Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Cierra el mes en dólares. El Salvador opera en esa moneda, así que no busques un tipo de cambio. Cruza el DTE, con su sello, contra el abono del banco. Si los montos no coinciden, la causa es una comisión, un pago parcial o una fecha distinta. Hacienda es la referencia del periodo. Tu contador aplica esa referencia al contrato y al NIT que emitió.

Escribe el NIT y el NRC, cuando la figura lo tiene, antes de abrir el banco. La sociedad y tú son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El DTE no. El IVA y el ISR se contrastan con el contrato de cada servicio. El país del pago no decide el tratamiento.

Separa el cliente local y el cliente de fuera aunque los dos te depositen dólares en la misma cuenta. En el extracto se parecen. En el DTE, en el contrato y en el NIT, no.

Ejemplo. La sociedad emite un DTE de 1.600 dólares el día 11, con sello. El día 28 el banco acredita 1.565. Los 35 dólares de comisión van en su línea. El honorario sigue en 1.600. No hay tipo de cambio que anotar.

Cómo se emite está en facturar al exterior como freelancer. Tratamiento, plazos y declaraciones se consultan en Hacienda. Este cierre archiva el sello, cruza el abono y deja las preguntas de IVA e ISR listas.

Pon arriba del mes el NIT, si eres persona natural o sociedad, y el NRC cuando la figura lo tiene. La agencia emite con los datos de la sociedad. Tú emites con los tuyos. Son dos cierres, aunque la moneda sea la misma. El DTE trae un emisor. Ese emisor es el que declara, no la cuenta a la que fue más fácil transferir.

Si el dinero de la sociedad entró a tu cuenta personal, anota el abono donde cayó y el traspaso, si ocurre, como otro movimiento, con fecha y monto. El ingreso del servicio sigue atado al DTE de quien lo emitió. Tu contador necesita ver el desvío. Un banco ya peinado, donde moviste el dinero antes de anotarlo, esconde el error.

Anota si tienes trabajadores o solo colaboradores por servicio. En un país dolarizado eso no cambia una conversión, porque no la hay. Sí cambia los gastos y las retenciones que pueden existir dentro de El Salvador aunque el cliente final esté fuera.

Usa una hoja por NIT, con el NRC si aplica, antes de abrir el banco. Si esa hoja no dice quién emitió, el mes todavía no empieza. Llegar con un total de los dos NIT obliga a separar con prisa, y en esa prisa se pierden los sellos.

Ejemplo. La sociedad, con su NIT y su NRC, emite 1.600 dólares. Tú emites 500 dólares con tu NIT. Si los 1.600 cayeron en tu cuenta, documentas el desvío. No los sumes a los 500.

Registra el cobro el día del DTE, con el código de generación o el identificador que uses para encontrarlo, el sello, el cliente, los dólares y la fecha. Deja la fecha de abono vacía hasta que el banco se mueva. Un trabajo transmitido un día y pagado después no es un ingreso solo del día del banco. Las dos fechas viven juntas. Hacienda y tu contador dirán cuál pesa en cada declaración.

Compara dólares del DTE con dólares recibidos. Si no coinciden, busca el fee de quien recibió el pago, un abono a medias, o un alcance que cambió y todavía no tiene documento de ajuste. Cada causa tiene su línea. Esconder la diferencia dentro del honorario para que el banco iguale al DTE borra la comisión.

Trata el anticipo y el saldo como dos momentos. Si solo existe un DTE por el total, el anticipo no crea un segundo ingreso: el cobro queda pagado en parte. Si emitiste dos DTE, son dos cobros, aunque el cliente haya pagado en una sola transferencia. Liga la nota que anule o ajuste al original, con su identificador.

Deja abierto un cobro sin identificador de DTE, aunque el dinero ya esté en la cuenta. El sello es lo que permite encontrarlo cuando te pidan el documento y el extracto solo muestre el neto.

Ejemplo. DTE de 1.600 dólares el día 11, con sello. Abono de 1.565 el día 28. Los 35 de comisión se ven solos. Si el cliente adelantó 400 sobre ese mismo DTE, el cobro queda parcial. No emites otro documento para los 400.

Contrasta el IVA de cada DTE con el contrato, con la descripción del servicio y con el lugar donde el cliente usa el resultado. El país del pago no apaga el impuesto ni lo enciende. Junta esos papeles para que tu contador diga si el tratamiento con el que salió el DTE se sostiene. El cliente local tiene su propio contrato. Su IVA no se copia al del exterior porque los dos depósitos están en dólares.

Si el DTE muestra un IVA y ahora crees que no correspondía, deja la cifra como salió y anota la duda con el identificador. La corrección, si hace falta, sigue el camino de los documentos electrónicos y el criterio de quien te lleva la declaración. Un segundo DTE para probar otro tratamiento duplica el ingreso y empeora el cruce con el banco. Si el DTE salió sin IVA, ese vacío también se pregunta. Vacío y ya revisado son estados distintos.

Separa los cobros de dentro y de fuera antes de sumar. El cliente local puede llevar un IVA y un crédito de compras que el de fuera no comparte del mismo modo. Las compras del mes, con su documento, van aparte. El crédito se arma cuando el tratamiento de las ventas ya está dicho.

Por cada cliente de fuera, reúne tres papeles: contrato, DTE con sello y comprobante del abono. Si falta el contrato, el IVA de ese cobro sigue abierto. El monto en dólares está. La respuesta del impuesto todavía no.

Ejemplo. El DTE de 1.600 dólares se contrasta con su contrato. Un DTE local de 900 dólares se contrasta con el suyo. No pases el IVA de uno al otro porque el banco muestra dólares en los dos.

Resta dólares del DTE menos dólares recibidos. Ponle nombre al resultado: comisión de quien recibió el pago, pago a cuenta de otro periodo, o faltante. Si no lo sabes, escribe diferencia sin causa. Eso es una alerta para la reunión, no un ajuste que ya hayas decidido. Sin tipo de cambio, la conciliación es esa resta. Por eso se hace mal cuando se hace de prisa.

Conserva las fechas aunque la moneda no cambie. Un DTE de los últimos días del mes que se cobra el mes siguiente se queda abierto a propósito. Sigue en el mes del documento, con el abono vacío. Moverlo al mes del banco cambia el periodo. Duplicarlo en los dos meses duplica la venta. El calendario tributario indica cuándo vence el tramo de tu NIT. No exige que el abono y el documento caigan el mismo día.

Pide el detalle cuando varios clientes pagan el mismo día y el banco muestra un solo depósito agrupado. Crúzalo con el aviso de cada uno. Un depósito agrupado sin detalle es dinero que todavía no tiene DTE. Repartirlo a ojo te puede cuadrar la suma y dejarte los cobros cruzados.

Deja el honorario del DTE intacto y el fee visible. La resta en cero, conseguida a fuerza de absorber la comisión, es el mes que después no se puede explicar.

Ejemplo. 1.600 menos 1.565 son 35. Esos 35 son la comisión, con el día 11 del DTE y el día 28 del banco. Si un DTE del día 30 se cobra el mes siguiente, se queda en el mes del sello, con el abono vacío.

Mira el IVA del DTE y el ISR contra el contrato y contra el periodo, y trátalos como declaraciones distintas. En la práctica tu contador puede hablarte del pago de IVA del mes y del pago de ISR, a menudo en momentos distintos, según tu caso. Confirma cuáles te tocan y en qué fecha. Tú dejas el soporte para que se puedan preparar sin reconstruir el mes desde el banco.

Pide constancia cuando un pagador salvadoreño retuvo. El cliente de fuera, en una transferencia simple, normalmente no practica esa retención local. Si el único papel es el abono, ese rubro se queda vacío. Si el cliente local te retuvo, archiva la constancia con ese DTE, no con el del exterior. Un impuesto retenido en el país del cliente se guarda en otra hoja. Pregunta si sirve aquí. Restarlo del ISR local adelanta un crédito que puede no existir.

Clasifica los gastos del mes: software, colaboradores, servicios locales. Un invoice pagado afuera puede ser gasto de ISR y no dar crédito de IVA. Pregunta las dos lecturas, con el invoice a la vista. Un colaborador en El Salvador, aunque el cliente final esté fuera, documenta su pago con el comprobante de esa relación. La planilla, si existe, se ve con sus propios documentos.

Deja a la vista tres cosas: ingresos en dólares según DTE, retenciones con soporte y gastos con documento. El checklist fiscal mensual sirve para no saltarte ninguna cuando se acerca el vencimiento del NIT.

Ejemplo. Los 1.600 dólares entran a la pregunta de IVA con su contrato y, por separado, a la pregunta de ISR. Los 35 de comisión no se usan como pago de ninguno de los dos. Una retención del cliente local de 900 dólares no se anota sobre el DTE de 1.600.

Arma una página con el NIT, cuántos DTE salieron, cuántos dólares facturaste, cuántos cobraste, cuántos son de fees con causa, qué falta de cobrar, qué falta de contrato y qué IVA sigue en duda. Abre el archivo del DTE solo si una cifra no tiene de dónde salir. El mensaje de que ya te pagaron no sustituye el sello ni el extracto.

Con un solo contrato usas la misma página, más corta. Un DTE sin abono deja el ingreso documentado y la caja pendiente. Un abono sin DTE deja la caja con un hecho sin documento. Los dos se listan. En dólar es fácil creer que el extracto basta, porque no hay conversión. El extracto sigue siendo el movimiento de dinero. El DTE sigue siendo el documento.

Agrega lo entregado y todavía no documentado como alerta, con el nombre del cliente y el monto del acuerdo. Si lo dejas solo en el correo, el mes siguiente empieza con un depósito que nadie reconoce. El desvío de cuenta también se lista: DTE de un NIT y dinero en otra cuenta. El caso se describe como pasó.

Haz una pasada al cerrar la emisión, otra al cruzar el banco, y la lista de abiertos antes de la reunión. Lo abierto se dice con el monto. No redondees al dólar más cercano. Ese redondeo esconde el fee cuando todavía estás a tiempo de pedir el detalle del banco.

Ejemplo. La página muestra 1.600 el día 11, 1.565 el día 28, 35 de comisión, y 500 de tu NIT en otra lista. Si los 1.600 cayeron en la cuenta personal, la página lo dice, con el NIT del DTE.

Usa como estimado de caja la cifra que te dio tu contador para este mes, y ponle la fecha. Sirve para la caja. El IVA del periodo y el ISR se declaran con el soporte, no con ese estimado. Si entró un cliente nuevo, si cambió el alcance o si un DTE salió con un tratamiento del que ahora dudas, la cifra vieja puede no servir. Pregunta. No la ajustes tú para que la caja alcance justo.

Separa lo que apartas por cobros de dentro del país y lo que apartas por cobros de fuera. Pueden terminar en tratamientos distintos. Un solo monto mezclado invita a usar el IVA cobrado a uno para cubrir la duda del otro.

Lleva tres preguntas. Primera: este DTE, con este contrato, sostiene el IVA con el que salió. Segunda: estas diferencias de dólares, el fee o el faltante, cómo se registran. Tercera: qué pagos de IVA e ISR tocan a este NIT en este periodo, y qué soporte falta. Llega con el identificador del DTE al lado de cada pregunta. Si no puedes señalar el archivo, la pregunta espera.

Una página, con el sello, el contrato y el extracto, alcanza. Quien declara cruza el DTE con el banco sin reconstruir el mes desde el extracto.

Ejemplo. Para los 1.600 llevas el sello, el contrato, 35 dólares de comisión y 1.565 del día 28. El IVA no va restado por tu cuenta. El ISR se pregunta con el mismo contrato, en su propia línea.

Revisa la resta antes de darla por cero. Como no hay tipo de cambio, el error se disfraza de una diferencia chica.

No creas que el extracto reemplaza al DTE. El abono no sustituye el documento con sello, ni la fecha del banco sustituye la fecha del comprobante.

No pongas el IVA en cero porque el cliente está fuera. No cambies en la lista el IVA que el DTE ya trae. El tratamiento se contrasta con el contrato. El país del pago no lo decide. El ISR se contrasta con el mismo contrato, y no sale del papel del IVA.

No sumes los DTE de la sociedad con los de tu NIT porque los dos están en dólares. Si el dinero cayó en la cuenta equivocada, documenta el desvío, con fecha y monto del traspaso.

No absorbas la comisión dentro del honorario. No repartas a ojo un depósito agrupado de varios clientes. No anotes una retención local que el cliente de fuera no practicó. No muevas un DTE de fin de mes al mes del abono para que las fechas coincidan.

Prepara el NIT y el NRC, si aplica, de cada figura. Incluye el listado de DTE del mes con identificador, sello, fecha, cliente y dólares. Agrega los contratos u órdenes, y el extracto con monto enviado, fee y monto recibido.

Escribe la causa de cada diferencia, o la nota de que sigue sin causa. Lleva las constancias de retención locales, solo las que existan, los documentos de gastos y de colaboradores, lo cobrado en parte, lo abierto y el trabajo entregado sin DTE. Si hubo un desvío de cuenta, indica la cuenta donde cayó el dinero y el NIT que emitió.

Lleva los dólares del DTE y los dólares del banco, todavía sin restar un IVA que hayas decidido quitar. Los dos NIT van en listas distintas. Pregunta si el tratamiento de IVA de cada DTE de exterior se sostiene con el contrato, y qué declaraciones de IVA e ISR tocan este periodo. El documento que te corresponda lo confirma tu contador. Tú llegas con el sello y el contrato.

Si también facturas a clientes dentro del país, esa carpeta viaja aparte hasta el final. En el banco los dólares se parecen. En el DTE, en el NIT y en el contrato, no.

Ejemplo. Entregas el DTE de 1.600 del día 11, el sello, 35 de comisión y 1.565 del día 28, más el contrato para contrastar IVA e ISR. Los 500 de tu NIT van en otra lista, con su propio sello.

Cruza igual el extracto con el DTE. La dolarización te evita la conversión. No te evita el documento. Cada abono necesita un DTE con sello, un monto y una causa si los dólares no coinciden.

Archiva los dos, con sus fechas, aunque no hayan caído el mismo día. El extracto prueba el dinero. El DTE es el documento.

Ejemplo. El documento es de 1.600 el día 11 y el banco muestra 1.565 el día 28 por una comisión de 35. Con el extracto solo, esos 35 desaparecen.

Contrasta el IVA con el contrato y con el DTE ya emitido. Confírmalo con Hacienda y con tu contador. El cliente de fuera y el cliente local se miran cada uno con su servicio. Que los dos te hayan pagado en dólares no les da el mismo tratamiento.

Si el documento muestra un IVA, esa cifra se queda hasta que haya una corrección formal. Si no lo muestra, la ausencia se pregunta. El ISR se contrasta con el mismo contrato, en su propia revisión. Mientras la pregunta siga abierta, el cobro se archiva con el contrato al lado.

Ejemplo. El DTE de 1.600 conserva el IVA con el que salió. No lo pases a cero por el país del cliente. El de 900, si es local, se revisa con su contrato, no con el del exterior.

Cierra cada NIT su mes. Se pueden revisar en la misma reunión y los montos siguen separados, igual que la caja del impuesto. La sociedad lleva su NRC cuando corresponde. Cada DTE conserva su sello.

Si el cliente pagó a la cuenta equivocada, documenta el desvío. El emisor del documento sigue siendo el que dice el DTE.

Ejemplo. 1.600 dólares de la sociedad y 500 dólares de tu NIT no se suman. Si los 1.600 cayeron en tu cuenta, el ingreso sigue en el NIT del DTE.