Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Delimita qué cubre este cierre y qué queda fuera. Esta guía ordena el mes de una agencia o de un freelancer en Chile que ya emitió un comprobante a un cliente del extranjero y que recibió el pago, o que todavía lo espera. El trabajo consiste en cruzar el comprobante, el depósito y el dólar observado, y en dejar escrito lo que tu contador debe resolver antes del PPM. El texto no sustituye la norma del SII ni la decisión de quien firma la declaración.

Deja fuera de esta carpeta la forma de emitir el documento. Ese procedimiento está en la guía de facturar al extranjero como freelancer. Aquí el folio ya existe. Si el servicio califica como exportación, y si corresponde boleta de honorarios o factura de exportación de la sociedad, lo confirmas en sii.cl y con tu contador. Una sociedad con giro de agencia no se cierra con el mismo criterio que una persona natural que emite boleta de honorarios.

Prepara dos listados antes de sumar pesos. En el primero van los comprobantes emitidos en el mes, con RUT, fecha, moneda y monto original. En el segundo van los abonos del banco, con fecha, moneda recibida, comisión y pesos acreditados. El cierre une cada comprobante con su abono. Conserva las dos cifras cuando no coinciden.

Mantén separados el análisis del comprobante y el movimiento de caja. El comprobante dice qué se facturó y en qué fecha. El banco dice qué se recibió, qué comisión se descontó y a qué tipo se convirtió. Si esas dos lecturas no coinciden, anota la diferencia en su propia línea. Incluye en el alcance los comprobantes del mes todavía sin cobro y los abonos de este mes que corresponden a un comprobante anterior.

Separa los ingresos de la sociedad y los de la persona natural antes de revisar el banco. Si la agencia facturó con su identificación y tú emitiste por tu cuenta, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. En cada cierre anota el RUT, el nombre y si se trata de una persona natural o de una sociedad. Incluye la cuenta donde se acreditó el pago.

Trata la boleta de honorarios y la factura de exportación como documentos distintos. La boleta puede mostrar retención. La factura de exportación de la sociedad sigue otro camino tributario y alimenta el PPM de esa sociedad. Si las juntas en un solo total, el mes parece ordenado y deja de servir para las dos declaraciones. El banco compartido no las vuelve un solo cierre.

Corta el mes el día en que cambiaste de forma de emitir. Lo emitido con tu RUT queda en tu cierre. Lo emitido con el RUT de la sociedad queda en el de la agencia. No promedies el dólar observado de las dos etapas. El promedio esconde el corte que hay que explicar a tu contador. Si una misma transferencia pagó los dos comprobantes, repártela según el monto de cada documento y deja el sobrante sin asignar.

Revisa la cuenta de destino antes de clasificar el ingreso. Un abono en la cuenta personal no convierte en boleta una factura de la sociedad, ni al revés. El RUT quedó definido el día en que emitiste. Si el cliente pagó en la cuenta personal, anota esa cuenta y corrige el registro con tu contador. No reetiquetes el comprobante para que coincida con la cuenta.

Ejemplo. La sociedad factura 2.000 dólares y el banco acredita 1.970. Los 30 dólares de comisión se registran aparte. No se restan del honorario para forzar que los totales coincidan. Si además emitiste una boleta de honorarios por otro encargo, ese monto no entra en la carpeta de la sociedad para cubrir la comisión.

Registra el ingreso en la fecha del comprobante y el cobro en la fecha del banco. El cliente del extranjero suele pagar días o semanas después de la emisión. El monto nace en dólares, o en la moneda del contrato, el día del documento. La fecha de pago queda pendiente hasta que el banco acredita. Si solo anotas el depósito, el mes del comprobante pierde el ingreso y el mes del banco parece una venta nueva.

Conserva el comprobante en el mes en que lo emitiste. Conserva el depósito en el mes en que el banco lo acreditó. Cuando el pago cruza de un mes a otro, deja las dos fechas visibles y una nota clara: facturado y pendiente de cobro, cobrado, o cobrado con diferencia. Esa diferencia no se absorbe dentro del honorario para que el total se vea único.

Completa, en cada cobro, el cliente, el país, el número de comprobante, la fecha de emisión, la moneda, el monto original, la fecha de depósito, los pesos acreditados y el tipo de cambio que aplicó el banco. El tipo del cierre puede ser otro, por ejemplo el dólar observado del día que te indique tu contador. Anótalo al lado, sin reemplazar el del banco. Si el abono llegó en dólares y todavía no lo convertiste a pesos, el registro del cobro sigue en dólares hasta la conversión.

Aplica el mismo corte a la boleta de honorarios. Una boleta emitida en un mes y pagada en el siguiente deja el honorario en el mes de emisión y el abono en el mes del banco. Borrar la boleta porque todavía no había dinero deja vacío el mes en que trabajaste. Anotar el abono como un honorario nuevo cuenta dos veces el mismo servicio.

Ejemplo. Un comprobante de 2.000 dólares emitido el día 6 y un abono acreditado el día 2 del mes siguiente son dos registros. El mes de emisión muestra 2.000 dólares pendientes de cobro. El mes siguiente muestra el depósito, con su comisión y sus pesos, y no un honorario nuevo.

Reúne el contrato o la orden de compra junto al comprobante antes de dar por resuelta la exportación. Que el cliente esté en otro país no decide solo qué documento emites. Importa si el servicio se usa fuera de Chile, si hay bienes de por medio y si emites boleta de honorarios o si la sociedad emite factura de exportación. El SII publica los requisitos. Tu contador los aplica a tu caso. Esta guía no autoriza a dejar el IVA en cero porque el correo viene de otro país.

Si no hay contrato formal, guarda el mensaje donde se vean el alcance, el plazo y la moneda. Sin ese respaldo, un depósito internacional es solo un abono. Con ese respaldo, tu contador puede evaluar si corresponde exportación de servicios. La carpeta mínima de cada cobro al extranjero tiene tres piezas: el acuerdo, el comprobante chileno y el comprobante de la transferencia. Si falta una, el cobro sigue abierto hasta la reunión.

Asigna a cada comprobante su propio acuerdo. Una boleta de honorarios necesita un respaldo que muestre que el encargo se pidió a la persona natural, no a la sociedad. No reetiquetes esa boleta como factura de exportación de la agencia para usar un tratamiento que todavía no confirmaste. El detalle de cómo se emite el folio no se repite aquí. Cuando el folio ya existe, vuelves a esta carpeta del mes.

Separa al cliente establecido en Chile. Su comprobante puede llevar IVA y no comparte el análisis de la factura al extranjero. Clasifica cada documento antes de sumar. Guardar todo en la misma pila mezcla la pregunta de exportación con una venta local. Para cada cliente nuevo del extranjero, deja el acuerdo en la carpeta antes del primer comprobante del mes siguiente. El paso de los días no cierra por sí solo un cobro que salió sin respaldo.

Ejemplo. Un servicio a un cliente en Chile, por el monto en pesos que ya figure en su comprobante más el IVA que ese documento muestre, se lista aparte de un encargo de 2.000 dólares al exterior. No calcules en esta hoja una tasa que el comprobante local no traiga impresa.

Anota el dólar observado de la fecha que tu contador indique para el ingreso, y anota aparte el tipo que usó el banco al acreditar. El dólar observado se mueve entre el día del comprobante y el día del depósito. Si conviertes todos los cobros el día en que cierras, con el valor de esa mañana, los pesos de tu hoja no van a coincidir ni con el banco ni con el comprobante. Deja los dos tipos escritos cuando no coincidan. La elección del tipo que manda para el ingreso es una pregunta de la reunión.

Descompón la diferencia antes de preguntar cómo se trata. Una parte puede venir del tipo de cambio. Otra puede venir de la comisión del banco intermediario o del banco local. Escribe cada parte en su línea, con su fecha y su moneda. No las restes del honorario para que quede un solo número. El tratamiento tributario de cada parte lo define tu contador. Tú llegas con la resta visible.

Evita un promedio del mes para toda la cartera. Si hay varios cobros, agrupa por día y deja un tipo por día. Un ingreso del día 2 y un ingreso del día 27 no comparten dólar. El calendario tributario indica cuándo vence el mes. El dólar de cada fecha lo anotas tú, con la fuente al lado, el mismo día en que miras el comprobante o el abono. Si lo dejas para el cierre, vas a reconstruir la cifra de memoria.

Respeta el tipo que ya traiga el comprobante cuando el documento salió en pesos. No lo corrijas el día del depósito para que coincida con el banco. La diferencia entre ese tipo y el de la liquidación bancaria es otra línea. Si todavía no sabes si el ingreso debe usar el dólar observado del día de emisión o el del día de pago, anota los dos y formula la pregunta. No completes el vacío con el dólar del día en que armas la hoja.

Ejemplo de cálculo, no un valor para copiar. Un comprobante de 2.000 dólares, convertido solo para ilustrar a un dólar observado de 900, da 1.800.000 pesos. Si el banco acredita otra cifra, la resta se anota en su línea, partida entre comisión y tipo de cambio con los datos reales de esa transferencia. No copies el 900. El dólar de tu factura es el de la fecha real.

Revisa la retención de la boleta de honorarios en el propio documento, no en el depósito. El cliente del extranjero puede girar el monto completo porque no es quien retiene en Chile. No des por pagado un impuesto que nadie retuvo. Si la boleta muestra retención, pregunta quién la entera y en qué fecha. Si no lo sabes, no la des por pagada. Llega a la reunión con la boleta y con el abono, y deja que tu contador indique qué falta.

Arma el material del PPM de la sociedad con la lista de ingresos de la sociedad, en dólares y en pesos, separada de tu boleta. No lo calcules restando a ojo la comisión y los gastos del mes, ni aplicando un porcentaje de un período anterior. Si tu contador te indicó el mes pasado una forma de apartar fondos, úsala y escribe que es un estimado de ese consejo, no el PPM de este mes. Las tasas y los códigos cambian. Si el volumen de la agencia cambió, pregunta de nuevo antes de repetir el número.

Registra los gastos en dólares en su propia línea. Guarda la factura del proveedor, la fecha y el cargo de la tarjeta o de la cuenta. Ese documento puede ser un gasto y, al mismo tiempo, no darte crédito de IVA. Son dos preguntas distintas. Tu contador dice qué gasto se acepta. No conviertas el gasto con el dólar observado de la factura del cliente para que las fechas se vean alineadas. El cargo es el de la tarjeta. El dólar del ingreso es otra fecha.

Deja tres grupos y no los sumes entre sí antes de la reunión. Uno: ingresos de la sociedad y de la boleta, por separado, en dólares y en pesos. Dos: retenciones, solo cuando el documento las muestre. Tres: gastos, con su factura. El checklist fiscal mensual sirve para revisar si falta un grupo cuando se acerca el vencimiento. El porcentaje con el que apartas fondos, si existe, queda escrito como estimado. No es la cifra con la que se declara.

Ejemplo. Pagaste un software por 49 dólares y la tarjeta cargó un monto en pesos. Anota los 49 dólares, la fecha y el cargo en pesos tal como aparece en la tarjeta. No conviertas esos 49 dólares con el dólar observado del comprobante del cliente para que el gasto coincida con el ingreso.

Abre una carpeta por cliente cuando hay varios encargos en el mes. Cada carpeta lleva el acuerdo, el comprobante y la transferencia. La agencia mantiene además una hoja corta con cuatro totales: suma de comprobantes del mes, suma de depósitos, lo que sigue pendiente de cobro y lo que tiene diferencia de tipo de cambio. En la reunión se lee esa hoja. Los documentos se abren solo cuando un cobro no cuadra.

Escribe cada cliente con sus fechas, no con un solo total en pesos. Incluye número de comprobante, dólares, dólar observado de la fecha que corresponda, pesos de esa referencia, fecha de abono, pesos acreditados, comisión y diferencia todavía sin clasificar. La boleta de honorarios va en otra hoja, con su propio RUT. Si pegas las dos hojas en la misma suma, la reunión empieza separando documentos en lugar de decidir el tratamiento.

Usa la misma costumbre si tienes un solo cliente. El tamaño no cambia el riesgo. Un depósito sin comprobante, o un comprobante sin depósito, deja el mes incompleto. Sigue un orden fijo. Primero reúnes lo emitido. Después lo cruzas con el banco. Antes del vencimiento revisas solo lo que sigue abierto. Lo abierto se deja escrito. No se elimina para que el informe se vea parejo.

Deja al cliente de Chile fuera de la suma de dólares hasta que las dos listas se entiendan por separado. Es otro documento y puede llevar IVA. Sumarlo antes oculta las operaciones del exterior dentro de un total mensual difícil de explicar. Cuando las dos listas ya se leen solas, recién entonces miras el mes completo. En la hoja corta, el cliente del extranjero aparece con su comprobante, su dólar observado, su abono y su diferencia, no como un único saldo en pesos.

Usa el estimado en pesos solo para apartar fondos. No lo uses para declarar. Si apartas el PPM de la sociedad, o el impuesto asociado a la boleta, con un porcentaje que tu contador te dio el mes pasado, escríbelo como estimado de ese consejo. Ese número no alcanza para dar por exento un servicio. La afirmación de que un servicio va sin IVA la sostiene quien firma, con la norma de este mes, no un correo antiguo ni el país del cliente.

Abre la reunión con la secuencia de cada cobro. Indica la fecha del comprobante, el monto en dólares, el dólar observado usado como referencia de cálculo, los pesos de esa referencia, la fecha del abono, la comisión y los pesos acreditados. Di que el tratamiento de la diferencia sigue abierto. Al lado, presenta la boleta personal con su fecha de emisión, su fecha de pago y la retención que el documento muestre, aunque el cliente extranjero no la haya descontado.

Formula tres preguntas y adjunta el documento de cada una. Primera: este cobro, ¿va en factura de exportación de la sociedad o se está mezclando con tu boleta de honorarios? Segunda: ¿qué tipo de cambio corresponde al ingreso, el dólar observado del día del comprobante o el del banco? Tercera: ¿cómo se trata la diferencia y la comisión del banco del exterior? La comisión puede ser un gasto o un menor valor del abono. Tu contador indica cuál. Tú la muestras en su línea. Si no hay respuesta, el cobro queda abierto.

Lleva el mes con los puntos abiertos contados. Un cierre con tres cobros abiertos y bien documentados sirve más que un mes forzado a cuadrar. No llegues con el IVA ya en cero, ni con el PPM ya restado de los ingresos, ni con los comprobantes de clientes en Chile mezclados para que el ingreso total se vea completo. Esas tres decisiones son el trabajo de la reunión. Si las tomas antes, tu contador tiene que desarmarlas con menos tiempo.

Revisa el RUT de cada comprobante antes de cuadrar el banco. El error más frecuente es emitir boleta de honorarios por un ingreso de la sociedad, o factura de la sociedad por un trabajo que cobraste tú, porque el cliente pagó a la cuenta disponible. El banco no elige el RUT. El comprobante ya lo definió el día de la emisión. Un abono personal no cubre una diferencia de la sociedad, ni un abono de la sociedad cubre tu boleta.

Confirma la exportación con el servicio y con el SII antes de dejar el IVA en cero. El país del correo no alcanza. Hasta que tu contador sostenga el tratamiento, ese cobro sigue abierto, con el contrato al lado. Cerrar el punto porque el dinero vino del exterior adelanta una conclusión que puede no corresponder a tu caso. La misma reserva aplica si el cliente no tiene RUT chileno: la falta de RUT no decide el IVA.

Convierte cada fecha con su propio dólar. Usar el dólar del día en que te sientas a cerrar borra el dólar observado del comprobante y el tipo del banco. Ese dólar de cierre no está en la factura ni en el abono. Guarda también el documento chileno, no solo el comprobante de la transferencia. El banco prueba que entró dinero. No prueba qué facturaste ni con qué RUT.

Deja visible la diferencia de tipo de cambio y la comisión. Restarlas del ingreso para que la hoja y el banco muestren el mismo número esconde el dato que tu contador necesita. Suma el comprobante de un cliente en Chile solo después de tener la lista del exterior separada. Meterlo antes mezcla una operación que puede llevar IVA con la pregunta de exportación.

Prepara dos paquetes si trabajaron la sociedad y tú, aunque la reunión sea una sola. En cada paquete incluye el RUT, el listado de comprobantes del mes con moneda, dólar observado del día y tipo del banco, los contratos u órdenes aunque sean correos, y el extracto de la cuenta en dólares y el de la cuenta en pesos si las dos se movieron. Agrega las facturas de gastos pagados en el exterior, con fecha y cargo en pesos, y la lista de lo cobrado y de lo que sigue pendiente, incluido un comprobante de un mes pagado en el siguiente.

Lleva los componentes del abono, no un solo número en pesos ya descontado. Incluye los dólares girados, la comisión, los dólares que quedaron y los pesos acreditados. Al lado, los pesos que resultan del dólar observado de la fecha del comprobante. Si usaste una cifra solo para ilustrar la cuenta, escribe que es un ejemplo de cálculo. Tu contador decide cómo se lee la comisión y cómo se lee la diferencia. Tú las dejas visibles en el correo y en la hoja.

Haz viajar la boleta con sus propios números: dólares, pesos al dólar observado de su fecha, pesos acreditados y la retención que muestre el documento aunque el cliente no la haya descontado. Si también vendiste en Chile, ese comprobante va al lado, no dentro de la lista del exterior. Con los papeles en la mesa, pregunta qué tipo de cambio quiere para el ingreso y qué tratamiento da a lo que el banco no coincidió. Pregunta también si el PPM del mes se calcula solo con los ingresos de la sociedad.

Confirma el caso en el SII y con tu contador antes de dejar el IVA en cero. Depende del servicio, de quién lo usa y de si emites boleta de honorarios o factura de la sociedad. Un comprobante a un cliente del extranjero no queda sin IVA porque el correo venga de otro país. Queda como pregunta, con el contrato al lado, hasta que quien firma lo sostenga. El país del cliente no alcanza como criterio, y un depósito internacional tampoco.

Guarda el acuerdo en la carpeta mientras la respuesta no exista. Hasta entonces no des el impuesto por cerrado ni reescribas el comprobante para que el mes se vea decidido. Si hay duda entre boleta de honorarios y factura de exportación, lleva los dos antecedentes por separado. La respuesta de un encargo no se extiende sola al siguiente.

Anota los dos cuando no coinciden. El banco muestra lo que entró en pesos, después de la comisión y al tipo de esa liquidación. El comprobante y el registro pueden usar el dólar observado del día que corresponda. La diferencia queda escrita. Dentro de ella, separa la comisión y el tipo de cambio, sin mezclarlas en una sola resta. Tu contador indica cuál de los dos tipos corresponde al ingreso.

Lleva la pregunta a la reunión si no tienes ese criterio por escrito para este mes. No elijas un tipo el día del cierre para que la hoja cuadre, y no borres el otro. Un ejemplo de cálculo sirve para mostrar la resta. No reemplaza el dólar observado de la fecha real ni el tipo que aplicó el banco en la transferencia.

Ábrelos como dos cierres cuando el RUT o el tipo de documento no coinciden. Si la sociedad emitió la factura de exportación y tú emitiste la boleta de honorarios, son dos carpetas y dos preguntas. Se pueden leer en la misma reunión, una después de la otra. No se suman en la misma línea, no se usan para cubrir un depósito que no coincide y no comparten el PPM.

Trata el banco compartido como un dato de la cuenta, no como una fusión de los dos contribuyentes. Cada comprobante conserva su identificación fiscal, su fecha y su moneda. Si una transferencia pagó los dos, reparte el abono según cada documento y deja constancia del reparto. El total único en pesos no sustituye esa separación.