Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Precisa el alcance antes de convertir dólares a soles. Esta guía ordena el cierre mensual en Perú de una agencia o de un freelancer que ya emitió un comprobante a un cliente del extranjero y cobró, o espera cobrar, en dólares. El trabajo consiste en dejar juntos el comprobante, el tipo de cambio de SUNAT de su fecha, el abono del banco y la pregunta de IGV todavía sin resolver. El texto no sustituye la norma de SUNAT ni la decisión de quien firma la declaración.

Deja fuera de esta carpeta la forma de emitir el comprobante. Ese procedimiento está en la guía de facturar al exterior como freelancer. Aquí el folio ya salió. Si el servicio califica como exportación de servicios, y qué ocurre con el IGV, lo confirmas en sunat.gob.pe y con tu contador. Que el resultado se haya usado fuera del país es un hecho que se guarda con documentos. No se deduce del dominio del correo.

Incluye en el cierre tres momentos distintos, aunque ocurran en el mismo mes. El primero es la emisión del comprobante. El segundo es el abono en dólares, con su comisión. El tercero, si lo hubo, es la venta posterior de esos dólares a soles. Cada momento tiene fecha, moneda y respaldo. Sumarlos en un solo total en soles mezcla el servicio con el cambio de moneda.

Anota también lo que este cierre no decide solo. La detracción, cuando el servicio está en el listado que corresponda, y la retención, cuando exista certificado, se registran aparte del tipo de cambio. Si un punto no tiene respuesta, queda pendiente de la reunión. No lo completes con cero para que el mes se vea terminado.

Identifica el RUC que emitió el comprobante antes de abrir el extracto. Si la agencia es persona jurídica, el documento habitual es la factura electrónica. Si prestaste el servicio por tu cuenta, el documento habitual es el recibo por honorarios electrónico. Cuando en el mes salieron los dos, no los sumes. Son dos registros, aunque los revises la misma tarde. En cada uno anota el RUC, el nombre y si se trata de la empresa o de la persona natural. Incluye la cuenta donde se acreditó el pago.

Separa también el trabajo de la planilla y el de los colaboradores fuera de planilla. Esa distinción no cambia el tipo de cambio de SUNAT. Cambia los gastos que tu contador va a pedir. Un sueldo y un recibo por honorarios no se leen igual. Esconder los dos dentro del costo del encargo al extranjero deja el mes sin respaldo. Anótalos en el grupo de gastos, con su propio comprobante.

Detén el cruce con el banco si el RUC está en blanco. Primero defines quién facturó. Después lees el extracto. El extracto en dólares de la empresa no explica un recibo por honorarios emitido a tu nombre, y ese recibo no explica los dólares que quedaron en la cuenta de la sociedad. Si el cliente pagó a la cuenta que tenía registrada, anota la cuenta real y conserva el comprobante en el RUC que lo emitió.

Corta el mes si durante el período pasaste de recibo por honorarios a factura de la empresa, o al revés. Lo emitido antes del cambio queda con el RUC anterior. Lo emitido después, con el nuevo. No promedies el tipo de cambio de SUNAT de las dos etapas. El promedio esconde el corte. Cada etapa lleva su propia pregunta de IGV.

Ejemplo. La empresa factura 3.000 dólares a un cliente del extranjero y, en el mismo mes, tú emites un recibo por honorarios por un servicio distinto, cobrado en soles. Son dos cierres. El cliente local del recibo puede ser otro. Aunque fuera el mismo pagador, el comprobante no se fusiona. El abono en dólares de la empresa no se usa para cuadrar el recibo.

Anota el tipo de cambio de SUNAT de la fecha del comprobante, y anota aparte lo que hizo el banco cuando llegó el dinero. SUNAT publica compra y venta por día. Cuál de los dos usa el ingreso en soles lo confirma tu contador, según el comprobante y el criterio del período. Tú registras la fecha, la moneda, el monto y el tipo de ese día, con la fuente. Al lado dejas la fecha del abono, que puede ser otra y que puede ni siquiera ser una conversión a soles.

Conserva el monto en soles del día del comprobante cuando ya lo calculaste con el tipo de esa fecha. No lo reescribas el día en que vendas dólares, aunque el banco use otro tipo. Si el comprobante ya traía soles, respeta ese tipo y no lo corrijas cuando el banco pague distinto. La diferencia es otra línea, no un comprobante nuevo. Un ingreso del día 2 y un ingreso del día 27 no comparten tipo de cambio.

Registra el abono en la moneda en que entró. Si el dinero quedó en la cuenta en dólares, anota dólares girados, comisión y dólares recibidos. No dividas los soles de una venta de moneda posterior entre los dólares de la factura para inventar un tipo del banco. Esa división mezcla la venta de moneda, la comisión y el saldo que no vendiste. El tipo de la venta de moneda se aplica solo a los dólares que sí vendiste, y en su propia fecha.

Agrupa los comprobantes por fecha si hay varios. Deja el tipo de SUNAT de cada fecha. No conviertas la cartera completa con el tipo del día de cierre. Si todavía no miraste la publicación de SUNAT de ese día, el dato queda pendiente de anotar. Un espacio vacío significa que falta el tipo. No significa que el tipo sea cero ni que puedas usar el de otra fecha.

Ejemplo de cálculo, no un tipo de SUNAT para copiar. Si el comprobante es de 3.000 dólares y, solo para ilustrar la multiplicación, el tipo de esa fecha fuera 3,70, la referencia en soles sería 11.100. El tipo de tu fecha es el que publicó SUNAT ese día. Tu contador indica si corresponde compra o venta. No copies el 3,70 en el registro.

Reúne el contrato antes de escribir que el servicio es exportación. El IGV de una venta a un cliente en Perú no se modifica porque otro cliente esté en el extranjero. La exportación de servicios, cuando califica, pide que el servicio se haya usado fuera del país, y tu contador contrasta eso con SUNAT. La carpeta guarda el contrato, la descripción del trabajo y un respaldo de que el resultado se usó fuera del país. Sin eso, no escribas que el IGV no corresponde, como si ya fuera un hecho.

Guarda el acuerdo junto a la factura, en PDF o impreso, aunque el alcance esté en un correo. Si el comprobante salió y el correo se quedó solo en el chat, ese cobro sigue abierto. No lo cierres como exportación porque la transferencia vino de un banco extranjero. Llévalo a la reunión con el comprobante al lado y con la pregunta explícita. El abono prueba que llegó dinero. No prueba el IGV.

Clasifica aparte al cliente establecido en Perú. Su comprobante puede llevar el IGV que ya figure en el documento. No calcules una tasa de memoria en esta hoja. Algunos servicios locales pueden, además, estar sujetos a detracción. El cliente del extranjero entra a la pregunta de exportación. Si sumas la base del cliente local con los soles de referencia del encargo exterior antes de separar las dos operaciones, armas un mes que no se puede explicar.

Deja el contrato en la carpeta de cada cliente nuevo del extranjero antes del primer comprobante del mes siguiente. El comprobante de este mes que haya salido sin contrato no se vuelve exportación cerrada por el paso de los días. Se lista como pendiente. El país del correo no reemplaza ese papel. Si el uso del servicio fue en Perú, aunque el pagador esté fuera, formula esa pregunta con el mismo contrato. No la des por resuelta por el origen de la transferencia.

Separa tres figuras que el banco y el cliente no presentan juntas. La detracción es un depósito en el Banco de la Nación, ligado a ciertos servicios que están en un listado, en general cuando el servicio es local. No se la copies al cliente del extranjero por costumbre. Tampoco la des por descartada solo porque el cliente está fuera del país: si el servicio se prestó en Perú, la pregunta sigue abierta. Lleva el contrato y pregunta. No deposites ni dejes de depositar por una lectura rápida del listado. La respuesta es de tu contador, con el listado vigente de este mes.

Trata la retención como otro hecho, que solo existe cuando hay certificado. Un pagador en Perú a veces retiene y te entrega ese certificado. La transferencia del cliente del extranjero no trae esa retención. Si el único respaldo del cobro en dólares es el comprobante de la transferencia, no anotes retención. Anótala solo cuando el certificado exista. Dejarla en cero porque no hay papel, o inventarla porque en otros clientes sí aparece, son los dos errores.

Muestra la comisión del banco en su propia línea. Puede ser un gasto o un menor valor del abono. Tu contador dice cuál. Tú escribes dólares girados, comisión y dólares recibidos, con la fecha del banco. No absorbas la comisión dentro del tipo de una venta de moneda posterior. Ese tipo pertenece a otra operación y puede no cubrir los mismos dólares. La comisión, la detracción y la retención no se compensan entre sí para cuadrar el comprobante.

Escribe, en frases, el estado de cada figura debajo del cobro. Indica si la detracción ya fue revisada con tu contador o si sigue pendiente, con el contrato al lado. Indica la retención solo si adjuntas el certificado. Indica la comisión con monto y fecha. Si una frase falta, falta el dato. No interpretes el silencio como monto cero ni como tema resuelto. El checklist fiscal mensual ayuda a ver si esos tres puntos están completos cuando se acerca el vencimiento.

Ejemplo. El cliente giró 3.000 dólares y el banco descontó 25 de comisión. En la cuenta quedaron 2.975 dólares. Esos 25 se anotan solos. No se restan del honorario para forzar que el comprobante y el banco muestren la misma cifra. La detracción, si corresponde a otro servicio del mes, no se calcula sobre estos 25 ni se mezcla con esta comisión.

Registra dos momentos cuando te depositan dólares y días después los vendes. El primero es el ingreso del servicio, al tipo de cambio de SUNAT de la fecha del comprobante. El segundo es el cambio de esos dólares a soles, al tipo de la venta de moneda. Mezclarlos hace que una subida del dólar parezca más facturación, o que una caída parezca un descuento al cliente. No lo es. El cliente pagó el monto del comprobante. La venta de moneda es una operación tuya con el banco.

Guarda el extracto en dólares y el extracto en soles. El primero muestra el abono, neto de comisión, y la salida del día en que vendiste. El segundo muestra los soles acreditados por esa venta. Los dólares que no vendiste siguen en la cuenta. Son saldo. No son una factura pendiente ni un ingreso extra. Si el mes siguiente los vendes a otro tipo, esa venta tampoco se carga al cliente ni se retrotrae al comprobante original.

Anota cuatro cifras, en este orden, y no las reemplaces por un solo total en soles. Dólares facturados. Dólares cobrados, ya descontada la comisión. Dólares que siguen en la cuenta. Soles que generaste al vender moneda. Si no puedes completar las cuatro, el mes no está listo para tu contador. El IGV, si corresponde, no se calcula sobre los soles de la venta de moneda. Esa cifra es el resultado de cambiar moneda, no la base del servicio.

Consulta el calendario tributario para ver cuándo vence tu RUC. Ese calendario no publica el tipo de cambio de SUNAT del día del comprobante ni el tipo al que el banco te compró los dólares. Esas dos cotizaciones viven en la carpeta, cada una con su fecha. No las promedies para que las cuatro cifras se vean más simples. Si vendiste en dos días distintos, deja un tipo por día.

Ejemplo. Facturaste 3.000 dólares. Después de una comisión de 25, la cuenta recibió 2.975. Más adelante vendiste 2.800 dólares y quedaron 175 en la cuenta. Esos 175 son saldo. Los soles de la venta de los 2.800 no reemplazan el monto del comprobante ni sirven de base para dar el IGV por calculado.

Documenta software, colaboradores del extranjero y pauta en una carpeta de gastos, separada de los ingresos. No los restes del monto facturado al cliente para llegar a una utilidad de memoria. Guarda la factura del proveedor, la fecha y lo que salió de la tarjeta o de la cuenta. El cargo en soles es el de la tarjeta. No conviertas el gasto con el tipo de cambio de SUNAT de la factura del cliente para que las fechas coincidan. Son operaciones distintas.

Lleva esa factura como respaldo de gasto y pregunta aparte si da crédito fiscal de IGV. No fuerces el mismo PDF a las dos conclusiones. Llegar con el documento y con el cargo alcanza para que tu contador decida. Llegar con el gasto ya restado dentro de los soles del comprobante obliga a sacarlo después y retrasa el cierre.

Pide comprobante peruano cuando pagas a una persona en Perú, aunque el cliente final esté en el extranjero. Si corresponde recibo por honorarios, archívalo con fecha y monto. Puede haber retención. No la des por hecha ni por inexistente: pregunta, y no la anotes sin el certificado. Ese pago es un gasto con su propio comprobante. No se esconde dentro de la factura en dólares del cliente del exterior, aunque el resultado del trabajo se haya usado fuera del país.

Mantén la carpeta de ingresos y la de gastos sin restar una a la otra en la misma línea. En ingresos van la factura al extranjero, los comprobantes a clientes en Perú y, en su registro, tu recibo por honorarios si emitiste por tu cuenta. En gastos van el software, los recibos de colaboradores y la planilla, si la hubo. El impuesto no se obtiene restando carpetas antes de la reunión. El estimado de caja, si tu contador te dio un criterio el mes pasado, se rotula como estimado de ese consejo.

Ejemplo. Pagaste un software por 54 dólares y la tarjeta cargó un monto en soles. Anota los 54 dólares, la fecha y el cargo tal como aparece. No multipliques esos 54 dólares por el tipo de cambio del comprobante del cliente. Si además pagaste a un colaborador en Perú, su recibo va en esta carpeta de gastos, no en la factura de exportación.

Prepara una hoja corta para abrir la reunión. Incluye el RUC de la empresa y, si emitiste por tu cuenta, el tuyo en un bloque aparte. Anota el número de comprobantes, los dólares facturados, los soles según el tipo de SUNAT que registraste y la frase de que compra o venta la confirma tu contador. Sigue con los dólares cobrados, la comisión, los soles de la venta de moneda y los dólares que siguen en la cuenta. Cierra la hoja con los cobros del extranjero sin contrato y con los cobros en los que la detracción sigue sin respuesta.

Recorre esa hoja en ese orden. Si tu contador puede seguir el mes sin abrir diez documentos, el cierre se entiende. Los PDF salen cuando una cifra no tiene respaldo: el correo del alcance, el cargo de la tarjeta, el recibo del colaborador. El cliente en Perú se menciona al final, en su propia lista, no sumado a los soles de referencia del encargo exterior. Tu recibo por honorarios personal se menciona después, como otro RUC.

Usa el estimado de impuesto solo como fondos apartados. Si el mes pasado tu contador te dio un porcentaje para apartar, aplícalo con esta nota: estimado de aquel consejo. Si cambió el régimen o el volumen de la agencia, no arrastres el porcentaje. Pregunta de nuevo. Ese estimado no alcanza para escribir que el servicio al extranjero va sin IGV. La calificación de exportación la sostiene quien firma, con SUNAT y con el contrato de este mes.

Resuelve en la semana lo que sigue sin tipo de cambio y lo que sigue sin contrato. No lo dejes para después del vencimiento. Quien presenta ante SUNAT presenta lo que corresponde. Tu parte es que esa presentación no nazca de un solo número en soles que mezcla el servicio, la comisión y la venta de dólares. Llega con las cuatro cifras del paso anterior completas y con la detracción formulada como pregunta, no como depósito ya decidido por tu cuenta.

Revisa el origen de cada cifra en soles antes de tratarla como cobro del cliente. El error más costoso es tomar los soles de la venta de moneda como si el cliente hubiera pagado eso. El cliente pagó el monto en dólares del comprobante. La venta de una parte de esos dólares es posterior. El saldo que quedó en la cuenta no es un descuento ni una factura omitida. Convertir ese saldo en una nota de crédito imaginaria separa el comprobante del banco.

Asigna a cada fecha su tipo de cambio. La factura tiene el tipo de SUNAT de su día. La venta de moneda tiene el tipo del banco de su día. El cargo de la tarjeta tiene los soles que debitó el banco ese día. Tres fechas, tres tipos. Un promedio del mes tapa justo los días en que el dólar se movió y deja el registro imposible de reconstruir.

Sustenta la exportación antes de dar el IGV por resuelto. Un abono desde el extranjero prueba que llegó dinero. La exportación de servicios, si califica, se sostiene con el contrato y con el uso del servicio fuera del país, y la confirma tu contador con SUNAT. Hasta entonces el cobro queda abierto. No lo anotes como si el IGV ya no correspondiera para que la hoja se vea decidida.

Formula la detracción servicio por servicio. Aplicarla al cliente del extranjero por reflejo, o no preguntar por el cliente en Perú porque te parece obvio el contraste, deja el mes sin criterio. Junta el recibo por honorarios personal con las facturas de la agencia solo en la conversación, nunca en el mismo registro. No se compensan entre sí. La comisión bancaria tampoco se usa para simular una detracción ni una retención.

Arma el paquete con el RUC de la empresa y, si emitiste un recibo por honorarios, el tuyo aparte. Incluye los comprobantes del mes, el contrato o el correo del encargo al extranjero, el extracto en dólares y el extracto en soles. Lleva la comisión escrita sola, no absorbida en un tipo inventado. Lleva los gastos con su factura, el cargo de la tarjeta y, si pagaste a alguien en Perú, su recibo y el certificado de retención cuando exista.

Entrega una hoja con la fecha del comprobante, el tipo de SUNAT de ese día, los soles que resultan de esa cuenta, la fecha del abono, los dólares que quedaron, la fecha de la venta de moneda, el tipo del banco y los soles acreditados. Si el tipo de SUNAT que anotaste es solo un ejemplo de cálculo, dilo así y reemplázalo por el de la publicación de esa fecha antes de la reunión. Pregunta qué tipo quiere en el registro, compra o venta, y si cada servicio de la lista califica como exportación. No llegues con la base en soles ya cerrada por tu cuenta.

Incluye a los clientes en Perú en la misma conversación, en su lista, no ocultos para que el mes del exterior se vea aislado. Tu contador necesita ver la mezcla de operaciones. Pregunta, con los contratos sobre la mesa, qué servicios del mes entran al análisis de detracción y cuáles quedan fuera. La respuesta no se copia del mes anterior si cambió el servicio o el lugar donde se prestó.

Confirma con SUNAT y con tu contador si el servicio califica como exportación de servicios antes de dejar el IGV en cero. Hace falta el contrato, el alcance del trabajo y un respaldo de que el servicio se usó fuera del país. Que hayan entrado dólares desde el extranjero no alcanza. Hasta confirmarlo, ese cobro queda abierto. No lo anotes como si el IGV ya no correspondiera para que la hoja se vea decidida.

Conserva el abono como prueba del dinero y el contrato como prueba del servicio. Son respaldos distintos. Si el uso fue en Perú, formula esa pregunta aunque el pagador esté fuera. La respuesta de un encargo no se extiende sola al siguiente, ni al comprobante de un cliente local del mismo mes.

Anota el tipo de la fecha del comprobante, compra o venta según el criterio que te indiquen. Regístralo el mismo día, con la fuente. Lo que hizo el banco al acreditar dólares, y la venta posterior de esa moneda, vive en otro lugar de la hoja. La diferencia no se borra para que todo el mes use un solo tipo.

Usa un ejemplo de cálculo solo para entender la multiplicación, y escribe que es un ejemplo. El número que queda en el registro es el que publicó SUNAT en la fecha del comprobante, no una cifra ilustrativa. Si el comprobante ya salió en soles, respeta el tipo con el que se emitió y no lo reemplaces por el de la venta de moneda.

Lleva el contrato y pregunta antes de depositar o de omitir el depósito en el Banco de la Nación. Depende de si el servicio está en el listado vigente y de dónde se presta. El cliente del extranjero no hereda la detracción de un cliente en Perú, y el cliente en Perú no queda fuera de la pregunta porque el otro pagador sea extranjero. No decidas por una lectura rápida del listado.

Mantén la comisión del banco y la retención de un pagador peruano, si existe certificado, fuera de ese depósito. Son tres operaciones distintas. La detracción se revisa servicio por servicio, con el listado de este mes y con tu contador. Un abono en dólares no la resuelve ni la descarta.