Cómo armar la base de reteICA antes del bimestre

Quien busca «reteica cómo se calcula» casi siempre tiene un total de facturación nacional y un municipio que no coincide con ese total. El impuesto de industria y comercio, y la retención que te practican, miran la actividad en ese municipio y el bimestre, no el formulario de IVA de la DIAN. Mezclarlos es la forma de pagar de más en una ciudad y quedar corto en otra.

Esta guía no liquida la tarifa ni presenta la declaración municipal. Las tarifas, las actividades y el calendario los confirma tu contador con la norma del municipio, porque Bogotá no usa la misma tabla que Medellín o Cali. Lo que sí puedes organizar es la base: qué ingreso entra, de qué actividad y en qué ciudad.

Nompli organiza el checklist, el calendario y el estimado de esa base. No emite la factura electrónica, no declara el ICA y no reemplaza a tu contador.

Escribe el bimestre en la cabeza de la hoja: enero-febrero, marzo-abril, y así. Al lado, el municipio. Si vendes en dos ciudades, son dos hojas, no una columna escondida. Sumar primero y partir después es como repartir una cuenta que ya se pagó.

Si no sabes en qué municipio queda un cliente, no lo pongas en el más fácil. Márcalo «ciudad por confirmar» y resuélvelo con la dirección del servicio o del establecimiento, la que tu contador use como criterio. Adivinar Bogotá porque ahí vives ensucia las dos bases.

Acción concreta: una hoja por municipio y bimestre, aunque una de ellas quede en cero. El cero escrito evita la duda de si olvidaste la ciudad.

Un negocio puede tener una actividad principal y otra ocasional, con tarifas distintas. Si todo cae en la actividad de mayor tarifa «por si acaso», regalas impuesto. Si todo cae en la más baja, el municipio lo nota cuando cruza. Anota la actividad que el contrato o la factura describe, y deja la tarifa en blanco para tu contador.

Los ingresos que crees exentos o no sujetos no se borran. Van a una columna aparte con la razón: exportación, actividad no sujeta, o ingreso que en realidad es un reembolso. Sin esa columna, el total de facturas nunca va a cuadrar con la base y vas a pensar que la hoja está mal.

Acción concreta: tres columnas. Gravado, no sujeto o exento, y por confirmar. Nada de una sola suma.

Devoluciones, notas crédito y anticipos no facturados mueven el total del bimestre. Una nota crédito de marzo que corrige una factura de enero no siempre «se va sola» del bimestre en curso. Anota la nota con su factura de origen y el bimestre de esa factura. Tu contador decide en qué período pega.

El IVA de la factura no es base de ICA. Si tu reporte de ventas trae el total con IVA, estás inflando la base. Pide el reporte sin impuesto o réstalo en una columna visible. No lo hagas de memoria.

Acción concreta: al pie de la hoja, la frase «base sin IVA, notas crédito identificadas». Si no puedes decirlo, la base no está lista.

El reteICA que ya te practicaron es un anticipo, no un gasto perdido, cuando el certificado existe. Lista cada cliente que retuvo: NIT, bimestre, base que ellos usaron y valor retenido. Si el cliente retuvo sobre una base distinta a tu factura, no la tapes. Esa diferencia es la pregunta del bimestre.

Sin certificado, el valor retenido es un rumor. El extracto bancario muestra el neto, no el municipio ni la tarifa. Pide el certificado en el mismo bimestre, no en la declaración de renta del año siguiente, cuando ya nadie recuerda el descuento.

Acción concreta: carpeta «reteica-retenido» con un archivo por cliente. El nombre lleva NIT y bimestre, no «varios».

En un mismo pago pueden descontarte retefuente, reteIVA y reteICA. Tres bolsas. Si las sumas como «retenciones», el estimado de IVA queda corto y el de ICA queda doble. En la fila del recaudo, parte el descuento en tres números aunque el banco muestre uno.

La autorretención de renta, cuando aplica, tampoco sustituye el ICA. Son obligaciones de autoridades distintas. Deja una nota si el cliente te dijo «ya te retuve todo» sin desglosar. Esa frase no es un soporte.

Acción concreta: plantilla de recaudo con columnas retefuente, reteIVA, reteICA y neto. Una fila que no parte el descuento queda en pendiente.

Dos meses no son el doble del mes bueno. Si enero fue una factura grande y febrero fue mantenimiento, la base es la suma, no el miedo. Calcula un estimado solo para apartar caja, con la tarifa que tu contador te haya confirmado por escrito para esa actividad. Si la tarifa no está confirmada, aparta un rango y dilo, no un número único disfrazado de exacto.

Guarda el estimado con fecha. Cuando la declaración municipal salga distinta, vas a ver si cambió la base o cambió la tarifa. Sin esa foto, cada bimestre parece un error nuevo.

Acción concreta: una línea «estimado de caja» y otra «tarifa usada, confirmada el día X». Nompli puede guardar el estimado. La tarifa oficial no la inventa la herramienta.

El calendario del municipio no es el de la DIAN. Anótalo aparte. El paquete para tu contador lleva la hoja de base, las notas crédito, los certificados de reteICA y la lista de ciudades en duda. No lleva un chat de «más o menos fueron tantos».

Si falta un certificado, la fila sigue en pendiente y el estimado no lo resta. Es mejor pagar de más un bimestre documentado que restar un descuento que no puedes probar.

Acción concreta: el día que cierres el segundo mes del bimestre, arma el paquete. No esperes al recordatorio del banco.

Una obra en otra ciudad, aunque dure dos semanas, puede mover base. No la dejes en el municipio de tu casa «porque la factura salió de aquí» hasta que tu contador lo confirme. Márcala como ingreso en tránsito de ciudad.

Si diste de alta una actividad nueva a mitad del bimestre, parte el ingreso por fecha. La tarifa vieja no cubre el servicio nuevo, y al revés tampoco. Una sola actividad «principal» es cómoda y a veces es falsa.

Al cierre del año, esta hoja bimestral es la que explica la industria y comercio de la renta. No la reconstruyas en marzo con los extractos. El extracto no sabe de municipios.

Si facturas desde una ciudad y el servicio se presta en otra, no uses la dirección de tu casa como atajo. Anota las dos direcciones y la fecha del servicio. Tu contador confirma cuál municipio grava esa actividad. Mientras tanto la fila no entra en ninguna base como si ya estuviera decidida. Meterla en el municipio de la sede «para no dejarla suelta» es exactamente dejarla mal puesta. Una obra de tres semanas puede mover más base que el local de todo el bimestre.

Guarda los certificados de reteICA con el NIT del cliente visible en el nombre del archivo. Al armar la declaración de renta, esa carpeta es la que evita reconstruir seis bimestres desde el banco. Si un certificado llega tarde, no lo restes del bimestre ya cerrado: agrégalo con la fecha en que lo recibiste y deja que tu contador diga si cabe en una corrección. Nompli puede recordarte el bimestre. No liquida la tarifa municipal.

Abre la hoja del bimestre en curso y sepárala por municipio, sin IVA. Marca el cierre en el calendario tributario y recorre el checklist fiscal mensual para que los certificados de reteICA no se queden en el correo.