Régimen simple vs ordinario: qué le conviene a un freelancer en Colombia 2026
SIMPLE vs ordinario vs no responsable de IVA para freelancers en Colombia 2026: renta, IVA, ICA, retenciones, RUT y errores de alta.
Nompli
Equipo Nompli
La confusión "en qué régimen me doy de alta"
En la calle, freelance significa trabajo por mi cuenta. En la DIAN eso puede ser SIMPLE, ordinario, no responsable de IVA, responsable de IVA, o un mix con salario. Por eso la gente busca SIMPLE vs ordinario y se anota mal.
El SIMPLE atrae por el paquete. El ordinario aparece cuando no entras, cuando sales, o cuando tus números (retenciones, costos, IVA) dicen otra cosa. El no responsable de IVA es una etiqueta de IVA, no un pasaporte de cero impuestos.
Confirma en dian.gov.co, guía SIMPLE y responsable IVA.
Qué es el SIMPLE para un freelancer
Régimen simple de tributación: tarifas por ingresos y actividad, con integración de varios tributos según el caso, anticipos y reglas de exclusión. No es una cuota fija tipo meme.
Puedes ser SIMPLE y tener tratamiento de IVA distinto según tu inscripción. Lee el RUT. No copies el de un tendero.
Costos: cuánto pagas. Emisión: cómo facturar.
Qué es el ordinario
Renta de persona natural con el sistema general, IVA si eres responsable, ICA municipal, más retenciones que te practican y que tú podrías practicar si eres agente. Más estudio, más formularios, más potencial de costos y deducciones.
Un freelancer ordinario puede ser correcto cuando el SIMPLE te excluye, cuando tus costos son altos, o cuando el cliente y el volumen lo piden.
No es un upgrade de status. Es más carga.
No responsable de IVA: el tercer cajón
Puedes estar en ordinario o, según el caso, en otros esquemas y no ser responsable de IVA si no cruzas umbrales ni supuestos. Eso no borra renta ni ICA.
Cruzar umbrales te cambia el RUT. Umbrales.
Factura electrónica puede aplicar igual. La obligación de FE no es sinónimo de responsable de IVA en todos los relatos: confirma tu caso.
Tabla mental de decisión (sin tarifas inventadas)
¿Cabes en SIMPLE y tus clientes lo aceptan? Evalúa números. ¿Tus costos son altos o ya te excluiste? Corre ordinario. ¿Solo tienes un side project chico? No te sobrecargues de responsabilidades de adorno.
Lleva 12 meses de ingresos en UVT. UVT.
Retenciones: honorarios.
Ejemplo 1: fotógrafa en Bogotá que arranca con pymes chicas
Evalúa SIMPLE o no responsable de IVA según umbral. FE lista. En seis meses mira UVT. No se anotó en responsable de IVA porque un tío le dijo que los profesionales siempre son responsables.
Agenda vencimientos en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual.
Hub: freelancers.
Ejemplo 2: consultor en Medellín con corporates y muchos costos
Corrió SIMPLE vs ordinario con IVA descontable y retenciones. El ordinario tenía sentido por costos y por un contrato, no por el ego.
Negoció bruto. Retenciones.
No volvió al SIMPLE al mes siguiente porque un contrato se cayó: las entradas tienen calendario.
Ejemplo 3: developer en Cali con empleo más side projects
Consultó el mix salario más independiente. Facturó side projects con su NIT, no con el de la empresa.
Documentó las dos fuentes.
RUT.
Qué preguntarle al contador en 20 minutos
¿SIMPLE u ordinario según mis clientes, mis costos y mis UVT? ¿Responsable de IVA? ¿ICA de qué ciudad? ¿Qué retención me aplican?
Lleva acumulado y dos contratos tipo.
Pide la respuesta por escrito.
Checklist de elección de régimen
RUT actual. UVT de ingresos. Lista de clientes. ICA ciudad. Costo de estudio. Plan B si te pasas de umbral.
Agenda vencimientos en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual. Estimaciones educativas: calculadora IVA y calculadora ISR. No reemplazan la liquidación de tu contador ni los formularios de la DIAN.
Preguntas frecuentes
¿SIMPLE es lo mismo que no responsable de IVA?
No.
¿Puedo tener salario y facturar?
A menudo sí, con dos historias. Revisa tu caso.
¿Qué es más barato?
Depende. Corre números.
¿Dónde confirmo?
Ritual si todavía no elegiste y ya te pidieron factura
No emitas un PDF trucho. Prioriza RUT, FE y un régimen coherente. El cliente puede esperar una semana de alta; no puede esperar un CUFE inventado.
Si el contrato exige responsable de IVA sí o sí, acelera el análisis con números.
RUT, FE y por qué el alta en la plataforma no alcanza
Puedes tener NIT y no tener resolución de FE ni RUT leído. El SIMPLE exige reportes y anticipos. Un freelancer que solo mira la tarifa se entera tarde cuando lo excluyen por incumplimiento.
Si estás en salario y freelanceas, el empleador y tu NIT pueden convivir. No uses el facturador de la empresa.
Subdeclarar para quedarte en SIMPLE recorta evidencia el día que pidas un crédito. La DIAN no es el único lector de tus FE.
Confirma exclusiones en ley. Esta nota no publica una lista cerrada.
Clientes, retenciones y el verdadero motivo del salto
El motivo número uno no es me gusta el formulario 210. Es la exclusión, un tipo de ingreso no compatible, o un mapa de costos que el SIMPLE no reconoce igual. El motivo número dos es el IVA descontable cuando hay gastos grandes.
Si tus compras gravadas son pocas, el SIMPLE puede ser más barato de lo que imaginas. Corre números con estudio, no con un hilo. Calculadora ISR.
La retención del cliente cambia el neto. Retención.
Si te excluyen, el calendario del ordinario empieza aunque no hayas leído el manual.
Cómo no duplicar responsabilidades ni dejar un RUT zombie
Antes de un cambio, descarga el RUT y lee las responsabilidades. Un SIMPLE activo más un intento de responsable de IVA mal clicado es un ticket de meses.
Las salidas tienen calendario. No asumas que dejé de facturar un mes me dio de baja. El NIT sigue vivo.
Sin FE, el régimen que elegiste no se traduce en CUFE. RUT.
Anota en el calendario la fecha de cambio.
Salario más freelance: el combo que más se consulta
Tener una nómina no te prohíbe facturar side projects, pero sí te obliga a no mezclar NIT y a revisar SIMPLE. El empleador no es tu agente del SIMPLE.
Si el side project crece y el empleador es tu único cliente freelance, alguien va a preguntar si hay relación encubierta. Un solo cliente al 90% merece abogado, no solo contador.
Declara las dos fuentes en carpetas distintas. La retención de la nómina no reemplaza el SIMPLE de la actividad.
Cuando dejes el empleo, revisa el RUT el mismo mes. Pide al contador un correo de una página. Confirma en dian.gov.co antes de prometer fechas de factura.
Simulacro de un año freelance sin tarifas inventadas
Escenario A: ingresos modestos, pocos costos con IVA, clientes pymes. El SIMPLE o el no responsable de IVA pueden ganar si cabes en UVT y requisitos. Escenario B: laptop, coworking, software y un contrato grande. Corre ordinario con descontable vs SIMPLE. Escenario C: salario más side project. El mix puede ser viable; un solo cliente que es tu empleador, no tanto.
Lleva a la reunión doce meses de cobros en pesos y en UVT, dos contratos y el RUT. Sin eso, sales con la misma duda. SIMPLE y UVT son mapa, no boleta.
El día que elijas, escribe la decisión en un PDF: régimen, fecha, por qué, y qué harás al 70% del umbral. Esa página vale más que un audio.
Herramientas: Agenda vencimientos en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual. Estimaciones educativas: calculadora IVA y calculadora ISR. No reemplazan la liquidación de tu contador ni los formularios de la DIAN. Hub: freelancers.
ICA, ciudad y el régimen nacional que no borra al municipio
SIMPLE u ordinario son la capa DIAN. ICA es la capa de Bogotá, Medellín, Cali u otra ciudad. Un cambio de régimen nacional no apaga la pregunta municipal. Pregunta dónde está el hecho: tu domicilio, el del cliente, o ambos.
ICA Bogotá si operas ahí. Otras ciudades: secretaría local. No copies la tarifa de un amigo en Envigado si tú facturas desde Granada.
Algunos esquemas de SIMPLE interactúan con ICA de formas que hay que leer en tu caso. No asumas inclusión ni exclusión. Pregunta.
Anota ICA en el calendario aparte de los anticipos DIAN. Dos alertas, menos sorpresas.
Inscripción, plazos y el mes en que ya no puedes entrar al SIMPLE
El SIMPLE no es un botón que se prende cualquier martes porque te cansaste del 210. Hay ventanas de inscripción y condiciones. Si las pierdes, el año puede irse en ordinario aunque tu corazón sea simplificado.
Salir también tiene calendario. Un contrato que se cae en marzo no te regresa al SIMPLE en abril por arte de magia. Lee plazos en dian.gov.co antes de prometerle al cliente un RUT nuevo.
Mientras decides, igual necesitas FE si estás obligado. El vacío de régimen no autoriza el PDF de Canva. Cómo facturar.
Responsable de IVA es otra palanca, con sus propios umbrales. IVA.
Qué llevar impreso (o en PDF) a la reunión de 20 minutos
RUT vigente, listado de FE de 12 meses, mix de clientes locales vs exterior, retenciones sufridas, costos con IVA, ciudad de ICA, y si hay salario. Con eso el contador puede recomendar SIMPLE, ordinario, responsable de IVA o un mix. Sin eso, la reunión es filosofía.
Pregunta explícita: ¿qué cambia el 1 de enero si me paso de umbral en noviembre? La respuesta vale más que la tarifa de brochure.
Pide la recomendación por escrito con supuestos. Tu futuro tú, el día que un cliente pida responsable de IVA, va a abrir ese PDF y no un chat de 40 audios.
Confirma el trámite en dian.gov.co. Nompli no inscribe el SIMPLE ni el RUT. Ordena el expediente para que llegues a la plataforma a confirmar.
Cómo Nompli te ayuda a no mezclar regímenes
Centraliza los comprobantes que ya emitiste o recibiste, estima impuestos y te avisa vencimientos para que llegues a la plataforma a confirmar, no a reconstruir el mes.
Si trabajas por tu cuenta, el hub freelancers ordena hábitos de caja, documentos y calendario. Confirma siempre montos, resoluciones y pantallas en dian.gov.co.
Aviso legal
Guía educativa para freelancers en Colombia. No es asesoría fiscal ni reemplaza a tu contador. UVT, tarifas, responsabilidades del RUT y procedimientos cambian: confirma en dian.gov.co y en tu municipio si aplica ICA.
Los ejemplos en pesos son ilustrativos. No uses un número de esta nota como declaración. La DIAN
