta de fuente extranjera.

No lo des por libre. Eso lo confirma tu contador. Que el pagador esté fuera no decide la fuente. Lleva el lugar de ejecución, el uso del servicio y el RUC que facturó, y él lo contrasta con la norma de este periodo.

Trabajar desde Panamá es un hecho. Un tramo de viaje es otro. Hasta esa confirmación, el cobro se queda en la lista con sus dólares, sin una conclusión de impuesto escrita por ti.

Ejemplo. Los 3.000 dólares siguen como venta del mes. La nota dice cinco días fuera y el resto en Panamá. La carpeta no dice exento ni libre de impuesto.

Cierra el mes en dólares. Compara la factura con el abono. La diferencia es una comisión, un abono parcial o una fecha distinta. Esa diferencia va en su línea, con nombre. Una columna de tipo de cambio no explica ese hueco, porque no hubo cambio de moneda.

No conviertas el fee a otra moneda para que el archivo se parezca al de un país que sí tiene tipo de cambio.

Ejemplo. 3.000 facturados el día 6 y 2.955 recibidos el día 21. Los 45 son comisión. Las fechas explican el resto del cruce. No hay tipo que anotar.

Llévalos por separado. Son preguntas distintas. Puedes tener el comprobante y el lugar del trabajo, y aun así dejar las dos abiertas hasta la reunión. El país del cliente no cierra ninguna.

El lugar de ejecución informa las dos, y cada pregunta usa ese hecho a su manera. El contrato va al lado de las dos. No copies la respuesta de una sobre la otra.

Ejemplo. En los 3.000 dólares, la fuente queda en consulta y el ITBMS queda como salió en la factura, también en consulta. Una respuesta no llena la otra.