Impuestos al contratar tu primer empleado en tu pyme 2026

Pasar de trabajar solo (o con freelancers) a tener una persona en nómina en CDMX o en otra ciudad de México no es solo "pagar un sueldo". Aparecen obligaciones de IMSS, posibles retenciones de ISR, CFDI de nómina y una disciplina de caja distinta.

El error más común del dueño primerizo es mirar solo el neto que le prometió al colaborador. El costo real para la pyme suele ser sueldo bruto más aportes patronales y costos de cumplimiento. Si no lo calculas antes de la oferta, la liquidez del mes se rompe.

Esta guía explica el mapa en lenguaje claro: qué es cada pieza, en qué orden actuar, qué guardar y cómo hablar con tu contador. No sustituye asesoría laboral ni la presentación en portal SAT. Confirma requisitos vigentes en https://www.sat.gob.mx y en el portal de IMSS.

Si la persona es un independiente genuino (sin subordinación ni horario fijo de empleado), el mapa es otro: honorarios y CFDI. No disfraces un empleo subordinado como factura de servicios: eso suele salir más caro después.

Piensa el primer empleado como un cambio de sistema: de "yo pago cuando puedo" a fechas fijas, carpetas fijas y números que tu contador pueda defender ante SAT.

Sueldo bruto es la base sobre la que suelen calcularse aportes y retenciones. Neto es lo que el empleado recibe en la cuenta. Costo total para la empresa es lo que sale de tu caja: bruto (o la estructura que uses) más aportes patronales de IMSS y otros cargos obligatorios según el caso.

Ejemplo didáctico: ofreces un neto de 1.000 pesos mexicanos. Ese neto no es el costo completo. Debes preguntar a tu contador cuánto bruto implica, qué retiene el trabajador por ISR si aplica, y qué paga la empresa a IMSS. Solo con esas tres piezas cierras un presupuesto honesto.

El IVA de tus ventas no "paga" la nómina. Son circuitos distintos: uno es impuesto sobre operaciones comerciales; el otro es relación laboral y retenciones. Sepáralos en carpetas y en la cuenta bancaria para no mezclar criterios.

Usa estimados educativos (por ejemplo la calculadora de ISR cuando aplique) solo como referencia de aprendizaje. Las tablas oficiales y el cálculo definitivo los confirma tu contador con las reglas vigentes de SAT y IMSS.

Si negocias un "paquete cerrado" con el candidato, escribe si el número es bruto o neto. Esa ambigüedad es el origen de muchas peleas en el primer pago.

El alta en IMSS registra a la persona ante el sistema de seguridad social u obligaciones laborales aplicables en México. Retrasarla "para probar un mes" suele crear riesgo legal y fiscal mayor que el costo de hacerlo bien desde el día 1.

CFDI de nómina es el comprobante o reporte periódico de la relación laboral y, cuando corresponde, del ISR retenido. No es un detalle administrativo opcional: es la evidencia de que pagaste en regla y de que puedes demostrar el gasto y las retenciones.

Decide por escrito quién arma CFDI de nómina: tu contador, un proveedor de nómina o un proceso interno supervisado. El dueño debe entregar a tiempo: datos del empleado, novedades (faltas, bonos, horas), comprobante de pago y contrato.

Agenda los vencimientos de IMSS y de retenciones en el calendario tributario. Un recordatorio fijo evita el pago de última hora sin liquidez.

Revisa nombres, documentos de identidad y fechas de inicio antes de enviar el alta. Un error de captura se arrastra meses y ensucia CFDI de nómina.

Contrato y rol claros. Define funciones, jornada y fecha de inicio. Sin eso, ni el alta ni CFDI de nómina tienen un ancla estable.

Alta en IMSS con los datos correctos del trabajador y de tu RFC. Revisa nombres, documentos de identidad y fechas: un error de captura se arrastra meses.

Criterio escrito de sueldo bruto versus neto. Si prometiste un neto, documenta cómo se calcula el bruto y quién valida el número cada mes.

Cuenta bancaria separada para sueldos (o al menos una subcuenta). Pagar nómina desde la cuenta personal del socio mezcla gastos y complica auditorías internas.

Carpeta `RFC/nomina-YYYY-MM/` lista desde el primer mes: contrato, alta, recibos, acuses y listado de incidencias. Esa carpeta es lo que tu contador necesita para cerrar sin repreguntar.

Acuerda con tu contador el formato de entrega (ZIP indexado por mes) para no reenviar capturas sueltas por chat.

Día de pago: transfiere el neto, guarda el comprobante bancario y asegúrate de que el empleado tenga su recibo o acceso al detalle. Cierre del período: CFDI de nómina, acuses y novedades.

Desde el día 1, aparta en caja el estimado de aportes a IMSS. Si esperas al vencimiento para "ver si sobra", casi siempre no sobra.

En el mes 2, compara el estimado de cargas con lo real. Ajusta el apartado. Ese hábito simple evita sorpresas cuando el equipo crezca a dos o tres personas.

Si el período de prueba no funciona y la relación termina pronto, pregunta a tu contador y a tu asesor laboral qué liquidación o finiquito aplica. Improvisar el último pago sin criterio escrito es una fuente clásica de conflicto.

Usa el checklist fiscal el día de corte de nómina para no olvidar acuses ni archivos.

Una pyme contrató "de palabra" y pagó dos semanas en efectivo sin alta en IMSS. Cuando quiso formalizar, tuvo que corregir atrasos y reconstruir papeles. El costo de hacerlo bien al inicio hubiera sido menor.

Otra pyme calculó con su contador el costo total de un neto de 1.200 pesos mexicanos, apartó aportes desde el primer cobro de clientes, y entregó la carpeta de CFDI de nómina a tiempo. El dueño dejó de recalcular en el chat cada quincena.

La diferencia entre ambos no fue "saber más de impuestos": fue tener un orden escrito (alta, sueldo, aportes, carpeta) y un profesional que valida los números oficiales ante SAT.

Si tu volumen de ventas varía mucho mes a mes, el apartado de nómina debe calcularse sobre el costo fijo del sueldo, no sobre "lo que sobró después del IVA". Mezclar esas reservas es un error frecuente.

Cifras ilustrativas. Confirma tablas y plazos en https://www.sat.gob.mx y en el portal de IMSS.

Seguir pagando "por factura" a alguien que cumple horario, recibe órdenes y trabaja como empleado. La forma del pago no borra la naturaleza de la relación.

Prometer un neto sin haber calculado aportes de IMSS ni retenciones de ISR. La conversación con el candidato se vuelve una deuda interna con tu propia caja.

Retrasar el alta "hasta ver si funciona". El riesgo se acumula justo cuando menos control tienes del proceso.

Creer que el dinero apartado para IVA cubre la nómina. Son reservas distintas: una para impuestos de ventas; otra para sueldos y cargas laborales.

Pagar sueldos desde la cuenta personal del socio: mezcla patrimonio y complica el rastro documental ante SAT.

Nompli organiza checklist, calendario y carpeta del primer empleado para que llegues ordenado a tu contador. No presenta CFDI de nómina, no sustituye a IMSS y no reemplaza asesoría laboral.

Empieza en pymes, calendario tributario y checklist fiscal.

Antes de ofrecer un sueldo en firme, valida el costo total con tu contador. Esta guía es educativa; la decisión oficial sigue con el profesional y con https://www.sat.gob.mx.

Un buen arranque se siente aburrido: mismos archivos, mismas fechas, mismos responsables. Si cada quincena reinventas el proceso, el costo oculto es tu tiempo y el del contador.

Cuando dudes entre dos criterios, documenta ambos escenarios y pide definición escrita al contador antes de cargar cifras en el portal.

Si cambias de pasarela, de régimen, de contador o de esquema laboral a mitad de año, deja un corte escrito de fechas y criterios para no mezclar dos mundos en el mismo mes.

Un buen cierre se siente aburrido: mismos archivos, mismo orden, mismas fechas. Si cada mes reinventas el proceso, el costo oculto es tiempo tuyo y retrabajo del contador.

Si tu volumen es bajo, igual vale el mismo orden: documento, carpeta, fecha de corte y entrega indexada. La escala cambia; la claridad no.

Contenido educativo sobre contratar el primer empleado en México. No sustituye asesoría laboral ni las normas de SAT o IMSS.

Ejemplos ilustrativos. Confirma requisitos vigentes en https://www.sat.gob.mx.