Guía de cumplimiento fiscal para agencias y freelancers que facturan al extranjero

Usa esta guía para cerrar el mes en República Dominicana cuando la agencia o tú ya emitiste el comprobante fiscal electrónico por un servicio prestado a un cliente del extranjero. El trabajo de ahora es explicar el período: qué comprobante corresponde a cada RNC, qué acreditó el banco, qué tipo de cambio pertenece al día del hecho y qué le preguntas a tu contador sobre el ITBIS antes de tratar la venta como exportación.

Deja la emisión del e-CF en la guía de facturar al exterior como freelancer. Cuando el comprobante ya tiene número, vuelve a este cierre. Confirma el criterio del servicio en dgii.gov.do, con tu contador. Una sociedad con e-CF de persona jurídica no se comporta como una persona física que factura con su cédula. Si esa diferencia no está clara al empezar, terminas sumando dólares que la DGII no va a leer juntos.

Prepara dos expedientes antes de abrir el extracto. En uno va el RNC de la sociedad, con su nombre y su figura. En el otro va tu RNC de persona física, con el régimen que tu contador ya te indicó. Copia ese régimen. Si no lo recuerdas, déjalo pendiente y pregúntalo en la reunión. No sustituyas el dato por un nombre más simple para que el cierre parezca listo.

Reúne, para cada cobro, el e-CF, el contrato o la orden de servicio, el extracto y la comisión del banco o del intermediario. Esos cuatro papeles permiten sostener el mes. Un solo total en pesos, ya restado y ya convertido con un tipo elegido la noche anterior, no reemplaza ese expediente. Los vencimientos de tu RNC se consultan en el calendario tributario, para llegar a la fecha con el soporte armado.

Separa los ingresos de la sociedad y los de la persona física antes de revisar el banco. Si la agencia facturó con su RNC y tú emitiste con el tuyo, son dos cierres. El cliente puede ser el mismo. El comprobante no. La cuenta donde cayó el pago prueba el cobro. No elige al emisor.

Archiva cada e-CF en el expediente del RNC que aparece impreso en el comprobante. Lee el PDF antes de asignarlo. Si no identificas el emisor, aparta ese archivo y confírmalo. No lo pongas en el RNC que te convenga para que el total del mes cierre más rápido.

Registra como acreditación en cuenta distinta el pago que entró en tu cuenta personal por un servicio que la sociedad ya facturó. Ese movimiento no nace como ingreso nuevo de tu RNC. Anota el número del e-CF de la sociedad al lado, para que nadie lo sume otra vez al revisar tu cuenta personal.

Parte el mes en dos tramos si este período cambiaste de figura. Un tramo en persona física y otro en la sociedad son dos cierres cortos, aunque el banco sea el mismo. No promedies las dos figuras ni armes un tercer expediente que las mezcle. Ejemplo. La sociedad factura 2.000 dólares y tú emites 800 dólares por tu cuenta. Esos montos no se suman. La comisión de 30 dólares del cobro de la sociedad se registra en el expediente de la sociedad. No se resta del honorario para forzar que los totales coincidan.

Registra el e-CF el día en que lo emites y deja la fecha del depósito vacía hasta que el banco acredite. El cliente del extranjero suele pagar a plazo. Si anotas solo el día en que entraron los pesos, el mes del comprobante queda sin ingreso y el mes del banco parece una venta nueva.

Anota en la fecha del comprobante el número del e-CF, el cliente, el país, la moneda y el monto original. Anota en la fecha de la acreditación los pesos que el extracto muestra, los dólares que realmente entraron y la comisión, con el nombre de quien la cobró. El cliente sigue debiendo el monto del e-CF. La comisión es el costo de cobrar. No la escondas dentro del honorario para que las cifras se vean iguales.

Escribe el estado del cobro en una frase clara. Facturado y todavía sin cobrar. Ya cobrado. Cobrado, con una diferencia que tienes que explicar. Trata el anticipo como un registro propio. Si el cliente giró un adelanto antes de que existiera el e-CF, no lo metas dentro del honorario del mes siguiente. Átalo al comprobante el día en que ese comprobante exista.

Deja el saldo abierto cuando el pago es parcial. No cierres la operación para que el período parezca completo. Conserva el e-CF anulado, con la palabra anulado y la fecha. Borrarlo para que la suma de dólares quede redonda hace que la DGII y tú no cuenten lo mismo. Ejemplo. El e-CF es de 2.000 dólares. El banco acredita otro día el equivalente de 1.970 dólares. Los 30 dólares de comisión se registran aparte, con su fecha. No se restan del honorario.

Aplica el tipo de cambio del día del hecho y conserva, por separado, los pesos que el banco acreditó. El peso se mueve. Por eso el monto del extracto no tiene por qué coincidir con una multiplicación hecha el día en que cierras el mes. Si conviertes toda la cartera con el tipo de esa mañana, los pesos de tu cuenta dejan de ser los pesos del banco y, si el e-CF ya traía un tipo, dejan de ser los pesos del comprobante.

Anota dos cifras y no las juntes. La primera es lo que hizo el banco: pesos acreditados frente a los dólares que de verdad entraron, sin meter la comisión en esa división. Si la metes, el tipo sale torcido y la comisión desaparece. La segunda es el tipo que tu contador indique para el ingreso, en la fecha que él señale. Si todavía no te lo dijo, deja esa cifra pendiente. No la copies de un mensaje ni de la pizarra de una casa de cambio.

Registra la diferencia entre los pesos del banco y los pesos del criterio de tu contador como una partida propia. No la restes del ingreso para que todo cierre en un solo total. Esa diferencia es la que hay que ver cuando la agencia cobra en dólares y paga nómina y alquiler en pesos. No uses un promedio del mes para todos los clientes. Si hubo varios cobros, agrupa por día y deja un tipo por día.

Sigue este orden. El día del e-CF escribes moneda y monto. El día de la acreditación escribes los pesos y el tipo que resulta de esa acreditación, calculado sobre los dólares que entraron. El tipo del ingreso se completa cuando tu contador te lo indique. Esta guía no publica una tasa oficial. El dato válido es el del día del hecho, con la fuente que tu contador confirme. Ejemplo. La factura es de 2.000 dólares y la comisión es de 30. El tipo del banco se calcula sobre 1.970 dólares y los pesos de esa fecha. El tipo del ingreso puede ser otro. La diferencia queda escrita.

Confirma con tu contador, contrato en mano, si el servicio se trata como exportación antes de decidir el ITBIS. El país del correo no alcanza. Importa dónde se usa el trabajo, si hay bienes de por medio, si quien emite es la sociedad o tú, y qué indique la DGII para ese caso. Hasta tener la respuesta por escrito, no le pongas nombre de impuesto al cobro.

Reserva las palabras exento, tasa cero y gravado para quien firma, con la norma de este mes. Si tu contador ya confirmó por escrito un contrato que sigue igual, guarda ese correo con el cliente y no reabras el debate en cada depósito. Si el alcance cambió, la confirmación anterior no sirve para el trabajo nuevo. Pide el criterio otra vez.

Archiva el contrato o la orden junto al e-CF, aunque el acuerdo esté en un hilo de correo. Ahí están el alcance y la moneda. Sin ese papel, un depósito internacional es solo un abono. Con ese papel, tu contador puede sostener el criterio. El detalle de cómo se emite el e-CF no se repite aquí. Cuando el comprobante ya tiene número, vuelve a decir dónde se usa el servicio.

Clasifica como cliente del país a quien usa el servicio en República Dominicana, aunque te pague en dólares. La moneda no vuelve exportación un trabajo consumido aquí. Una zona franca que pague en dólares tampoco se reclasifica por la moneda. Mira el lugar de uso. Si dudas, lleva el contrato a la reunión y deja el ITBIS de esa venta sin cifra hasta la respuesta. Ejemplo. Un cobro de 600 dólares por un servicio usado en el país entra con los clientes locales. No se suma a la carpeta de exportación solo porque el giro dice dólares.

Lista los ingresos con su e-CF, las compras con su soporte y las retenciones con su comprobante. No armes el ITBIS ni el ISR restándole gastos al depósito en pesos. El ITBIS del mes, el reporte de ventas, el reporte de compras y lo que apartas por ISR son conversaciones distintas. Tu contador dirá qué compra da crédito de ITBIS y qué compra es solo gasto.

Trata el software pagado en el extranjero como dos preguntas. Puede ser gasto de la actividad y, al mismo tiempo, no dar crédito. No las respondas con una sola resta. Junta la factura del software, la fecha y los pesos que cobró la tarjeta. El crédito, si existe, lo dice tu contador. No lo fuerces para que el ITBIS del mes baje.

Anota retención solo cuando exista soporte. El cliente extranjero no te retiene impuesto de la DGII en el giro internacional. No registres como retenido un impuesto que nadie retuvo. Si en el mismo mes un cliente dominicano sí retuvo, esa retención vive con el comprobante local. No la repartas sobre los dólares del exterior para que el promedio se vea parejo.

Ordena el mes en tres grupos. Primero los ingresos: moneda original, pesos del banco y, si ya existe, pesos del criterio de tu contador. Después las retenciones, solo las que tengan soporte. Al final los gastos, con su factura, la fecha y los pesos del cargo. El checklist fiscal mensual pone esos tres grupos a la vista antes de la reunión, para que no llegues con un solo número ya restado.

Arma un expediente por cliente antes de cerrar el mes. Cuando son varios, el hilo de mensajes no reemplaza el registro. Cada cliente lleva sus papeles juntos. La página de la reunión de la agencia contiene el e-CF del mes, los depósitos, los cobros que todavía no entran, las diferencias de tipo de cambio y los servicios cuyo ITBIS tu contador todavía no ha definido. Los PDF se abren cuando un número no tiene de dónde salir.

Usa la misma página si eres freelancer y tienes un solo cliente. Cambia la cantidad de carpetas, no el cuidado. Un depósito sin e-CF, o un e-CF sin depósito, alcanza para dejar el mes incompleto. Los comprobantes de tu RNC personal no se agregan a la página de la sociedad para que el total se vea más grande.

Registra aparte el pago a un proveedor local. Si la agencia le pagó a un editor en el país, ese pago no se esconde dentro de la factura del cliente extranjero. Es un gasto de aquí, con su propio comprobante. Si corresponde retención, pregúntala. No la cruces contra los dólares del exterior para mostrar un neto. El cliente de afuera no absorbe la nómina local.

Fija un ritmo de cierre. En los primeros días del mes, los e-CF del período anterior ya están anotados. A la semana, el cruce con el banco y los pesos de cada depósito ya están escritos. Antes del vencimiento, recorre lo que siga abierto y dilo en el expediente. Lo abierto se informa. No se borra. Un e-CF anulado permanece, con su estado, aunque la suma quede menos redonda.

Llega a la reunión con los hechos del mes y con las preguntas abiertas. Apartar caja en pesos sirve para no quedarte corto. No sirve para declarar. Si apartas con el criterio que tu contador te dio el mes pasado, dile que es de ese mes, no de este. Si cambió el volumen o la figura, no arrastres el criterio. Las reglas se confirman en el mes en que presentas.

Entrega el expediente sin un ITBIS ya multiplicado. La frase de exportación la sostiene quien firma, después de ver el contrato. Tú llevas el monto original del e-CF, la comisión aparte, los pesos del banco en la fecha de la acreditación, el tipo que resulta de esa acreditación y el tipo del ingreso pendiente si todavía no te lo indicaron. El RNC de la sociedad y el tuyo van en expedientes distintos.

Formula tres preguntas, cada una con su PDF al lado. Si este servicio se trata como exportación y cómo queda el ITBIS en el e-CF. Qué tipo de cambio usas para el ingreso en pesos, y en qué fecha. Si la comisión es gasto o menor valor del cobro. Si falta el PDF, la pregunta se queda y el número no se inventa.

Dedica la primera parte de la reunión a los contratos nuevos, los que todavía no tienen respuesta escrita. El resto de los papeles se abre cuando una cifra no cuadra. Ejemplo. Sociedad, 2.000 dólares en el e-CF. Comisión, 30 dólares. Pesos del banco, los del extracto de la fecha de acreditación, calculados sobre 1.970 dólares. Persona física, 800 dólares en otro RNC. Esa es la información que tu contador necesita para aplicar el criterio.

Separa de nuevo el mes si sumaste en una sola cuenta los e-CF de la sociedad y los de la persona física porque el cliente pagó en la cuenta que estaba disponible. Son ingresos de dos RNC. El contador de la agencia no puede usar tu comprobante, y el tuyo no puede usar el de la sociedad.

Deja el ITBIS sin cifra hasta tener respuesta escrita de tu contador y el contrato al lado. El país del correo no elige el impuesto. Poner cero solo porque el cliente no tiene RNC dominicano cierra una pregunta que todavía está abierta.

Vuelve al día del hecho si convertiste todo el mes con el tipo del día de cierre, o con un promedio, y olvidaste los pesos que el banco ya acreditó. El día en que te sientas a cerrar no reemplaza la fecha del comprobante ni la fecha del depósito.

Archiva el e-CF junto al soporte bancario. El banco prueba que el dinero se movió. No prueba el comprobante fiscal. La DGII lee el e-CF. Conserva también la comisión fuera del honorario. Tratar como exportación un servicio usado en República Dominicana, solo porque el pago llegó en dólares, mezcla mercado interno y servicio al exterior.

Lleva las dos carpetas, la de la sociedad y la tuya, aunque la reunión sea el mismo día. En cada una, el listado de e-CF con moneda, monto original, pesos del banco y las dos cifras de tipo de cambio. La del banco y la del ingreso. Esta última queda pendiente si todavía no existe. Incluye los contratos de los clientes del extranjero y el extracto de la cuenta donde entraron los pesos. Si existe cuenta en dólares, lleva también ese extracto.

Presenta la comisión aparte, no ya restada de un total que elegiste tú. Presenta también la diferencia entre los pesos del banco y los pesos de otro tipo. Si además vendes a clientes dominicanos, ese registro se ve al lado, sin sumar las bases antes de tiempo. El cliente local puede llevar ITBIS y retención. Sumar antes esconde lo que vino de afuera.

Pon al inicio de la reunión el correo donde tu contador ya haya dicho cómo tratar un contrato que sigue vigente. Después, los contratos nuevos que todavía no tienen esa frase. Esa lista abre la conversación. Los PDF se abren cuando un número no tiene de dónde salir. No lleves un solo neto en pesos, ya limpio de comisiones y ya convertido con un tipo que elegiste la noche anterior.

Confirma el ITBIS con tu contador y con la DGII, contrato en mano. Depende del servicio, de dónde se usa y de si emite la sociedad o tú. El país del correo no alcanza. Un cobro que cruzó frontera en el extracto no se vuelve exportación por ese solo dato.

Deja el ITBIS de esa venta sin cifra hasta tener la respuesta escrita. Quien firma elige el tratamiento, con la norma de este mes. Un cliente que usa el servicio en República Dominicana y paga en dólares es otra conversación, aunque la transferencia también esté en dólares.

Registra los dos datos, con la fecha de cada uno. El banco muestra los pesos de la fecha de acreditación, calculados sobre los dólares que de verdad entraron, con la comisión fuera de esa división. El ingreso puede usar otro tipo, en la fecha que tu contador indique. La diferencia queda escrita. Conserva las dos cifras.

Lleva a la reunión el tipo del ingreso si sigue pendiente. No lo rellenes con el promedio del mes ni con el número de una casa de cambio. El día del hecho manda. Esta guía no fija una tasa oficial. El dato lo confirma tu contador para la fecha que corresponda.

Cierra por separado cuando los RNC son distintos. La agencia factura por la sociedad y tú emites por tu cuenta. Son dos cierres y dos conversaciones, aunque se lean el mismo día. Los montos no se suman. El banco compartido no une los RNC.

Usa un solo cierre solo si el comprobante sale del mismo RNC. Eso no ocurre cuando la sociedad y la persona física facturan cada una por su lado. Lleva las dos carpetas. Un expediente mezclado te obliga a separarlas de nuevo cuando tu contador revise el mes.