Cómo simplificar la conciliación bancaria masiva de extractos en dólares a pesos

El dolor es concreto: te mandan un Excel de doscientas líneas en dólares, el contador pide todo en pesos y el banco, cuando vendiste o cuando acreditó, usó un tipo que no coincide con el de la factura. Si convertís la columna entera con el dólar de hoy, la conciliación cierra en apariencia y se desarma en la primera pregunta.

Esta guía es para ordenar esa masa, no para elegir el tipo de cambio legal por vos. En Argentina conviven criterios distintos y cambian: el que usa el banco, el de la factura electrónica, el que tu contador aplica para el impuesto.

Tampoco es la conciliación de facturas contra el libro de IVA. Eso cruza comprobantes. Acá el problema es el extracto: mucha fila, dos monedas, y la necesidad de no revisar de a una en un chat.

Un extracto masivo se vuelve trabajable cuando dejas de mirar filas sueltas y agrupás por fecha de acreditación. Todas las entradas del día 4 comparten el tipo que vas a discutir. Las del día 18, otro. Un promedio del mes esconde justamente los días en los que el dólar se movió y el banco te liquidó distinto.

Antes de agrupar, separá entradas y salidas. Un débito de comisión bancaria no se netea contra un cobro de cliente para ahorrar una línea. Si lo neteás, perdés el gasto y el ingreso queda flaco. Lo mismo con un impuesto que el banco descontó: va en su lote de débitos, con el código que venga en el extracto, aunque el texto esté abreviado.

Acción concreta: tres hojas desde el primer pegado: créditos en dólares, débitos en dólares, y una tercera vacía llamada diferencias. No abras una cuarta hoja para ir convirtiendo a mano.

Por día, o por liquidación si el banco agrupa, anotá dólares del movimiento, pesos que el extracto en pesos muestra si ya convirtió, y el tipo implícito (pesos dividido dólares). Si el extracto solo viene en dólares porque la caja de ahorro es en USD, los pesos oficiales del expediente quedan vacíos a propósito hasta que el contador diga qué cotización usar en esa fecha.

No completes ese vacío con el blue, el MEP o el oficial porque es el que viste en una app. Esos nombres cambian de rol según el año y según el impuesto. Tu trabajo es dejar la fecha y el monto en dólares intactos. El tipo del expediente se escribe en una columna que se llama a confirmar, no tipo final.

Acción concreta: si una fila no tiene fecha clara, no la metas en el lote del día anterior. Va a un lote sin fecha. Ese lote no se convierte. Se le pregunta al banco o al cliente qué día se acreditó.

El lote del día te dice cuánta plata entró. No te dice de qué factura es. El cruce masivo funciona si cada crédito puede heredar un número de comprobante. Si el cliente paga varias facturas en un solo wire, el crédito se parte en las facturas que cubre y el sobrante queda sin asignar. No lo repartas en forma pareja para que cierre.

Si la factura se emitió en pesos a un tipo y el banco acreditó dólares, vas a tener diferencia aunque el cliente haya pagado justo. Esa diferencia no corrige la factura. Se anota al lado. Si la factura salió en dólares, el tipo que lleve el comprobante se respeta y se compara con el del banco. Tampoco se reescribe.

Acción concreta: columna comprobante en el lote. Lo que siga vacío después del cruce es una lista de no identificados. Esa lista es un resultado del mes, no un fracaso escondido. Llevala así.

Cuando el peso del banco y el peso del criterio fiscal no coinciden, la resta es la diferencia de cambio de ese lote. Sumá esas restas al final. No las distribuyas dentro del ingreso de cada cliente, porque después nadie puede decir cuánto fue venta y cuánto fue moneda.

Una diferencia a favor no es una factura que te olvidaste de emitir. Una diferencia en contra no es un descuento comercial. Si la tratás como cualquiera de las dos, el libro de IVA y el banco se pisan. El contador decide si esa diferencia tiene efecto en el impuesto y en qué período. Vos la dejás calculada por lote, con la fecha.

Acción concreta: la hoja diferencias tiene una fila por lote, no una fila por movimiento, salvo que un movimiento solo explique casi toda la diferencia del día. El detalle vive en el lote. El resumen vive en una página.

En un extracto largo, una parte de las líneas no son clientes. Son comisiones, IVA sobre comisiones si el banco lo discrimina, sellos, o el pase de la cuenta en dólares a la cuenta en pesos cuando vendiste divisas. Ese pase no es un cobro. Es un movimiento entre cuentas. Si lo contás como ingreso, duplicás la venta que ya estaba en el comprobante.

Marcá esas líneas con una etiqueta antes de conciliar clientes: comisión, impuesto bancario, pase entre cuentas, no identificado. El lote de pases se concilia contra el egreso de la cuenta en dólares y el ingreso de la cuenta en pesos, el mismo día o al día hábil siguiente. Si los dólares que salieron no coinciden con los pesos que entraron vía el tipo del pase, la diferencia también va a la hoja de diferencias, separada de la de los clientes.

Acción concreta: no borres las líneas chicas para que el archivo pese menos. Una comisión repetida cien veces es un gasto. Cien veces cero, porque las filtraste, es un gasto que no existe.

El método de lotes sirve para los dos. Lo que cambia es la pregunta que le hacés al contador. En monotributo, los pesos en los que se convierte el dólar pueden empujar la categoría o el tope. No calcules vos la recategorización con un tipo sacado de una app. Llevá los dólares del período y las fechas. Que la conversión la haga quien conoce el criterio vigente de ARCA.

En responsable inscripto, el mismo lote alimenta la pregunta de IVA y de impuesto a las ganancias: qué tipo usa cada comprobante y qué hacés con la diferencia. Tampoco liquides el impuesto en la hoja. El estimado, si tu contador te pasó una forma de apartar, va etiquetado como estimado. Si no te la pasó, la hoja no inventa un porcentaje.

Acción concreta: en la portada, una línea que diga la figura: monotributo o responsable inscripto. Si en el año cambiaste, el extracto de los meses viejos no se reconvierte con la figura nueva.

Lo que se manda es corto: portada con totales de dólares acreditados, pesos del banco si existen, pesos del criterio a confirmar, diferencia total, cantidad de líneas sin comprobante y cantidad de pases entre cuentas. Detrás, los lotes. El contador baja al lote solo cuando la portada muestra un número que no entiende.

Eso es simplificar la conciliación masiva: no mirar menos, sino mirar en el orden que escala. Día 2 pegás el extracto y etiquetás. Día 4 armás lotes y cruzás comprobantes. Antes del vencimiento leés solo los lotes con diferencia grande o con líneas sin identificar.

Acción concreta: si un mes el extracto llega el día anterior al vencimiento, no lo conviertas en una noche con un solo dólar. Etiquetá, separá pases y comisiones, y decí que el cruce fino queda pendiente. Un cierre honesto y corto le sirve más a tu contador que un archivo convertido al apuro.

Multiplicar toda la columna de dólares por un solo tipo de cambio.

Contar como venta el pase de la cuenta en dólares a la cuenta en pesos.

Netear la comisión contra el cobro del cliente.

Reescribir la factura en pesos para que coincida con el banco.

Borrar los no identificados para que el total dé redondo.

Figura: monotributo o responsable inscripto. Extracto en dólares y, si existe, el extracto en pesos del mismo período. Lotes por fecha con el tipo implícito del banco. Listado de comprobantes cruzados y de líneas sin comprobante. Pases entre cuentas propias. Hoja de diferencias por lote, sin mezclarlas con el ingreso.

La pregunta es una: qué cotización querés que deje en la columna a confirmar para cada fecha, y si la diferencia va en un renglón separado. No llegués con los pesos ya cerrados.

Si además tenés facturas locales en pesos que no tienen nada que ver con este extracto, no las metas en el lote de dólares para completar un total mensual. Se concilian en su propio cruce.

No. Cada lote usa la fecha del movimiento. El tipo de esa fecha, el que indique tu contador, va en la columna a confirmar. El dólar de hoy solo sirve si el movimiento es de hoy. Un archivo de todo el mes convertido con la cotización del cierre queda falso en casi todas las filas.

No la trates como factura ni como descuento. Es la resta entre los pesos del banco y los pesos del criterio fiscal de ese lote. Se muestra aparte. El efecto en el impuesto lo decide tu contador. Si la escondés dentro del ingreso, después no se puede desarmar.

No. Es un movimiento entre cuentas tuyas. El cobro del cliente ya está en el crédito en dólares, o tiene que estar. Si además sumás los pesos del pase como ingreso, estás contando dos veces la misma plata. El pase se concilia contra la salida de dólares, no contra una factura nueva.