Cómo conciliar el banco con tus CFDI recibidos antes de declarar
Guía paso a paso para que contribuyentes mexicanos concilien su estado de cuenta bancario con los CFDI recibidos de proveedores antes de cada declaración mensual, detecten pagos sin comprobante y lleguen al SAT con los gastos deducibles verificados.
Nompli
Equipo Nompli
Por qué conciliar el banco con tus CFDI recibidos protege tus deducciones ante el SAT
La conciliación entre el estado de cuenta bancario y los CFDI recibidos es uno de los pasos más subestimados en la preparación de la declaración mensual. Cuando llega el día de declarar, muchos contribuyentes mexicanos revisan solo los CFDI en el portal del SAT y dan por sentado que todos los pagos están respaldados con un comprobante fiscal vigente. El problema aparece cuando hay egresos bancarios sin CFDI, CFDI que el proveedor emitió pero nunca llegó al correo, o comprobantes con importes distintos al pago real por retenciones de ISR e IVA que nadie registró.
El Servicio de Administración Tributaria cruza en sus sistemas la información de los CFDI que tus proveedores declaran haberte emitido contra lo que tu reportas como deducción. Si declaras un CFDI sin respaldo bancario o si realizas pagos sin comprobante, la declaración queda expuesta a diferencias que el SAT detecta en sus cruces electrónicos. Las cartas invitación y los requerimientos de información frecuentemente nacen de esas inconsistencias que un proceso de conciliación mensual hubiera detectado a tiempo.
Esta guía te entrega los siete pasos para conciliar el estado de cuenta bancario con los CFDI recibidos antes de cada cierre mensual o anual. No es un tutorial de cómo usar el portal del SAT ni de cómo presentar declaraciones: esa tarea la ejecuta tu contador. Lo que te entrega es el proceso de organización previa que convierte la declaración en una verificación predecible en lugar de una excavación de información de último minuto.
Nompli te ayuda a organizar el checklist de conciliación bancaria y CFDI, el calendario de vencimientos del SAT y los estimados de deducibles del período. No timbra ni cancela CFDI, no presenta declaraciones y no reemplaza a tu contador. Su función es que el proceso de conciliación sea sistematico y repetible cada mes sin depender de la memoria.
Paso 1: Descarga el estado de cuenta bancario del período
El punto de partida es obtener el estado de cuenta completo del mes que cierras: todos los movimientos de salida de la cuenta o cuentas del negocio. Si manejas más de una cuenta para operaciones, necesitas los estados de todas las cuentas en que realizas pagos a proveedores. Algunas instituciones ofrecen el estado en formato Excel o CSV además del PDF, lo que facilita el cruce en una hoja de cálculo sin necesidad de reescribir los datos manualmente.
Acción concreta: descarga el estado de cuenta en el formato más útil para procesar (Excel o CSV si está disponible) y guárdalo en la carpeta de cierre del mes. Filtra únicamente los movimientos de salida: cargos, transferencias realizadas, pagos con tarjeta de débito empresarial. Los depósitos y abonos corresponden a la conciliación de ingresos, que es un proceso separado de este.
Paso 2: Descarga los CFDI recibidos del período directamente desde el portal del SAT
El SAT almacena todos los CFDI que tus proveedores te emitieron, incluso si nunca los recibiste por correo electrónico. La descarga se hace en la sección «Consulta CFDI» del portal usando tu RFC y contrasena o e.firma. Filtra por el rango de fechas del mes que cierras y exporta el listado completo de CFDI recibidos con estado «Vigente». Los CFDI con estado «Cancelado» aparecen por separado y deben revisarse porque puede haber un gasto ya registrado que quedo sin soporte fiscal.
Acción concreta: exporta el listado de CFDI recibidos del mes en formato descargable o registra en una tabla los datos clave de cada CFDI: UUID, RFC del proveedor, fecha de emisión, monto total y concepto. Esta tabla será la columna de comprobantes fiscales de tu hoja de conciliación. La columna complementaria será el estado de cuenta bancario.
Paso 3: Empareja cada egreso bancario con su CFDI correspondiente
Con el estado de cuenta y el listado de CFDI en mano, empareja cada movimiento de salida del banco con el CFDI que le corresponde. El criterio de cruce es: mismo RFC del proveedor, monto consistente con el CFDI (puede diferir si hubo retención de ISR o IVA que tu practicaste) y fecha del pago posterior o igual a la fecha de emisión del CFDI. En operaciones con retención, el pagó bancario será menor al total del CFDI porque retuviste una parte y la tienes que enterar al SAT por separado.
Acción concreta: en tu hoja de cálculo crea cuatro columnas: egreso bancario (monto y fecha), RFC del proveedor, CFDI vinculado (UUID y monto) y estado (Conciliado, Pago sin CFDI, CFDI sin pago). Los rubros «Pago sin CFDI» y «CFDI sin pago» son los que requieren acción antes de la declaración.
Paso 4: Investiga los egresos bancarios sin CFDI vinculado
Un pago bancario sin CFDI puede significar varias cosas: el proveedor aún no emitió el comprobante, lo emitió con un RFC incorrecto, lo envio a un correo equivocado, o el pagó fue a un proveedor que no expide CFDI. Cada caso tiene tratamiento distinto. Si el proveedor es formal y no emitió el CFDI, tienes el derecho de solicitarlo ya que la obligación de emitir el comprobante nace con la operación. Si el proveedor es informal, ese gasto no tiene sustento fiscal para deducción aunque el egreso bancario sea real y rastreable.
Acción concreta: por cada pago sin CFDI, anota la acción correspondiente: «Solicitar CFDI al proveedor», «Gasto no deducible» o «Buscar en portal SAT con RFC del proveedor». Los CFDI que aparezcan en el portal del SAT pero no en tu correo son recuperables directamente desde ahí. Los pagos a proveedores informales sin CFDI no se pueden deducir aunque la transferencia bancaria este documentada.
Paso 5: Analiza los CFDI sin egreso bancario visible
Un CFDI que aparece en el portal del SAT pero no tiene un egreso bancario asociado en el mes puede ser: una factura del mes anterior que llegó tarde al sistema del SAT, una compra pagada con tarjeta de crédito personal del propietario que no aparece en la cuenta empresarial, una adquisición a crédito cuyo pago vence el mes siguiente, o un error del proveedor que emitió el comprobante a tu RFC sin haber realizado la operación.
Acción concreta: investiga el origen de cada CFDI sin egreso bancario. Si es una compra a crédito pagada en el mes actual, el tratamiento depende de si usas flujo de efectivo o método devengado según tu régimen. Si es una factura erronea, solicita al proveedor la cancelación. Si es un pago hecho con recursos personales del propietario, tu contador evalua como registrarlo correctamente en la contabilidad.
Paso 6: Clasifica los CFDI conciliados según su deducibilidad para el ISR
No todos los CFDI que cuadran con un egreso bancario son automáticamente deducibles al 100% para ISR. Para serlo, el gasto debe cumplir los requisitos del artículo 27 de la Ley del ISR: gasto estrictamente indispensable para la actividad, efectivamente pagado, con CFDI vigente y no incluido en la lista de gastos no deducibles. Casos frecuentes de deducibilidad parcial: gastos de restaurante deducibles al 50% con condiciones específicas, viaticos con límites diarios por zona, gastos de representación con topes en la ley.
Acción concreta: agrega una columna de clasificación en tu hoja de conciliación: «Deducible 100%», «Deducible parcial» con el porcentaje específico, o «No deducible». Marca como «Consultar contador» los casos donde no estes seguro y resuelve antes del cierre. El total ponderado de esas columnas es el estimado de base de deducciones del mes para el cálculo provisional del ISR.
Paso 7: Entrega la hoja de conciliación a tu contador con anticipación suficiente
El producto final del proceso es la hoja de conciliación bancaria vs CFDI con todos los egresos del mes categorizados. Tu contador usa esa hoja para verificar las deducciones de ISR, los créditos de IVA, las retenciones practicadas y los montos a acreditar. Con la hoja entregada al menos cinco días hábiles antes del vencimiento, el contador tiene tiempo de resolver los pendientes identificados y presentar la declaración sin presión de tiempo.
Acción concreta: cierra la hoja con los totales por columna: total egresos bancarios del mes, total CFDI vigentes del mes, total conciliado y total pendiente de resolver. Adjunta los archivos soporte: estado de cuenta en PDF y listado de CFDI descargado del SAT. Usa /herramientas/checklist-fiscal-mensual para marcar esta tarea como completada en tu proceso de cierre mensual.
Diferencias entre método de flujo de efectivo y método devengado en la conciliación bancaria
El tratamiento de un CFDI en la declaración mensual depende del método contable que aplicas según tu régimen. Las personas físicas en régimen general y en RESICO aplican el método de flujo de efectivo: deduces el gasto cuando lo pagas, no cuando recibes la factura. Eso implica que un CFDI de agosto pagado en septiembre es una deducción de septiembre, no de agosto. Las personas morales generalmente aplican el método devengado: el gasto se registra cuando se incurre, aunque el pagó ocurra después.
Para la conciliación bancaria vs CFDI esto significa que no siempre existe correspondencia exacta entre el mes del CFDI y el mes del egreso bancario. La fecha relevante para la deducción depende de tu método contable. Tu contador define el tratamiento correcto según tu régimen. Lo que la conciliación mensual hace es exponer esas diferencias de período para que no se pierda ninguna deducción ni se duplique ninguna al momento de la declaración.
Retenciones de ISR e IVA en la conciliación: cuando el egreso no cuadra exactamente con el CFDI
Cuando eres persona moral o persona física que paga servicios a personas físicas, estás obligado a retener una fracción del ISR e IVA. Eso hace que el egreso bancario sea menor al importe del CFDI: la diferencia es la retención que debes enterar al SAT por separado. Esta es una fuente frecuente de confusión en la conciliación: el banco muestra un pago de 8,600 pesos y el CFDI dice 10,000 pesos y parecen no cuadrar. En realidad cuadran: la diferencia de 1,400 pesos es la retención que declaras aparte.
Acción concreta: cuando encuentres CFDI que no cuadran exactamente con el egreso bancario, verifica si hay una retención que explique la diferencia. Para cada caso de retención, documenta: monto del CFDI, monto del egreso bancario, monto de retención de ISR y monto de retención de IVA. Esos montos retenidos se acumulan para el IVA mensual y el pagó provisional de ISR. Tu contador necesita esa tabla para incorporarlos correctamente en las declaraciones del mes.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación bancaria vs CFDI en México
¿Por qué no es suficiente revisar solo los CFDI en el portal del SAT sin comparar con el banco?
El portal del SAT muestra todos los CFDI que tus proveedores declararon haberte emitido, pero no muestra los pagos que realizaste sin comprobante. Si pagaste en efectivo o a un proveedor informal, ese egreso no aparece en el SAT aunque haya salido de tu patrimonio. Y si un proveedor emitió un CFDI sin que corresponda a una operación real, aparece en el SAT aunque nunca hayas pagado. Solo el cruce con el banco revela esas dos categorías de diferencias que afectan la integridad de tu declaración.
¿Qué sucede si un proveedor se niega a emitir el CFDI de un pago que ya realice?
Si el proveedor está activo en el SAT, está obligado a emitir el comprobante. Puedes reportar la negativa en el portal de quejas y sugerencias del SAT. Mientras tanto, ese egreso no califica como deducción aunque tengas la transferencia bancaria como evidencia. La única forma de asegurar la deducción es obtener el CFDI antes de pagar o inmediatamente después. Por eso verificar que el proveedor esté activo y que vaya a emitir el comprobante es parte del proceso de pago, no una tarea posterior.
¿Un CFDI de un proveedor que fue cancelado después de usarlo como deducción afecta mi declaración anterior?
Si el proveedor cancelo el CFDI en un mes posterior al que lo declaraste como deducción, esa deducción queda sin soporte. Según el momento en que detectes la cancelación, puede ser necesario presentar una declaración complementaria del período afectado. La revisión mensual de CFDI cancelados, que incluye buscar cancelaciones de comprobantes que ya usaste como deducción, es lo que detecta ese problema antes de que se acumule y genere diferencias mayores.
¿Puedo deducir gastos pagados con tarjeta de crédito personal si tengo el CFDI a nombre del negocio?
Este es un punto que genera discrepancias entre contribuyentes. La Ley del ISR requiere que los gastos esten «efectivamente pagados» y un pago con tarjeta personal puede no cumplir ese requisito si no hay un registro formal de reembolso de la empresa a la persona física. Tu contador debe evaluar caso por caso si el gasto puede sostenerse como deducción del negocio cuando el egreso no salio de la cuenta empresarial.
¿Puede Nompli acceder a mi cuenta bancaria o al portal del SAT para hacer la conciliación automáticamente?
No. Nompli no se conecta a bancos ni al portal del SAT. Tu mismo descargas el estado de cuenta y el listado de CFDI, y los procesas en la hoja de conciliación. Nompli proporciona el checklist de pasos para que el proceso sea sistematico, el calendario de vencimientos del SAT y los estimados de deducibles con base en los datos que introduces manualmente. La descarga, el cruce y la validación de documentos son responsabilidad tuya o de tu contador.
Siguiente paso
La conciliación bancaria vs CFDI tiene el mayor impacto cuando se hace cada mes sin excepción, no solo antes de la declaración anual. Cada mes conciliado a tiempo es un mes donde no hay deducibles perdidos ni diferencias acumuladas que resolver en enero bajo presión. El hábito mensual convierte una tarea que puede tomar dos horas la primera vez en una revisión de 40 minutos cuando los documentos ya están organizados y el proceso es familiar.
Activa tu checklist de conciliación bancaria en /herramientas/checklist-fiscal-mensual y marca cada paso a medida que lo completas. Consulta los próximos vencimientos del SAT en /herramientas/calendario-tributario para programar la entrega de la hoja de conciliación a tu contador con al menos cinco días hábiles de anticipación. Nompli organiza el proceso. Tu contador valida y declara.
